Cambio en el pago de la seguridad social de contratistas e independientes a partir de julio de 2025
A partir de julio de 2025 entra en vigencia un cambio normativo clave en Colombia: las empresas deberán asumir el proceso de pago de la seguridad social de sus contratistas independientes. Este análisis detalla las implicaciones contables de la Ley 2381 de 2024 y cómo prepararse para su cumplimiento.
Equipo Siempre Al Díа
Actualizado el: 05 Mar 2025
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La entrada en vigencia del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez el 1 de julio de 2025 traerá consigo un cambio significativo en la forma de gestionar los aportes a seguridad social de los contratistas independientes en Colombia.
En virtud de la Ley 2381 de 2024 (reforma pensional), las empresas pasarán a asumir directamente el proceso de pago de las obligaciones que antes recaía sobre los mismos contratistas. En este artículo, explicamos el alcance de este cambio, sus implicaciones prácticas y cómo prepararse para cumplirlo de manera eficiente.
Situación actual en el pago de la seguridad social de contratistas e independientes (hasta junio de 2025)
Bajo la normativa vigente hasta junio de 2025 (Ley 100 de 1993), un profesional independiente contratado por prestación de servicios es responsable de administrar sus propios aportes a seguridad social. La empresa paga el valor bruto de sus honorarios sin hacer retenciones para seguridad social, y el contratista luego debe afiliarse y cotizar mensualmente a salud, pensión y riesgos laborales por su cuenta.
Por ejemplo, si un contratista emite una factura por $5.000.000, la empresa le gira ese monto completo, y es el contratista quien debe destinar parte de ese pago para cubrir sus aportes obligatorios. En la práctica, muchos contratistas enfrentan dificultades de flujo de caja o desconocimiento, lo que podía derivar en pagos tardíos o en la no afiliación, algo que la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales —UGPP— ha venido vigilando estrictamente en los últimos años.
Nuevo escenario a partir de julio de 2025
Con la reforma pensional Ley 2381 de 2024, a partir del 1 de julio de 2025, las reglas cambian. El artículo 7 de dicha ley introduce deberes explícitos para los empleadores y contratantes en materia de aportes: ahora serán responsables de la cotización a la seguridad social de sus contratistas en lo que respecta a su proceso de pago al igual que la de sus trabajadores dependientes.
En la práctica, cuando el contratista emite su factura o cuenta de cobro, la empresa debe calcular el Ingreso Base de Cotización —IBC— aplicable y descontar de sus honorarios los porcentajes correspondientes a cada aporte. Concretamente, la empresa descontará un 16 % para pensión, lo que corresponda al fondo de solidaridad pensional (si aplica), un 12,5% para salud, así como el porcentaje completo de riesgos laborales que corresponda según la clasificación de riesgo del contratista. Una vez efectuadas estas retenciones, la empresa realiza el pago total de los aportes al Sistema de Seguridad Social a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —PILA—.
Si el independiente tiene varios contratos por prestación de servicios, cada uno de los contratantes debe realizar el descuento correspondiente y pago de los mismos.
Consulta sobre este tema en nuestro editorial: Cálculo del IBC de un trabajador independiente en 4 sencillos pasos.
Tip Alegra: Bajo la nueva normativa, el contratista independiente ya no tiene que pagar directamente su seguridad social, sino que es la empresa contratante quien se encarga de liquidar, descontar y girar dichos aportes en su nombre. Esto garantiza que los aportes se realicen oportunamente, evitando evasión y asegurando la cobertura de pensión, salud y ARL para los contratistas bajo la Ley 2381 de 2024.
Es importante destacar que la obligación es integral: la empresa deberá no solo hacer el pago, sino también cumplir con reportar novedades y mantener la información actualizada. De acuerdo con la ley, el contratante responderá por la totalidad del aporte, incluso si omitió descontarle al contratista sus aportes.
Implicaciones para los contadores y las empresas
Desde el punto de vista contable y administrativo, este cambio conlleva nuevas responsabilidades para las empresas y sus áreas de contabilidad o nómina. Algunos puntos clave a considerar:
- Carga operativa adicional: las empresas deberán ajustar sus procesos internos para incluir a contratistas en la nómina de aportes. Esto implica configurar los sistemas contables o de nómina para calcular y retener los aportes de independientes, tal como se hace con empleados. Aunque el proceso se realiza en la PILA, el área contable debe llevar control de estos pasivos y pagos, asegurando su correcta contabilización.
Te puede interesar nuestro editorial: Así se liquidan los aportes a seguridad social de un trabajador independiente.
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- Cumplimiento legal y UGPP: al integrar las cotizaciones de contratistas, las empresas quedarán bajo la fiscalización de la UGPP por estos aportes. Es fundamental implementar controles para no incurrir en mora o pagos incompletos. Los contadores deben preparar soportes y documentar la afiliación y pagos de cada contratista, pues en eventuales auditorías se exigirá evidencia de que la empresa cumplió con descontar y pagar los aportes correspondientes.
