ABC de la prima de servicios: todo lo que necesitas saber

¿Qué es la prima de servicios? Es una prestación social que representa un ingreso adicional para los trabajadores en Colombia. Equivale a un mes de salario por cada año de servicio y se divide en dos pagos semestrales.

Explorar este concepto es clave para cumplir con los requerimientos relacionados con la nómina, para realizar una adecuada gestión del efectivo y generar una buena gestión para los colaboradores. Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber al respecto. 

¿Quiénes tienen derecho a la prima de servicios?

Tienen derecho a recibir la prima de servicios todos los trabajadores con un contrato laboral, sin importar la duración del mismo (a término fijo, indefinido, o por obra o labor). 

Esto incluye explícitamente a los trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días y trabajadores de fincas. 

Aquellos trabajadores a tiempo parcial o que laboren por un período inferior al semestre completo también tienen derecho, pero recibirán un pago proporcional al tiempo trabajado.

¿Quiénes están excluidos del pago de la prima de servicios?

Están excluidos del pago de la prima de servicios:

• Trabajadores con salario integral: en estos casos, la prima ya se considera incluida dentro del factor prestacional de su remuneración.
• Aprendices (vinculados mediante contrato de aprendizaje): la naturaleza de su vinculación es formativa y no genera las mismas obligaciones prestacionales que un contrato laboral, como la prima.  
• Personas vinculadas mediante contratos de prestación de servicios: al no existir una relación laboral caracterizada por la subordinación, no se causa el derecho a la prima.  

¿En qué momento debe pagarse la prima de servicios?

El artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), establece fechas límite estrictas para el pago de cada una de las dos cuotas anuales de la prima de servicios. Estas fechas son:   

• Primer pago (prima de mitad de año): debe realizarse a más tardar el 30 de junio de cada año.   
• Segundo pago (Prima de navidad o fin de año): debe realizarse a más tardar los primeros 20 días de diciembre de cada año.

Estas fechas son improrrogables y su incumplimiento puede generar sanciones. 

¿Cómo se liquida la prima de servicios con salario fijo o variable?

La liquidación de las vacaciones se realiza de acuerdo con los siguientes pasos

Paso 1: determinar la base

La base tiene tres componentes:

• Salario base: es el valor devengado por el trabajador como salario, si es variable, será el promedio de lo devengado durante el respectivo semestre.   
• Auxilio de transporte: aunque este no es un concepto salarial, se incluye obligatoriamente en la base de cálculo para aquellos trabajadores que devenguen hasta 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv). 
• Otros pagos salariales: se debe calcular el promedio de lo devengado en el semestre por conceptos como horas extras, recargos nocturnos, dominicales, festivos trabajados, comisiones por ventas, y cualquier otro pago que, por su naturaleza y habitualidad, constituya salario según lo dispuesto en el artículo 127 del CST.

Paso 2: cálculo de la prima de servicios

La fórmula para calcular la prima de servicios es la siguiente:

(base* × días trabajados en el semestre) / 360

*Base = salario base + promedio de otros pagos laborales + auxilio de transporte

Ejemplo:

Un empleado tiene un salario mensual del smmlv, recibe en promedio $300.000 adicionales por otros pagos laborales y tiene derecho a auxilio de transporte, además ha trabajado durante el semestre completo del 1 de enero al 30 de junio de 2025:

Prima de servicios = ($1.423.500+$300.000+$200.000 × 180) / 360 = $961.750

Paso 3: liquidación proporcional de la prima de servicios

Si el trabajador no ha completado el año de trabajo, se calcula una liquidación proporcional, teniendo en cuenta los meses trabajados. Para esto, se utiliza la misma fórmula solo que ya no aplica para 180 días trabajados sino los que haya lugar, por ejemplo:

Un empleado tiene un salario fijo mensual del smmlv, ha trabajado durante 3 meses del año y se retira, el cálculo sería para el semestre en el que trabajó:

($1.423.500+$200.000 × 90) / 360 = $405.875

Esto se debe realizar cada vez que el trabajador se retire de la empresa antes de cumplir el semestre completo de trabajo.

Explora más información sobre liquidación de la prima de servicios con nuestra herramienta: Calculadora de la prima de servicios.

