Gestión de nómina con IA: Explora cómo tener un nuevo asistente estratégico
Descubre cómo con instrucciones sencillas puedes gradualmente cambiar la gestión de nómina con IA. ¡Explora aquí 11 prompts que puedes aplicar para aumentar tu productividad y ampliar tu alcance!
Equipo Siempre Al Díа
Actualizado el: 11 Jun 2025
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9 min de lectura
La Inteligencia Artificial (IA), mediante prompts bien diseñados, representa una oportunidad para modernizar y optimizar la gestión de nómina en Colombia. Su adopción puede significar un antes y un después en la eficiencia en los procesos.
En este artículo te contamos cómo integrar la IA en tu gestión diaria o mensual y cuáles son los 11 prompts que todo contador debe conocer para mejorar su gestión en la liquidación de prestaciones sociales, dar respuesta a empleados y mucho más.
Tip Alegra: Ten en cuenta que un «prompt» es una instrucción o pregunta específica que se le da a un modelo de IA. De la calidad de esta instrucción depende el resultado.
¿Cómo la IA puede mejorar los procesos de nómina?
Integrar la IA en tus procesos de nómina trae beneficios tangibles reduciendo el tiempo operativo dedicado a esta labor. Esto es posible gracias a la automatización de cálculos repetitivos y la generación ágil de reportes.
Además, la IA minimiza significativamente los errores humanos, un riesgo siempre presente en cálculos complejos y la entrada manual de datos. También facilita el cumplimiento normativo, ayudándote a mantenerte al día con las exigencias de la Dian y la UGPP.
Lo mejor es que con el uso de estas nuevas herramientas tecnológicas puedes asesorar no solo pequeñas y micro empresas sino que puedes ampliar tu campo profesional para asesorar empresas más grandes que tengan una gestión de nómina más robusta.
¿Puede la IA reemplazar completamente a un contador en la gestión de nómina en Colombia?
No. La IA es una herramienta poderosa para automatizar tareas y asistir en cálculos, pero la supervisión, el juicio profesional, la interpretación de casos complejos y la responsabilidad final siguen recayendo en el contador.
La IA potencia, pero no reemplaza la experticia humana, especialmente en un campo con tanta regulación específica como la nómina en Colombia.
¿Qué hacer para maximizar el uso de prompts de IA en la gestión de nómina?
Para sacar el máximo provecho a la IA en tu gestión de nómina, considera estos consejos:
- Sé específico y contextualiza: mientras más detalles y contexto incluyas en tu prompt (porcentajes, valor de la UVT, tipos de contrato, etc.), más precisa y útil será la respuesta de la IA.
- Verifica información crítica: la IA es una herramienta de apoyo, no un sustituto de tu juicio profesional. Siempre revisa y valida los cálculos (liquidaciones, impuestos, variables, etc.), antes de tomar decisiones finales.
- Prioriza la seguridad y confidencialidad: la información de nómina es sensible. Utiliza plataformas de IA seguras y evita ingresar datos personales identificables si la política de la herramienta no garantiza su protección, puedes suprimir esta información personal generando una data con códigos o numeraciones.
- Itera y aprende: experimenta con diferentes formulaciones de prompts. Si la primera respuesta no es perfecta, vuelve a construir y a mejorar tu pregunta. Aprender a conversar con la IA es una habilidad que se perfecciona con la práctica.
11 Prompts para la gestión de nómina con IA
Los siguientes prompts son un excelente punto de partida para que te familiarices con el uso de la IA. Recuerda que puedes adaptarlos y experimentar con ellos para ajustarlos a tus necesidades específicas. La IA es una herramienta versátil que aprende y mejora con la interacción que tengas con ella.
