ABC de la liquidación de vacaciones en Colombia: todo lo que necesitas saber

¿Qué son las vacaciones? Son el derecho que tiene todo trabajador subordinado a disfrutar de un período de descanso remunerado por las labores realizadas.

Liquidarlas correctamente es fundamental para cumplir con los requerimientos relacionados con la nómina y también para mantener un buen ambiente laboral con los colaboradores de las empresas que asesoras. 

Este proceso se rige por los artículos 186 a 192 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber al respecto.   

¿Cuántos días de vacaciones corresponden en Colombia?

Los trabajadores tienen derecho a 15 días hábiles consecutivos y remunerados de vacaciones por cada año de servicio en Colombia. Cabe anotar que, hay algunas excepciones, como el personal de apoyo para la tuberculosis o quienes laboran en rayos X, que tienen 15 días hábiles por cada 6 meses laborados.   

¿Las vacaciones se cuentan en días hábiles o calendario?

Las vacaciones corresponden a 15 días hábiles, lo que significa que no se cuentan domingos ni festivos. Por tanto, el descanso real suele ser mayor a 15 días calendario. 

En cuanto a los sábados, estos se tendrán en cuenta como días hábiles siempre y cuando el trabajador labore en una jornada de lunes a sábado, cuando la jornada sea de lunes a viernes, los sábados no se tendrán en cuenta como días hábiles.

¿Cómo se liquidan o calculan las vacaciones?

La liquidación de las vacaciones se realiza de acuerdo con los siguientes pasos:

Paso 1: determinar el salario base

La base es el último salario devengado por el trabajador al iniciar sus vacaciones.   

• Salario fijo: se usa el salario mensual ordinario vigente.   
• Salario variable: se calcula el promedio de lo devengado (incluyendo comisiones y bonificaciones salariales habituales) durante el año inmediatamente anterior al inicio de las vacaciones. 

Al calcular la base salarial, se debe tener en cuenta que: 

• La remuneración en días de descanso obligatorio (domingos y festivos).
• La remuneración por trabajo suplementario (horas extras).
• El auxilio de transporte.   

Paso 2: cálculo de las vacaciones

La fórmula para calcular las vacaciones es la siguiente:

(salario × días trabajados) / 720

Si un empleado con salario mensual del salario mínimo mensual legal vigente ha trabajado durante un año completo, el cálculo sería en 2025:

($1.423.500 × 360) / 720 = $711.750

Paso 3: liquidación proporcional de vacaciones

Si el trabajador no ha completado el año de trabajo, se calcula una liquidación proporcional, teniendo en cuenta los meses trabajados. Para esto, se utiliza la misma fórmula solo que ya no aplica para 360 días sino los que haya lugar, por ejemplo:

Si un empleado con salario mensual del salario mínimo mensual legal vigente ha trabajado durante 7 meses del año, el cálculo sería en 2025:

($1.423.500 × 210) / 720 = $415.188

Esto se debe realizar cada vez que el trabajador se retire de la empresa antes de cumplir el año completo de trabajo.

Explora más información sobre liquidación de nómina en nuestro artículo: Salario mínimo en Colombia: una visión detallada y práctica y nuestro liquidador de nómina: costo o gasto asumido al contratar un trabajador con salario mínimo en 2025.

Puntos clave adicionales sobre la liquidación de vacaciones

Además del cálculo hay diferentes preguntas que surgen del tratamiento de las vacaciones en cuanto a pago, cálculo y liquidación de nómina. A continuación encuentras las consultas más comunes y sus respectivas respuestas:

¿Las vacaciones se pueden compensar en dinero?

Se puede pagar en dinero hasta la mitad de las vacaciones, siempre por solicitud escrita del trabajador y acuerdo con el empleador. Se liquidan conforme a los últimos salarios devengados.

¿Cómo funciona la acumulación de las vacaciones?

El trabajador debe disfrutar mínimo 6 días hábiles continuos de vacaciones al año. El resto puede acumularse por acuerdo, generalmente hasta por 2 años (hay excepciones en las que se pueden acumular hasta 4 años, conforme al numeral 3 del artículo 190 del CST).   

¿En qué momento deben pagarse?

Aunque no hay un momento exacto de pago por ley, se recomienda pagar las vacaciones antes de iniciar el disfrute, para que el trabajador cuente con los recursos.

¿Qué se debe tener en cuenta cuando el empleador notifique las vacaciones?

El empleador debe informar la fecha de vacaciones con 15 días de antelación. Es obligatorio llevar un registro especial de vacaciones por cada trabajador (fechas, duración, remuneración). La falta de estos registros dificulta probar el cumplimiento.   

¿Cómo se liquidan si termina el contrato?

Se pagan en dinero, proporcionalmente al tiempo laborado desde el último corte o inicio. Se calculan con la fórmula estándar y se incluyen en la liquidación final de prestaciones.   

¿Qué pasa si un festivo cae durante las vacaciones?

Los días festivos no se cuentan como días hábiles de vacaciones. Por lo tanto, extienden el período total de descanso del trabajador.   

¿Qué pasa si hay una incapacidad o licencia de maternidad en el período de vacaciones?

El trabajador tiene derecho a continuar con su período de vacaciones en cuanto termine su incapacidad o licencia de maternidad, si su incapacidad es muy prolongada, se puede contemplar el pago de las vacaciones no disfrutadas.

¿Es legal otorgar vacaciones anticipadas?

Sí, el empleador puede conceder vacaciones antes de que el trabajador cumpla el año de servicio. Estas se denominan «vacaciones anticipadas».

¿A qué hace referencia el cálculo de vacaciones con el porcentaje del 4,17 %?

Este porcentaje resulta de tomar los 15 días de salario a los que tiene derecho el trabajador en el año, los cuáles equivalen a un 50 % de la remuneración mensual y esta cifra dividida en 12 meses arroja el resultado de 4,166666666666667 %, (aproximadamente 4,17 %).

En términos de planeación financiera o provisión de vacaciones se realiza un cálculo mensual bajo la siguiente fórmula: Salario mensual × 4,166666666666667 %. Que arroja el mismo resultado de: (salario × 30 días) /720.

Para el caso del salario mínimo sería: ($1.423.500 × 30) / 720 = $59.312,5

Consejos para una correcta administración de vacaciones en las Pymes

Para tener una adecuada gestión y liquidación de las vacaciones, como mínimo se recomienda:

• Mantener un registro detallado: es fundamental llevar un control de los días de descanso de cada trabajador para asegurarse de que el pago de vacaciones sea preciso y a su vez la emisión de información a entes de control.
• Incorporar el cálculo en el software contable: muchas herramientas contables ofrecen módulos específicos para la gestión de nómina, donde se puede automatizar el cálculo de vacaciones. ¿Quieres automatizar el proceso de nómina en las empresas que asesoras? Con Alegra Nómina podrás gestionar los pagos y liquidar la nómina al instante.
• Revisar los contratos de trabajo: asegurarse de que todos los contratos de los empleados cumplan con las normativas de vacaciones y otros beneficios establecidos por el CST.

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