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Prepárate para una visita del Ministerio del Trabajo: recomendaciones y lista de chequeo

¿La empresa que asesoras está lista para una visita sorpresa frente a la formalización y seguridad laboral? Descubre cómo prepararte, la normativa clave y las multas por incumplimiento. ¡Explora este artículo que te ayudará a prepararte ante una visita del Ministerio del trabajo!

Equipo Siempre Al Díа

Actualizado el: 12 May 2025

6 min de lectura

Índice

La inspección laboral es un procedimiento llevado a cabo por el Ministerio de Trabajo para verificar el cumplimiento de las normativas laborales y de seguridad social, garantizando los derechos de los trabajadores y evitando conflictos entre empleadores y empleados.

Según la Ley 1610 de 2013, las inspecciones tienen funciones preventivas, coactivas, conciliadoras, de mejora normativa y de acompañamiento, abarcando tanto aspectos individuales como colectivos del trabajo en sectores público y privado.

Estas inspecciones pueden ser programadas o sorpresivas, lo que implica la necesidad y el compromiso de una preparación constante. En este artículo te contamos cómo puedes prepararte ante una visita del Ministerio del trabajo.

Si deseas indagar más sobre la normativa laboral en Colombia, te invitamos a consultar nuestros contenidos: Conceptos básicos de nómina, Herramienta para calcular la nómina y Liquidación del contrato laboral.

Lista de chequeo para prepararse ante una visita del Ministerio del trabajo

A continuación te compartimos una lista de puntos clave a tener en cuenta ante una visita del Ministerio de trabajo, con esta información puedes construir una lista de chequeo en la empresas que asesoras o incorporar algunas recomendaciones en tus informes o juntas frente a los soportes o acciones que se deban tomar y que aún no se estén implementando.

Tip Alegra: en el Decreto 1072 de 2015 y el Código Sustantivo de Trabajo —CST— se encuentran los principales lineamientos que debes tener en cuenta en cuanto a la normativa laboral en Colombia.

Criterio	Soportes y/o acciones
Documentación legal	– Contratos laborales y de aprendizaje: verificar que todos estén firmados, actualizados y alineados con el Código Sustantivo del Trabajo. Te puede servir leer nuestro artículo: Contratos laborales: qué tener en cuenta al momento de realizarlos y auditarlos. – Nómina por tercero: registros de la contabilidad, recepción de pagos y diligenciamiento de la planilla Pila para cada trabajador, incluyendo todos los criterios liquidados. – Asistencia: validar que los registros de asistencia y horarios laborales estén completos y sean precisos. – Registros de seguridad social y parafiscales: aportes realizados a salud, pensión, ARL, caja de compensación, Sena e ICBF. – Registros específicos y novedades: solicitudes de vacaciones, permisos, licencias, registro de horas extra, entre otros. – Actas de entrega: entrega de elementos de protección, uniformes, equipos de oficina, etc. – Envío de nómina electrónica: valida que se esté emitiendo la nómina electrónica en las fechas requeridas por la Dian. Ingresa al Calendario de nómina electrónica 2025 para conocer las fechas máximas de transmisión. – Gestión de SG-SST: tener la documentación que permita identificar el seguimiento e implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo —SG-SST—.
Procesos internos	– Software contable: validar que registre nómina, parafiscales y prestaciones automáticamente y conforme a la normativa vigente. – Respaldo digital: tener copias en la nube de documentos. – Auditorías trimestrales: revisar brechas en pagos o registros, por ejemplo: que se esté realizando el pago de intereses de cesantías máximo a 31 de enero del año siguiente al causado, que el pago de prima de servicios se realice para el primer período máximo al 30 de junio y del segundo período máximo al 20 de diciembre, entre otros. – Protocolo de actualización: Asignar responsables para ajustes normativos en el software y las herramientas operativas, por ejemplo, que se tenga en cuenta la nueva base de salario mínimo y auxilio de transporte al iniciar cada año, que se están validando las tarifas de retención en la fuente, cambios en UVT, etc. – Actualización en normativa laboral: mantener informado al equipo sobre las últimas reformas y decretos relacionados con el ámbito laboral.
Capacitación del equipo	– Roles definidos: designar qué personas van a acompañar alguna posible inspección, por ejemplo, una persona del departamento contable, una persona de planta, la persona encargada del sistema de seguridad y salud en el trabajo, etc. – Simulacros: realizar un entrenamiento semestral con preguntas frecuentes de los inspectores. – Kit de emergencia: documentación de dónde encontrar la información y disponer de algún contacto de un abogado especializado por si se requiere. – Comunicación interna: alinear a todos los colaboradores frente a los derechos y deberes frente a la normativa laboral.
Bienestar de los trabajadores	– Charlas informativas: en las que se puedan explicar los derechos laborales, por ejemplo: descansos remunerados, políticas internas de beneficios y bonificaciones, entre otros temas. – Charlas de prevención: donde se aborden temas como manejo del estrés, meditación, salud mental, pausas activas, burnout, entre otros. – Encuestas anónimas: generar mecanismos para identificar posibles denuncias sobre pagos atrasados o acoso laboral. – Entrevistas previas: preparar respuestas coherentes sobre condiciones laborales (sin presionar al personal). – Condiciones físicas: garantizar áreas limpias, baños en buen estado y señalización de seguridad, buena iluminación, buenas condiciones ergonómicas en puestos de trabajo, implementación de pausas activas, etc.
Prácticas para posinspección	– Acta de visita: solicitar copia firmada y revisar observaciones en un tiempo menor a 72 horas. – Plan de acción: corregir fallos detectados, documentar evidencias de las correcciones y dar respuesta en el tiempo establecido. – Seguimiento legal: asignar un responsable de monitorear posibles multas o requerimientos. – Control interno: implementar controles internos que prevengan futuras infracciones y aseguren el bienestar laboral.

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Multas o sanciones

Según los artículos 7 a 12 de Ley 1610 de 2013 y el capítulo 2 del Decreto 2642 de 2022, las empresas que no cumplan con las normativas laborales pueden enfrentar sanciones económicas, la imposición de medidas correctivas e incluso la clausura del lugar de trabajo.

Estas multas varían en función de la infracción cometida, el tamaño de la empresa y el número de empleados afectados.

En general, el Ministerio de Trabajo puede imponer multas por el incumplimiento en áreas como la seguridad social, el registro de empleados, el pago de salarios, la inscripción en el sistema de riesgos laborales, y el no cumplimiento de las normativas de salud y seguridad en el trabajo.

Es importante que las empresas tomen medidas preventivas y realicen auditorías internas periódicas para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y evitar sanciones que puedan afectar su funcionamiento y reputación.

Cuéntanos en los comentarios qué aspecto del check list te resulta más relevante en las Pymes que asesoras y sobre qué otros temas sobre derecho laboral te gustaría encontrar información en Siempre Al Día.

Seguiremos compartiendo información para tu constante actualización profesional en impuestos, finanzas, contabilidad y derecho laboral. ¡Gracias por leer nuestros contenidos!