Puntos clave adicionales sobre la liquidación de la prima de servicios

Además del cálculo y de los criterios principales, surgen muchas más inquietudes. A continuación encuentras las consultas más comunes y sus respectivas respuestas:

¿Cómo se liquida si hay una terminación del contrato laboral?

El trabajador tiene derecho al pago proporcional por el tiempo laborado en el semestre, hasta la fecha de terminación. Se usa la fórmula general, ajustando los «días laborados» al período efectivo. Este pago se incluye en la liquidación final, independientemente de la causa de terminación del contrato.

¿La prima de servicio se puede solicitar de forma anticipada?

No es una obligación del empleador pagarla anticipadamente, pero puede acordarse entre las partes.  Si se acuerda, es crucial documentarlo por escrito, especificando que es un adelanto de la prima para evitar malentendidos.  

¿Las incapacidades médicas o licencias afectan el cálculo de la prima?

Los períodos de incapacidad por enfermedad o accidente de origen común, así como las licencias de maternidad o paternidad, no suspenden el contrato de trabajo. 

Por lo tanto, estos días se cuentan como tiempo laborado para efectos de la liquidación de la prima de servicios y no deben descontarse del cálculo. 

¿Qué diferencia hay entre la prima legal de servicios y una prima extralegal?

La prima legal de servicios es una obligación establecida en el CST. En cambio, la prima extralegal es un pago adicional que algunas empresas otorgan de manera voluntaria o por acuerdo con sus trabajadores. 

Las condiciones, montos y fechas de pago de la prima extralegal se pactan de forma independiente y deben quedar por escrito; esta no reemplaza ni se debe confundir con la prima legal.

¿Qué pasa si no se paga a tiempo la prima de servicios?

El no pago o pago tardío puede generar la sanción moratoria del artículo 65 del CST (un día de salario por cada día de retraso).  Adicionalmente, el Ministerio del Trabajo puede imponer multas significativas e incluso ordenar el cierre temporal de la empresa en casos de incumplimiento grave o reincidencia.

¿Cuáles serían las recomendaciones para tener una correcta administración de la prima de servicios en Pymes?

Se recomienda:

• Realizar una provisión mensual del costo estimado para distribuir el impacto financiero.  
• Utilizar software de nómina para automatizar cálculos y minimizar errores. Con Alegra Nómina tienes tanto la liquidación como la emisión de nómina electrónica ante la Dian. ¡Explora todas las funcionalidades de forma gratuita por 15 días!
• Mantenerse actualizado sobre la normativa laboral y verificar rigurosamente cada liquidación.  
• Comunicar de forma clara a los empleados cómo se calcula su prima y realizar un pago oportuno.

¿Se debe prever el pago de prima en las proyecciones financieras?

Sí, debido a que es un costo o gasto laboral fijo y a que afecta el flujo de caja semestral de forma significativa, por tanto, debe incluirse obligatoriamente en las proyecciones financieras y presupuestos.  

Realizar provisiones mensuales ayuda a manejar el flujo de caja con menor riesgo y a reflejar los costos y gastos reales.

Te puede interesar nuestro artículo: Nómina en el presupuesto financiero: impacto de una inadecuada inclusión de seguridad social y prestaciones sociales.

¿A qué hace referencia el cálculo de la prima de servicios con el porcentaje del 8,33 %?

Este porcentaje resulta de tomar el 100 % del valor base (salario base + otros pagos salariales + auxilio de transporte) y dividir este 100 % entre 12 meses = 100 %/12 = 8,33333333 %, los cuáles equivalen a la remuneración mensual que se podría provisionar.

En términos de planeación financiera o provisión de la prima de servicios se realiza un cálculo mensual bajo la siguiente fórmula: valor base × 8,33333333 %. Que arroja el mismo resultado de: (base × 30 días) /360.

Para el caso del salario mínimo sería: (($1.423.500+$200.000) × 30) / 360 = $135.291,67

¿Cuéntanos cuál de los apartados de este artículo te pareció el más interesante y sobre qué otros conceptos laborales te gustaría que generemos un contenido tipo ABC? 

Si deseas continuar tu actualización, recuerda que en Siempre Al Día encuentras contenido de impuestos, finanzas, contabilidad y derecho laboral con las últimas novedades. 

Comparte esta información con tus colegas a través de los íconos de redes sociales que encuentras en la parte superior derecha de este artículo.