Se conoce como “liquidación laboral” o “liquidación del contrato laboral” a la liquidación de los valores a favor del trabajador al finalizar su contrato. Alrededor de este concepto hay diferentes precisiones a tener en cuenta.
En este análisis encontrarás todo lo que debes saber para realizar una correcta liquidación del contrato laboral y estar libre de sanciones.
Cuándo se finaliza un contrato por justa causa
Con relación a la anterior gráfica, una de las formas de finalización del contrato es por justa causa. Al respecto, el artículo 62 del CST menciona cuándo se puede finalizar un contrato de esta manera. A continuación se destacan algunas de las situaciones mencionadas en esta norma:
| Por parte del empleador | Por parte del trabajador |
| Al ser engañado por parte del trabajador con documentación o información falsa. | Al ser engañado por parte del contratante con relación a las condiciones laborales. |
| Por actos de violencia, injuria, maltrato o grave indisciplina contra el empleador, miembros de su familia, socios, vigilantes, etc. | Por actos de violencia, injuria, maltrato o grave indisciplina contra el trabajador, miembros de su familia, socios, vigilantes, etc. |
| Daños materiales a los activos e insumos relacionados con el trabajo. | La exigencia de prestar un servicio distinto o en lugares diferentes a los pactados en contrato. |
| Actos inmorales o delictivos en el taller, establecimiento o lugar de trabajo. | Cuando el empleador induce a que el empleado cometa un acto delictivo o contrario a sus convicciones políticas o religiosas. |
| Porque el trabajador realizó la revelación de secretos técnicos o comerciales de carácter reservado generando perjuicios a la empresa. | El incumplimiento de las condiciones contractuales o legales. |
Dependiendo de la causal de liquidación del contrato laboral, se determinará si hay lugar a una indemnización para los trabajadores, si el contrato finaliza con justa causa no habrá lugar a ninguna indemnización para el trabajador.
Qué conceptos deben liquidarse al finalizar el contrato de trabajo
Sin importar la razón que dio lugar a la finalización del contrato laboral, los empleadores están obligados a pagar a sus trabajadores los siguientes conceptos al finalizar el contrato de trabajo.
Salario
Dependiendo de la fecha de finalización del contrato laboral y del acuerdo como pago quincenal o mensual, según como lo establece el artículo 132 del CST. Siendo así, se podrá tener pendiente la remuneración desde un día laborado, hasta máximo un mes.
Por ejemplo, si el empleado fue contratado el 1 de enero de 2024, recibe pagos mensuales y labora hasta el 14 de abril de 2024 con el salario mínimo, se calculará el salario que no ha sido pagado con anterioridad, el pago corresponde a los días 1 a 14 de abril ($606.667 por 14 días).
Este concepto deberá pagarse, teniendo en cuenta el salario básico y todos los demás conceptos que constituyan pagos salariales como comisiones, horas extra, etc., expuestos en el artículo 127 del CST.
Cesantías
De acuerdo con el artículo 249 del CST y el artículo 7 de la Ley 1 de 1963, las cesantías son una prestación social que se entrega como un beneficio al trabajador para cuando se encuentre en período cesante y equivale a un año de trabajo más auxilio de transporte.
Al terminar el contrato laboral se deberán pagar las cesantías proporcional al tiempo trabajado teniendo en cuenta la siguiente fórmula:
(salario+auxilio de transporte)*días laborados/360
Teniendo en cuenta el ejemplo del trabajador que laboró hasta el 14 de abril de 2024, los cálculos serían:
($1.300.000+$162.000)*104/360= $422.356
Intereses de cesantías
Conforme al artículo 2.2.1.3.4. del Decreto 1072 de 2015, los intereses de cesantías corresponden a un 12 % sobre el valor de las cesantías causadas.
Teniendo en cuenta que, al terminar el contrato laboral se deberán pagar los intereses de forma proporcional, la fórmula que se debe tener en cuenta es:
cesantías*días laborados*12 %/360
Teniendo en cuenta el ejemplo en curso, con fecha de finalización del contrato al 14 de abril de 2024, los cálculos serían:
$422.356*104*12/360= $14.642
Prima de servicios
La prima de servicios de acuerdo con el artículo 306 del CTS se entrega en 2 momentos, en un primer período que va del 1 de enero al 30 de junio del año que corresponda con pago máximo a 30 de junio del mismo año y un segundo período del 1 de julio al 30 de diciembre del año que corresponda, con plazo máximo de pago el 20 de diciembre del mismo año.
Al terminar el contrato laboral se deberá pagar la prima proporcional al tiempo trabajado teniendo en cuenta la siguiente fórmula:
(salario+auxilio de transporte)*días laborados/360
Teniendo en cuenta el ejemplo que se viene trabajando, los cálculos serían:
($1.300.000+$162.000)*104/360= $422.356
Vacaciones
De acuerdo con los artículos 186 y siguientes del CST las vacaciones no son una prestación social, son 15 días hábiles de descanso remunerados que se otorgan al trabajador por los servicios que ha prestado durante un año.
Se liquidan sobre la base salarial sin incluir el auxilio de transporte y teniendo en cuenta la siguiente fórmula: salario*días laborados/720.
Con el ejemplo en curso, los cálculos serían:
$1.300.000*104/720= $187.778
Aportes a seguridad social, pensión, ARL y parafiscales
Los aportes a seguridad social, pensión, ARL y parafiscales deberán ser realizados hasta el día de finalización del contrato de trabajo y ser reportados en la planilla de liquidación de aportes —PILA— informando la novedad de retiro.
