¿Cuál es el proceso de respuesta a un requerimiento ordinario de la Dian?

La gestión adecuada de la respuesta a un requerimiento ordinario de la Dian implica seguir un proceso estructurado desde su recepción hasta la presentación de la respuesta de la siguiente manera.

¿Cuál es el plazo de respuesta a un requerimiento de la Dian? 

La regla general, como se ha indicado, es que el contribuyente dispone de un plazo de 15 días calendario para responder, contados a partir del día siguiente a la notificación del requerimiento.

Tip Alegra: Este plazo fue establecido por el artículo 261 de la Ley 223 de 1995. 

Es fundamental tener presente que la jurisprudencia ha sido clara en señalar que la Dian no puede exigir el cumplimiento en un plazo inferior para requerimientos de información.

El cómputo del plazo inicia una vez que la notificación ha surtido efectos legales, lo cual depende de la modalidad utilizada (por ejemplo, para notificaciones electrónicas, puede empezar a correr transcurridos cinco días desde la recepción del correo, salvo que se acceda antes al acto administrativo).

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¿Cuál debe ser la forma y el canal de respuesta a un requerimiento ordinario de la Dian?

La respuesta debe presentarse por escrito. El propio requerimiento suele indicar la dependencia específica de la Dian a la cual debe dirigirse y la dirección física para la radicación.

En muchos casos, especialmente en el contexto actual, también se habilitan canales electrónicos, como un buzón de correo electrónico institucional específico, para el envío de la respuesta en formato digital (usualmente PDF).

Tip Alegra: Es importante que la respuesta haga referencia clara al número del requerimiento y/o expediente, y al funcionario que lo proyectó, si esta información se proporciona en el oficio original.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta frente al contenido y soportes en la respuesta?

La respuesta debe ser completa, abordando de manera clara y precisa cada uno de los puntos solicitados en el requerimiento. Debe ser veraz y estar debidamente soportada. Es imprescindible adjuntar toda la información y los documentos probatorios requeridos (facturas, contratos, extractos, certificados, etc.). 

Si la Dian solicita la información en un formato específico, como una hoja de cálculo Excel con determinadas columnas y características, el contribuyente debe procurar cumplir con dicho formato para facilitar el análisis por parte de la administración.

¿Cuál es la importancia de la oportunidad y completitud en la respuesta a un requerimiento ordinario de la Dian?

Cumplir con el plazo de respuesta es crucial. No responder, o hacerlo fuera del término legal, expone directamente al contribuyente a la sanción por no enviar información prevista en el artículo 651 del ET. Igualmente, importante es que la respuesta sea completa y sustancial. Una respuesta incompleta o evasiva puede ser considerada como un incumplimiento y dar lugar a la misma sanción, además de generar desconfianza y probablemente provocar actuaciones adicionales por parte de la Dian.  

El plazo relativamente corto de 15 días calendario, sumado a la posibilidad de que las solicitudes de información sean extensas y complejas, puede representar una carga operativa significativa para los contribuyentes, en particular para pequeñas empresas o personas naturales con recursos administrativos limitados. 

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Recomendaciones ante un requerimiento ordinario de la Dian

A continuación, presentamos una serie de recomendaciones para enfrentar con éxito un requerimiento ordinario de la Dian:

• Recepción y verificación inicial: confirma la fecha de notificación para que calcules el plazo de respuesta, identifiques la dependencia que emite el requerimiento y verifiques que la notificación cumpla con las formalidades legales para evitar que sea inválida o que el plazo no se compute correctamente.
• Análisis detallado: lee cuidadosamente el requerimiento para identificar qué información o documentos se solicitan, asegurándote de que la petición sea clara, específica y razonable, y detectes posibles ambigüedades o solicitudes excesivas.
• Atención inmediata: no ignores  el requerimiento; asigna rápidamente la responsabilidad de preparar la respuesta a una persona o área competente.
• Recopilación organizada: reúne sistemáticamente toda la información y documentación solicitada, verificando su exactitud y coherencia. 
• Preparación cuidadosa de la respuesta: redacta un escrito claro y conciso que responda punto por punto al requerimiento, adjuntando los soportes documentales ordenados y referenciados. 
• Asesoría profesional: busca ayuda de  un tributarista más especializado si el requerimiento es complejo, abarca varios períodos fiscales, involucra información sensible, o si hay dudas sobre la interpretación o implicaciones legales.
• Presentación oportuna y archivo: entrega la respuesta dentro del plazo legal y por el canal indicado por la Dian, conservando copia íntegra y comprobantes de radicación o acuse de recibo.
• Mantenimiento proactivo de registros: mantén la contabilidad y reportes fiscales al día, organizados y debidamente soportados para facilitar respuestas rápidas y precisas a futuros requerimientos. Con Alegra Contabilidad puedes hacerlo fácilmente:

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Estas recomendaciones fomentan un cumplimiento proactivo, minimizando riesgos de sanciones y evitando la escalada del proceso fiscal.

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