| Actividad relacionada con la nómina | Ejemplo de prompt | Proceso o insumo requerido | Beneficio directo obtenido con IA |
| Validación de novedades | Analiza estas novedades de nómina: [listar novedades como ingresos, retiros, cambios salariales, licencias, incapacidades] y genera un resumen de ajustes para el período [mes/año], indicando posibles inconsistencias según la normativa laboral colombiana actualizada a [año]. | Listado de novedades del período y conocimiento de la normativa laboral en Colombia. | • Detección temprana de errores. • Agilidad en la incorporación de cambios. |
| Identificar horas extras y recargos | Un contrato laboral tiene estas condiciones de horario diario y semanal [condiciones] identifica si es necesario liquidar horas extras diurnas, nocturnas, festivas y recargos con base en el salario [salario] considerando la legislación laboral colombiana. | Salario base y registro detallado de horas trabajadas, tipo de jornada. | • Precisión en pagos salariales. • Cumplimiento de normativas sobre jornada laboral. |
| Liquidación de prima de servicios | Calcula la prima de servicios para un empleado con salario mensual promedio de [salario] que trabajó [número] días en el semestre [enero-junio o julio-diciembre]. Muestra la fórmula y el resultado según la normativa laboral colombiana. | Salario base para liquidación y días trabajados en el semestre. | Cálculo exacto y rápido de la prima. |
| Cálculo de cesantías | Calcula las cesantías para un empleado con salario mensual promedio de [salario] y [número] días trabajados en el año. Detalla el cálculo de conforme a la normativa colombiana. | Salario base para liquidación y días trabajados en el año. | Correcta liquidación de esta prestación social. |
| Consulta rápida de la legislación laboral | Explica de forma resumida y citando el artículo correspondiente del Código Sustantivo del Trabajo de Colombia y el Decreto 1072 de 2015 y sus modificatorios, cuáles son los derechos de una empleada en licencia de maternidad. | Pregunta específica sobre legislación. | Acceso rápido a información legal relevante y fuentes normativas. |
| Borrador de respuesta a consulta de empleado | Un empleado pregunta por qué se le descontó [concepto de descuento] de su nómina de [mes/año] el valor de [valor]. Prepara un borrador de respuesta explicando el motivo del descuento [ejemplos: aporte obligatorio a pensión 4%, embargo bancario, embargo de alimentos, etc.] de forma clara y amable, referenciando la base legal laboral que corresponda en Colombia. | Detalle del descuento y la base legal. | • Agiliza respuestas a empleados. • Asegura consistencia y claridad. |
| Identificación de aportes parafiscales | Lista los aportes parafiscales (Sena, ICBF, caja de compensación) que debe pagar un empleador en Colombia sobre la nómina de sus empleados, indicando los porcentajes correspondientes para el año [año]. | Año fiscal. | Recordatorio rápido de obligaciones de los empleadores. |
| Identificación de base para aportes a seguridad social | Para un empleado con salario básico de [monto], comisiones de [monto] y auxilio de transporte de [monto], ¿cuál sería la base (IBC) para calcular los aportes a salud y pensión según la normativa colombiana? | Componentes salariales del empleado. | Cotejar el cálculo correcto del IBC para evitar errores en aportes. |
| Resumen de obligaciones de nómina electrónica | Resume las principales obligaciones del empleador en Colombia respecto a la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica a la Dian, incluyendo plazos y datos clave a reportar. | Conocimiento general de la normativa que regula la nómina electrónica. | • Validar si los aspectos normativos de los que se tiene conocimiento son los vigentes. • Evitar sanciones. |
| Optimización de procesos de revisión de nómina | Sugiere 10 puntos de control interno clave que un contador debe verificar antes de cerrar y pagar la nómina mensual en una empresa colombiana para minimizar errores y asegurar el cumplimiento de la normativa laboral a [año]. En el momento tenemos contemplados los siguientes procesos, valida si son correctos y sugiere cuáles más se podrían implementar de acuerdo con la política [describir política interna]. | Contexto de la empresa. | Mejorar las prácticas de control interno y revisar los procesos. |
| Cláusula contractual | Redacta una cláusula estándar para un contrato laboral en Colombia que defina el período de prueba, su duración máxima legal y sus implicaciones según el Código Sustantivo del Trabajo y el Decreto 1072 de 2015 y sus modificatorios. | Tipo de contrato (para verificar aplicabilidad de duración máxima). | • Agilizar la creación de documentos legales. • Mejorar la calidad de los procesos de nómina. |
Anímate a explorar estas herramientas. Comienza con prompts sencillos y, gradualmente, integra la IA en tus flujos de trabajo. Verás cómo la tecnología inteligente se convierte en una aliada indispensable para mantenerte competitivo y eficiente y no olvides revisar todo el resultado.
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Cuéntanos cuál de los prompts mencionados en este artículo ya estás utilizando y qué otro puedes compartir con la comunidad contable para la gestión de nómina.
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