Visitas de la Dian por facturación electrónica: motivos, procedimientos y recomendaciones

Desde hace más de un año la Dian viene realizando visitas a diferentes establecimientos comerciales con el propósito de verificar el cumplimiento de la obligación de facturación electrónica.

Durante este proceso, hemos visto diferentes noticias entorno no solo a las visitas sino también del cierre de establecimientos, los cuales han sido desde los almacenes grandes superficies hasta restaurantes en plazas de mercado como el caso de Doña Segunda en Bogotá.

Pero… ¿cómo estar preparado para las visitas de la Dian por facturación electrónica?

Lo primero que debemos tener en cuenta es quienes están obligados a facturar electrónicamente, al respecto el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016 establece que:

“Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

1. Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA;

2. Los responsables del impuesto nacional al consumo;

3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4° del parágrafo 2° y parágrafo 3° del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del presente Decreto;

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales;

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.”

Nótese que el numeral 3 incluye a todas las personas que tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesionales liberales o presten servicios inherentes a estas, independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos que administra la Dian, excepto los que no están obligados a expedir factura, que según el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 serían los siguientes:

“Los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento;

2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;

3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3° y 5° del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.

4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.

5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

9. Adicionado. Decreto 442/2023, Art. 2. Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el impuesto sobre las ventas – IVA.”

Por lo tanto, debemos evaluar cada situación particular, pero en un análisis de la norma en su conjunto, podríamos concluir que salvo que se trate de una persona natural no responsable de IVA o del impuesto al consumo, los no residentes fiscales y los bancos, la obligación de facturar electrónicamente es una responsabilidad que aplica para todos. Una vez estamos seguros que debemos facturar electrónicamente nuestra principal fuente a la hora de definir cómo debemos facturar es el Concepto Unificado 106 de 2022 de factura electrónica específicamente en el descriptor 3.1.6. que señala las condiciones de expedición y entrega de factura electrónica. 

Condiciones de expedición y entrega de la factura electrónica

Se debe tener en cuenta que el numeral 3.1.6.1 del concepto unificado señala que la expedición se cumple con la entrega no con la simple emisión, en concordancia con lo especificado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1 del Decreto 1625 de 2016 el cual define este proceso de la siguiente manera: 

5. Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente. Modificado. Decreto 442/2023, Art. 1. La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación; la expedición se cumple con la validación y la entrega física o electrónica según corresponda, de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquirente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada uno de los documentos que componen el sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

(Subrayado fuera de texto, por parte del autor)

De acuerdo con lo anterior, al momento que un cliente solicita la factura electrónica esta debe ser entregada a nombre del adquiriente, no siendo válido cuando existe una solicitud de parte que se expida bajo la figura de consumidor final, por cuanto, no se entendería entregada la factura y en consecuencia tampoco expedida, es aquí donde se configura la sanción por no facturar, teniendo en cuenta que incluso el numeral 3.1.6.2. del concepto unificado señala que “quien expida la factura electrónica, debe asegurarse de entregar a sus adquirientes la factura electrónica en la forma que corresponda según la situación de los mismos”. 

Siendo así, en cumplimiento del artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023, al momento de la visita por parte de la Dian se debe mostrar que se cumple con la expedición y entrega de la factura electrónica así: 

Otro de los casos más frecuentes que se presentan tienen que ver con la obstaculización por parte de los establecimientos de comercio al momento de generar la factura electrónica, solicitando requisitos que no están señalados en la norma, por ejemplo, el RUT o la aceptación de tratamiento de datos personales, o el registro para acumular puntos. Frente al particular el artículo 1.6.1.4.27 del Decreto 1625 de 2016 dispone que “los facturadores no podrán exigir a los adquirentes de bienes y/o servicios requisitos adicionales a los que contemplan las normas legales o reglamentarias vigentes para la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente” .

