Datos para emitir una factura electrónica y cómo el scraping simplifica su validación

Imagina que están atendiendo a un cliente en tu oficina o en uno de los negocios que asesoras y al momento de emitir la factura electrónica, le piden datos como su número de celular, correo electrónico o incluso su dirección, aunque no sean realmente necesarios para el proceso. Es un hábito que parece inofensivo, pero que puede tener consecuencias serias.

En muchas visitas de la Dian, una de las acciones sancionadas con mayor frecuencia es pedir información innecesaria a los clientes al emitir facturas electrónicas. Si bien puede parecer una buena práctica para tener más datos del cliente, hacerlo sin justificación legal puede generar multas y problemas con la autoridad tributaria.

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Datos para emitir una factura electrónica ¿cuáles se deben solicitar?

Para emitir la factura electrónica solo se pueden solicitar los siguientes datos:

1. Nombre completo o razón social
2. NIT o cédula (para las personas naturales que no cuentan con RUT)
3. Correo electrónico 

Tip Alegra: Si el cliente no proporciona su correo electrónico o se niega a hacerlo, puedes generar un correo electrónico genérico a nombre del emisor. Luego, entrega al cliente la representación gráfica de la factura electrónica, asegurándote de que el proceso cumpla con los requisitos establecidos por la Dian.

¿Cuándo se puede utilizar el NIT 222222222222?

En algunas ocasiones, los clientes que adquieren productos o servicios se niegan a proporcionar los datos necesarios para la emisión de la factura electrónica. En estos casos, como vendedor, se está obligado a emitir la factura utilizando el NIT 222222222222 y la razón social «Consumidor Final», según lo establece el artículo 11, numeral 3.3 de la Resolución 000165 de 2023.

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Sin embargo, es importante aclarar que esta medida no debe interpretarse como una autorización para emitir todas las operaciones con «Consumidor Final» sin preguntar previamente por los datos del cliente. El procedimiento solo aplica cuando el cliente se niega explícitamente a proporcionar la información para la factura. Si se emiten facturas electrónicas bajo este esquema sin justificar la negativa del cliente, se estaría expuesto a sanciones por parte de la Dian por no cumplir con la obligación de solicitar los datos necesarios.

Por lo tanto, siempre que sea posible, se debe intentar obtener la información correcta del cliente antes de recurrir al NIT 222222222222. Este procedimiento debe usarse solo en casos puntuales para evitar cualquier riesgo de incumplimiento y sanciones.

¿Se puede expedir una factura diaria con el NIT 222222222222 con el acumulado de las operaciones del día?

En el Concepto 880 de agosto de 2023, la Dian deja claro que la factura electrónica de venta debe emitirse en el momento exacto de la transacción, ya sea venta de bienes o prestación de servicios.

Por lo tanto, si se está emitiendo factura electrónica, es crucial no esperar hasta el final del día para hacer una sola factura por todas las ventas de los clientes que no suministraron datos. Si un cliente no proporciona la información en ese momento, no se puede correr el riesgo de posponer la expedición de la factura. Sí, por ejemplo, el comprador resulta ser un funcionario de la Dian, este tendría la base legal para iniciar un proceso administrativo, que podría terminar en una sanción grave, como el cierre temporal del establecimiento, por no emitir las facturas oportunamente (ver artículos 657 y 684-2 del Estatuto Tributario —ET—).

Validación de datos de terceros ante la Dian

Las facturas electrónicas deben cumplir con los requisitos mínimos de información (que incluyen datos del vendedor y del comprador) establecidos por la Dian, lo que evidencia la importancia de verificar que los datos del cliente estén correctos; es decir, que por ejemplo no correspondan a terceros con el RUT cancelado o que estén catalogados como proveedores ficticios.

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Scraping con Alegra ¿qué es y cómo ayuda a la validación de datos?

El scraping es una técnica clave que permite automatizar la recolección y validación de datos de diversas fuentes en línea, lo que resulta especialmente útil para la validación de datos en facturación electrónica.

En el siguiente vídeo, el experto Andrés Torres explica cómo en Alegra puedes hacer uso de esta funcionalidad:

En Alegra esta técnica funciona como una herramienta de validación automática de datos que permite comprobar la información de los clientes antes de emitir una factura electrónica. Al ingresar el NIT o la cédula de un cliente en el sistema, Alegra utiliza técnicas de scraping para extraer y verificar los datos registrados en la Dian, como el estado del RUT, la clasificación del cliente (si es proveedor ficticio, por ejemplo) y otros detalles relevantes.

Este proceso automatizado permite asegurar que la información proporcionada por el cliente coincida con los registros oficiales, reduciendo el riesgo de errores o datos incorrectos al momento de emitir la factura. Al evitar inconsistencias en los datos, Alegra ayuda a que las facturas sean validadas correctamente por la Dian y previene su posible rechazo o invalidez, agilizando el proceso y garantizando el cumplimiento tributario.

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¿Ya conocías las ventajas del scraping para validar los datos de tus clientes al emitir facturas electrónicas? ¡Cuéntanos tu experiencia! Deja tu comentario abajo y comparte tus dudas o sugerencias. Estamos aquí para ayudarte a optimizar tu proceso de facturación y evitar rechazos o errores en la validación. Sigue consultando Siempre Al Día para mantenerte informado sobre cómo proteger tu información fiscal y la de tus clientes.