Cálculo del IBC de un trabajador independiente en 4 sencillos pasos

Si eres un trabajador independiente y tienes dudas sobre cómo liquidar correctamente tus aportes a seguridad social para evitar posibles requerimientos por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales —UGPP—, quédate hasta el final de este análisis en el que te contaremos cómo calcular el Ingreso Base de Cotización — IBC—de un trabajador independiente.

En primer lugar, es fundamental tener en cuenta que los aportes al sistema de seguridad social integral se liquidan sobre una base conocida como el Ingreso Base de Cotización –IBC–.

Tip Alegra: A partir del 1 de julio de 2025, según la Ley 2381 de 2024, las empresas deben calcular el IBC de los contratistas y descontar los porcentajes correspondientes a pensión, salud y ARL de sus honorarios. Luego, pagarán estos aportes al Sistema de Seguridad Social a través de la PILA. Para más detalles, consulta nuestro editorial: Cambio en el pago de la seguridad social de contratistas e independientes a partir de julio de 2025.

Dicho IBC puede calcularse en 4 pasos:

Paso 1: clasifique al trabajador independiente

Un trabajador independiente es una persona que, con total autonomía, genera ingresos mediante la venta de productos o la prestación de servicios. Asume toda la responsabilidad y riesgo de su labor, sin estar sujeto a las directrices de un empleador en cuanto a tiempo, modo y lugar.

En Colombia, un trabajador independiente puede ser clasificado en tres categorías diseñadas en función de las características de su actividad generadora de ingresos: 

• Trabajador independiente con contrato de prestación de servicios (grupo 1): este grupo incluye a personas naturales que ofrecen un servicio personal sin recurrir a la subcontratación de terceros. Generalmente, prestan servicios de naturaleza más intelectual que física y no requieren insumos específicos para su labor. A diferencia de un empleado, estos trabajadores reciben honorarios en lugar de salario y no tienen una relación de dependencia con el contratante.

• Trabajador independiente por cuenta propia (grupo 2): aquí se encuentran las personas naturales que, para realizar su actividad, incurren en costos de insumos (actividad de servicios) o mercancías y/o materias primas (actividad comercial). Desarrollan su labor sin la mediación de un contrato con terceros y asumen costos, gastos y posibles pérdidas derivadas de su actividad. Este tipo de independientes, en algunos casos, pueden recurrir a la subcontratación de personal.

• Otros trabajadores independientes (con contratos diferentes al de prestación de servicios – grupo 3): este grupo engloba a aquellos cuyas características no encajan en los dos grupos anteriores. Principalmente, son personas naturales que obtienen ingresos por actividades pasivas, como rendimientos de capital. Aquí se incluyen, por ejemplo, los rentistas de capital que reciben dividendos, utilidades, intereses, entre otros, o aquellos que obtienen ingresos por el arrendamiento de bienes inmuebles.

Una vez se ha ubicado al trabajador independiente en uno de los tres grupos anteriores, se podrá proceder al cálculo del ingreso base de cotización –IBC–, para lo cual, deberá seguir las indicaciones establecidas en la Ley 2277 de 2022 y la 2381 de 2024 (a partir del 1 de julio de 2025).

Paso 2: identifique los ingresos del cotizante

Uno de los aspectos más significativos y novedosos introducidos por el artículo 89 de la Ley 2277 de 2022 y reiterado por el artículo 22 de la Ley 2381 de 2024 es el requisito de validar en primer lugar si el trabajador independiente de los grupos 2 y 3; es decir, aquellos que no operan bajo un contrato de prestación de servicios, está obligado o no a llevar contabilidad.

Por lo tanto, cuando el trabajador independiente que actúa por cuenta propia o con contratos distintos al de prestación de servicios (grupos 2 y 3) esté obligado a llevar contabilidad, deberá iniciar la depuración a partir de sus ingresos causados. En cambio, si no está obligado a llevar contabilidad, deberá comenzar desde los ingresos efectivamente percibidos. Los cotizantes que lleven contabilidad de forma voluntaria podrán elegir entre sus ingresos causados o los efectivamente percibidos.

¿Cuál es la diferencia entre lo causado y lo percibido?

La diferencia entre lo causado y lo percibido varía del contexto contable-financiero al laboral. Este es un aspecto que aún espera precisión por parte de la UGPP a través de su doctrina.

En términos contables, los ingresos causados se reconocen cuando se tiene derecho sobre ellos, aunque no se tenga control inmediato. Así, los ingresos efectivamente percibidos son aquellos sobre los cuales ya se tiene control y se pueden disponer de manera inmediata.

Sin embargo, la doctrina de la UGPP ha interpretado los ingresos efectivamente percibidos como aquellos que ya han sido depurados con costos y gastos.

Paso 3: reste los costos y gastos

Los ingresos causados o efectivamente percibidos que se definieron en el paso anterior pueden ser disminuidos con costos y gastos para efectos de determinar la base real de cotización. Este paso solo es aplicable a los independientes por cuenta propia (grupo 2) y a los otros trabajadores independientes (grupo 3); puesto que se entiende que los trabajadores independientes con contratos de prestación de servicios no incurren en costos y gastos directos para la ejecución de su actividad.

Ahora bien, dichos costos y gastos también pueden determinarse de dos formas:

• Costos reales: se refieren a los pagos o erogaciones que guardan una relación directa con la actividad generadora de ingresos, son esenciales para su realización y son proporcionales a la misma, tal como se establece en el artículo 107 del Estatuto Tributario —ET—.
• Costos presuntos: estos son porcentajes estimados por el legislador como gastos razonables para un trabajador independiente, de acuerdo con su actividad económica específica. Estos se encuentran definidos en el Decreto 1601 de agosto 5 de 2022.

No obstante, la UGPP definió el nuevo esquema de presunción de costos para dar aplicación al artículo 89 de la Ley 2277 de 2022 mediante la expedición de la Resolución 000532 de mayo 22 de 2024. Posteriormente, con la Resolución 1125 de octubre 28 de 2024 se modificó la fecha de entrada en vigencia del nuevo esquema de presunción de costos para el 1 de junio de 2025 (esta estaba prevista a partir del 1 de noviembre de 2024).

¡Descarga la Resolución 000532 de 2024!

resolucion-ugpp-000532-de-2024Descarga

¡Descarga la Resolución 1125 de 2024!

resolucion-ugpp-1125-de-2024Descarga

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Paso 4: obtenga el IBC

Cuando a los ingresos causados o efectivamente percibidos se les restan los costos reales o los costos presuntos, según corresponda, el trabajador independiente obtiene como resultado su ingreso neto. Sin embargo, la ley laboral ha autorizado que las cotizaciones a seguridad social se efectúen solo sobre el 40 % de dicho ingreso neto o utilidad, cuidando que tal monto mínimo, mejor conocido como IBC, no sea inferior a 1 salario mínimo mensual legal vigente —smmlv—, ni superior a 25 smmlv.

Por tanto, el procedimiento de depuración del Ingreso Base de Cotización —IBC— para cada categoría de trabajador independiente, conforme a las disposiciones normativas mencionadas, se sintetiza en la siguiente tabla: 

¿Qué opinas de las novedades que tendrán que incorporar los trabajadores independientes desde julio de 2025? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios y sigue consultando nuestro portal contable Siempre Al Día y no te pierdas ninguna de las novedades a nivel fiscal, contable y laboral.