- Formalización y transparencia: desde una perspectiva positiva, esta medida busca fomentar la formalización. Para los contadores, esto se traduce en menos riesgo de pasivos ocultos por falta de pago de seguridad social de contratistas.
El cambio en la seguridad social de los contratistas a partir de julio de 2025 representa un desafío importante para las empresas colombianas, especialmente en el frente contable y administrativo. La Ley 2381 de 2024 obliga a las empresas a asumir un rol activo en la cotización de sus trabajadores por prestación de servicios, marcando un hito en materia de protección social.
Los contadores públicos deberán anticiparse a esta transición: actualizar procedimientos, informar a sus clientes o áreas de recursos humanos, y verificar que desde el primer pago en julio 2025 se estén haciendo las deducciones y aportes conforme a la ley.
Prepararse con antelación —por ejemplo, parametrizando la PILA para incluir contratistas— será crucial para un cumplimiento exitoso. En suma, este cambio normativo, aunque aumenta la carga operativa a las empresas, promete una mayor transparencia y cobertura en el sistema de seguridad social, objetivo central de la reforma pensional en Colombia.
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Buenos dias. Que pasa con los contrastistas que tienen varios contratos con diferenctes empresas.si cada empresa le liquida elpago de la seguridad social que sedebe hacer por el 40% de sus ingresos termina pagandomas de seguridas social.
Ejempo una persiona tiene 3 contratos y en cada Empresa le pagan $2.500.000
Si el contratista pagas su seguridad social suma los tres contratos que da=
$7.500.00 *40%=$3.000.000 que seria el IBC y el 28.5% del pago se seguridad soicial serian $ 855.000
Si cada empresa le retiene le pago de seguridad social seria:
$2.500.000*40%= $1.000.00 y como no se puede pagasr sobrse un valor inferior al minimo le tocasria un aIBC en cada empresa de $1.423.500*28.5%=$405.698
y el total se Seg Social que le descuentan es de $1.217.093
Es decir qe estaria pagando de màs $362.093
Que veo un tema injusto pasa los independientes
Hola Fanny. Gracias por ser parte de la comunidad Siempre Al Día. Efectivamente, bajo la Ley 2381 de 2024, los contratistas con múltiples contratos probablemente enfrenten contribuciones más altas a la seguridad social debido al sistema de retención por contrato. Esto reitera la necesidad de hacer reformas que se acomoden a los trabajadores independientes con fuentes de ingreso múltiples o diversificadas.
buenos días. Tengo dos inquietudes, somos una institución educativa pública, no somos entes nominadores, pero si manejamos presupuesto para contratar.
Hola lvmendez,
Agradecemos tu interés en nuestros contenidos. En cuanto a tus inquietudes, te proporcionamos la siguiente información:
1. Contribuciones educativas: Para asegurar el cumplimiento de las contribuciones en el sector educativo, es importante coordinar con la Secretaría de Educación Pública, ya que esta entidad maneja los pagos. Sin embargo, según la ley, la responsabilidad recae en el empleador (la organización) para garantizar que se realicen estas contribuciones.
2. IBC mensual: El IBC no puede ser inferior al mínimo establecido. Si el IBC mensual es menor que este límite, debe calcularse sobre el salario mínimo para cumplir con las normativas laborales.
Te recomendamos consultar a un experto en derecho laboral para obtener asesoramiento específico sobre cómo implementar estas regulaciones en el sector público.
Buen dia. Una consulta.. Si me pagan menos de un salario minimo por honorarios. $1.300.000 me van descontar la seguridad social sobre el salario minimo? en otro lado me pagan %$300.000 mensuales, tambien van a descontar sobre un salario minimo. No me parece coherente. Donde me pueden explicar este caso porfavor. Gracias
¡Hola Gloria! Gracias por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día. En relación con tu consulta sobre la cotización a la seguridad social para trabajadores independientes, es importante tener en cuenta que están obligados a cotizar aquellos que hayan generado ingresos iguales o superiores a un salario mínimo mensual legal vigente. El IBC no puede ser inferior a un salario mínimo ni superior a 25 salarios mínimos. Si tus ingresos totales igualan o superan el salario mínimo, y al calcular el IBC este sea inferior, la cotización se realizará sobre el salario mínimo para garantizar una base mínima de protección social. Esto puede implicar contribuciones más altas para contratistas con múltiples contratos, lo que reitera la necesidad de reformas que se acomoden a los trabajadores independientes con fuentes de ingreso múltiples o diversificadas.
Hola, el pago de la seguridad social se relizará mes venido?
Hola Luisa. ¡Gracias por ser parte de la comunidad Siempre Al Día! Respecto a tu pregunta, la reforma pensional mantiene la cotización mes vencido para los trabajadores independientes.