Se debe tener en cuenta que, si el empleador está exonerado del pago de aportes a salud, ICBF y Sena conforme a lo expuesto en el artículo 114-1 del ET estos no se deben incluir.
Continuando con el ejemplo en mención los cálculos serían los siguientes, teniendo en cuenta como ingreso base de cotización —IBC— los 14 días laborados:
Aportes a salud: $606.667*8.5%= $51.567
Aportes a pensión: $606.667*12 %= $72.800
ARL riesgo 1: $606.667*0.52 %=3.167
Sena: $606.667*2 %= $12.133
ICBF: $606.667*3 %= $18.200
Caja de compensación: $606.667*4 %= $24.267
Otros pagos no constitutivos de salario
Pagos como el auxilio de transporte, bonificaciones no salariales y demás mencionados en el artículo 128 del CST, dependiendo de las condiciones específicas deberán ser liquidadas de forma proporcional al tiempo laborado, para el ejemplo en mención se incluye el pago de auxilio de transporte, siendo la fórmula y los cálculos de la siguiente manera:
Auxilio de transporte del mes*días laborados/30
$162.000*14/30= $75.600
Deducciones
Finalmente, todos los valores serán liquidados y se realizarán las deducciones correspondientes que haya lugar, ya sea por retención en la fuente, préstamos a empleados u otros.
Se debe tener en cuenta que, el empleador tiene prohibido realizar deducciones en las que no haya una orden escrita del trabajador o no haya un mandato judicial, por ejemplo, deducciones o compensaciones por uso de locales o arrendamiento, dotación, herramientas de trabajo, entre otros (ver artículo 59 del CST).
Tip Alegra: ¿Quieres automatizar estos procesos? En la sección “Empleados” de Alegra Nómina podrás ejecutar la terminación de contrato y liquidar todos estos valores al instante.
Qué tener en cuenta si se trata de un contrato finalizado sin justa causa
Cuando se finaliza el contrato sin justa causa es necesario liquidar, además de los criterios mencionados, una indemnización. De acuerdo con el artículo 64 del CST la indemnización es distinta según cada tipo de contrato laboral, siendo así:
A término fijo
La indemnización equivale al total de los salarios correspondientes al tiempo que falta por cumplir el plazo de finalización del contrato.
A término obra o labor contratada
Se debe pagar el tiempo que falta para cumplir la obra o labor contratada, en caso de no tener una fecha exacta clara, como mínimo la indemnización debe ser el equivalente al salario de 15 días.
A término indefinido
Para trabajadores que devenguen un salario inferior a 10 smmlv:
- 30 días de salario cuando el tiempo de servicio no fue mayor a 1 año.
- Si el tiempo de servicio es mayor a 1 año, además de los 30 días de salario por el primer año trabajado, se pagarán 20 días adicionales de salario por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción.
Por ejemplo, si se trabajó año y medio, serían 40 días de salario en total de indemnización, 30 días del primer año laborado y 10 días adicionales por el medio año siguiente.
Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a 10 smmlv:
- 20 días de salario cuando el tiempo de servicio no fue mayor a 1 año.
- Si el tiempo de servicio es mayor a 1 año, además de los 20 días de salario por el primer año trabajado, se pagarán 15 días adicionales de salario por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción.
Por ejemplo, si se trabajaron dos años, serían 35 días de salario en total de indemnización, 20 días del primer año laborado y 15 días adicionales por el año siguiente.
Tip Alegra: En la sección “Empleados” de Alegra Nómina también podrás ejecutar la terminación de contrato y liquidar la indemnización correspondiente.
Qué tener en cuenta posterior a la finalización del contrato
Para terminar, no solo se deben tener en cuenta los aspectos económicos, también se debe tener un proceso de desvinculación exitoso para eso es necesario atender como mínimo los siguientes aspectos:
| Criterio | Detalle | Normativa de referencia |
| Certificación laboral | Es parte de las obligaciones de los empleadores expedir a la finalización del contrato de trabajo, o cuando los trabajadores lo requieran, una certificación laboral con el cargo ejercido, tiempo laborado y salario devengado. Cuando haya existido una sustitución patronal el nuevo empleador es el responsable de expedir la certificación laboral, ya que el anterior empleador debió realizar la certificación al momento de la sustitución. | Numeral 7 del artículo 57 del CST Artículos 67 a 69 del CST |
| Examen médico | Si los trabajadores lo solicitan, se realiza un examen médico de salida y la certificación sobre este. | Numeral 7 del artículo 57 del CST |
| Sanciones por no realizar el pago de la liquidación del contrato laboral | Cuando el empleador no paga a los trabajadores su correspondiente liquidación debe pagar una sanción de la siguiente manera: Para quienes devengan más de 1 smmlv: – Un salario mínimo diario hasta por 24 meses por cada día de retraso. – A partir del mes 25 se deben pagar intereses de acuerdo con la tasa máxima de créditos de libre inversión emitida por la Superfinanciera. Para quienes devengan hasta 1 smmlv: – Un salario mínimo diario por cada día de retraso. | Artículo 65 del CST |
Además, se deberán atender aspectos como:
- Tener una reunión por parte del equipo de talento humano con quienes se desvinculen de la empresa para recibir retroalimentación para mejoras a la cultura organizacional, asignaciones salariales u otros.
- Validar aspectos de ciberseguridad como confidencialidad y accesos a documentación, software y licencias que deberán ser supervisados para la desvinculación.
Te invitamos a estar Siempre Al Día, no solo en temas laborales sino en categorías como contabilidad, finanzas e impuestos. Explora todo el contenido que tenemos para ti.
Gracias por tan valiosa información