Existen establecimientos que para agilizar la emisión de factura electrónica han dispuesto un registro previo, lo cual es válido siempre y cuando se cumplan con las condiciones señaladas en la norma; es decir, no se pueden solicitar requerimientos adicionales como aceptación de tratamientos de datos personales y si se hace, debe ser opcional, nunca obligatorio, ya que los datos obligatorios no establecidos en la norma suponen un incumplimiento en la emisión de factura electrónica, teniendo de presente que esta se cumple con la entrega al momento de ser solicitada, no con la emisión, y además la expedición a nombre de quien la solicita, perdiendo total validez la figura del consumidor final para soportar que se cumplió con la entrega.

Ahora, respecto a la visita que realiza la Dian todo debe quedar registrado en el acta de visita, lo que no queda en el acta de acuerdo con lo señalado en el artículo 653 del Estatuto Tributario —ET— no se podrá usar en el proceso posterior de discusión por medio del cual la Dian impone la sanción de clausura de establecimiento por no facturar, que es la sanción que aplica en este caso. Por eso es muy importante que todo quede en el acta, no solo lo que observa la Dian sino los comentarios que posteriormente puedan ser usados para la defensa.

Recientemente hemos visto visitas de la Dian evaluando el comportamiento de la facturación electrónica a nivel de histórico, así como, la consistencia entre los ingresos declarados y facturados, es importante señalar y precisar frente al particular que con el nacimiento del POS electrónico en teoría todos los ingresos propios de la operación que se declaran deben estar soportados en facturación electrónica.

Pese a la aseveración anterior, también, pueden existir inconsistencias derivadas de situaciones tecnológicas alusivas al contribuyente o a la Dian, la principal fuente para verificar que la situación a nivel de datos relacionados con la factura electrónica presenta inconvenientes es a través de la declaración sugerida de IVA o la del impuesto al consumo, la cual, en teoría, trae a nivel de ingresos todo lo que se ha facturado en calidad de emisor, las diferencias en este rubro representan una alerta que debe ser evaluada y examinada a nivel de conformación y estructura de los XML. Sin embargo, si la información de la sugerida es inconsistente y la que arroja la consulta del micrositio de factura de la Dian por uso de Token si coincide con la situación real, el inconveniente tecnológico no es del contribuyente, sino de la Dian seguramente. 

Teniendo en cuenta lo anterior, no debe asustar una visita de la Dian por reducción de niveles de facturación en comparación con períodos anteriores o por diferencias en ingresos declarados vs. facturados, salvo que, realmente no se  estén facturando las operaciones en su totalidad.

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Ahora, ¿qué sigue después de una visita? 

Si la Dian, identifica que las operaciones no se están facturando en su totalidad, o se están exigiendo requisitos adicionales no contemplados en la norma para la expedición a nombre propio, se inicia un proceso de sanción de clausura del establecimiento, el cual inicia con un pliego de cargos que profiere la entidad sobre los hechos contemplados en el acta de visita,  después del pliego una vez el contribuyente da respuesta al mismo, la Dian profiere una resolución sanción frente a la cual procede un recurso de reposición que se debe interponer ante el mismo funcionario que emitió la resolución sanción. Transcurridos 10 días, la Dian procederá con la sanción de clausura por 3 días, la cual, se puede evitar realizando el pago de una sanción pecuniaria, equivalente al 5 % del total de los ingresos obtenidos en el mes anterior a la realización de la visita.

Cumplir con la normativa de facturación electrónica es clave para evitar inconvenientes durante una visita de la Dian. Con Alegra tendrás acceso a funcionalidades como un generador de facturas completamente alineado con los requisitos legales, para que gestiones tu facturación electrónica de manera segura y eficiente. Además, te invitamos a seguir consultando el portal Siempre Al Día, donde encontrarás artículos elaborados por expertos de la comunidad contable sobre temas de interés que te mantendrán actualizado y preparado para enfrentar los retos de la profesión.

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