Cambios en la implementación del documento equivalente electrónico ¿qué se aprobó y qué quedó pendiente?

La implementación del documento equivalente electrónico para ciertos sectores ha generado muchas dudas y confusión, y por omisión y desconocimiento muchos establecimientos han sido objeto de sanciones que van desde multas hasta el cierre de los establecimientos. Esta fue una de las principales razones para que la Dian publicara el 9 de julio de 2024 un proyecto de resolución, para introducir importantes cambios relación con la implementación del documento equivalente electrónico y la factura electrónica.

Bajo este contexto, el 30 de julio de 2024, la Dian expidió la Resolución 000119 para modificar y adicionar varios artículos de la Resolución 000165 de 2023, la cual ya había sido modificada por la Resolución 000008 de 2024. Sin embargo, no todas las novedades que estaban en el proyecto,  fueron incluidas en esta nueva resolución.

¿Qué contemplaba el proyecto de resolución?

El proyecto de resolución estaba compuesto por 12 artículos, en los cuales del 1 al 10 contemplaban los siguientes cambios:

1. Expedición de documentos equivalentes y factura electrónica

El artículo 1 del proyecto modificaría el inciso 4 del artículo 4 de la Resolución 000165 de 2023, para indicar que los sujetos obligados a facturar podrán expedir los documentos equivalentes mencionados en el artículo 15 de la resolución en mención, y en todos los casos optar por expedir factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los documentos citados.

La anterior versión del inciso señala que la opción de expedir la factura electrónica para las operaciones de los citados documentos solo procedería siempre y cuando no se trataran de documentos equivalentes electrónicos.  Dicha eliminación se daría en razón a que el sujeto obligado a facturar puede optar por expedir factura electrónica de venta o documento equivalente en físico o electrónico en la medida en que este entre en vigencia.

Evalúa si es más conveniente emitir factura electrónica o documento POS electrónico en nuestro editorial: Expedición del tiquete POS electrónico: estas son las novedades a partir de 2024

2. Nueva fecha para la implementación del documento equivalente electrónico “Extracto”

Con el artículo 2 del proyecto de resolución se modificaría el numeral 2 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, el cual contempla el calendario de implementación de los otros documentos equivalentes, en específico en lo que corresponde al documento equivalente electrónico denominado “extracto”. La fecha inicial estaba contemplada para el 1 de mayo de 2024, pero esta fue ampliada por el artículo 1 de la Resolución 000008 de 2024 para el 1 de agosto del mismo año.

De esta manera, con el proyecto de resolución en referencia, se ampliaría nuevamente esta fecha máxima de implementación al 1 de noviembre de 2024.

Consulta nuestro editorial: Extractos bancarios como soporte de costos y gastos vs. Estados de cuenta.

3. Nuevas indicaciones para la generación del documento equivalente tiquete o billete de transporte aéreo  y terrestre de pasajeros electrónico

Con el artículo 3 del proyecto de resolución se adicionarían dos parágrafos al artículo 29 de la Resolución 000165 de 2023.

El primer parágrafo indicaba que cuando se tratara del documento equivalente tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros electrónico que requiera información de los Global Distribution System —GDS—, para la generación del documento equivalente electrónico se contaría con un plazo máximo de hasta 48 horas, a partir del momento de la reserva que el pasajero genera a través del GDS, para que el sujeto obligado a facturar realizara la generación y transmisión a la Dian del documento para su respectiva validación.

En este orden de ideas, los emisores del documento deberían poner a disposición de los pasajeros en sus páginas web o plataformas electrónicas, el documento equivalente electrónico, validado por la Dian.

El segundo parágrafo indicaba que en lo que respecta al transporte terrestre de pasajeros, cuando el documento se expida en el tránsito de un lugar a otro, es decir en el evento en el que el pasajero no tome el servicio directamente en las terminales de transporte o agencia, podrían generar este documento de forma física, y deberían posteriormente transcribirlos en formato XML y transmitirlos en la forma indicada en el numeral 2.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023.

Sobre este último punto sería todo un reto para la Dian el cumplimiento de esta directriz por parte de las empresas de transporte que no cuentan con controles intermedios en carretera, en los que se expida el documento de forma física.

4. Inconvenientes tecnológicos en la emisión del documento POS electrónico

El artículo 4 del proyecto de resolución adicionaría el inciso 2 al numeral 2.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023, para indicar que cuando el sujeto obligado a facturar o expedir documento equivalente, haya optado por facturar sus operaciones con el documento equivalente POS electrónico y se presenten inconvenientes tecnológicos por parte del mencionado sujeto, sería aplicable el procedimiento descrito en los numerales 1.1.1 y 1.1.2 del artículo 37 en referencia:

¿Qué dice el numeral 2.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023?

Este numeral señala que si al momento de la transmisión del documento equivalente electrónico se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto obligado que impiden la transmisión de la información para la validación de la Dian, se deberá generar el documento equivalente que corresponda a la operación que se desea soportar, en físico, de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos con el cumplimiento de los requisitos señalados en la Resolución 000165 de 2023.

Una vez superado el inconveniente, se deberán generar los documentos equivalentes electrónicos en formato XML y ser transmitidos para validación por parte de la Dian en un plazo de 48 horas contadas a partir del momento en que se supere el impedimento.

5. Sujetos obligados a facturar que podrán expedir factura de talonario o papel o documento equivalente en físico

En razón a que en el territorio nacional existen municipios donde no se cuenta con la cobertura de internet fijo, o cuya conectividad al servicio de internet móvil es muy limitada, el artículo 5 del proyecto de resolución, adicionaría el parágrafo 4 al artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023, para hacer una precisión muy importante y es que los sujetos obligados a facturar que estén domiciliados en los municipios indicados en el anexo del proyecto, tendrán la excepción de habilitarse como facturadores electrónicos y podrán expedir factura de talonario o de papel, o documento equivalente en físico.

Lo anterior siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

1. Que el domicilio fiscal y los establecimientos de comercio, del sujeto obligado a facturar , estén ubicados en los municipios del anexo del proyecto de resolución (el listado de estos municipios es proporcionado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones).
2. Que el sujeto obligado a facturar no realice ventas por medio de canales electrónicos.
3. Que las empresas ubicadas en los municipios señalados en el anexo en referencia no tengan contratado internet satelital que suplan los problemas de conectividad.

Tip Alegra: Cuando se deje de cumplir alguna de estas condiciones, el obligado deberá habilitarse como facturador electrónico en un término no mayor a dos meses (contados a partir del momento en que se deje de cumplir el requisito) y expedir la respectiva factura electrónica o documento equivalente electrónico.

La Dian se encargaría de actualizar el listado de municipios anualmente, siempre y cuando se presenten cambios en estos que modifiquen su condición frente a la conectividad a internet.

6. Denominación del documento equivalente POS en la normativa 

Teniendo en cuenta que desde el 1 de julio de 2024 el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS, debe estar siendo implementado por todos sujetos que optaron por expedirlo, el artículo 6 del proyecto de resolución modificaría el numeral 3 del artículo 42 de la Resolución 000165 de 2023, para cambiar la expresión “Documentos equivalentes, expedidos por las máquinas registradoras con sistema POS” por “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS” para ajustarse a este cambio normativo.

7. Precisión sobre la responsabilidad de los proveedores tecnológicos

Mediante el artículo 7 del proyecto de resolución se modificaría el inciso 1 del parágrafo 3 del artículo 55 de la Resolución 000165 de 2023 para ajustar la redacción de dicho inciso en el entendido de que la responsabilidad del proveedor tecnológico es sobre todos los servicios que haya contratado con el sujeto obligado a facturar.

8. Representaciones gráficas en divisas diferentes al peso colombiano e idioma diferente al español

En razón al uso de las diferentes monedas e idiomas que se realizan hoy en día en las negociaciones comerciales y respecto a la representación gráfica de la factura electrónica cuyo formato de generación es el XML,  se hace necesario establecer que los facturadores electrónicos pueden adicionalmente diseñar las representaciones gráficas en otra divisa u otro idioma.

Por ello, mediante el artículo 8 del proyecto de resolución, se adicionaría un parágrafo al artículo 66 de la Resolución 000165 de 2023, indicando que el formato de generación electrónica será el que tenga valor legal, es decir el peso colombiano y el español (pudiendo generarse de forma adicional expresiones en otros idiomas o divisas). 

En cuanto a la representación gráfica, esta debería cumplir con lo previsto para cada tipo de documento y puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado. En relación con el idioma y moneda se podrá optar por:

1. Que la representación gráfica muestre la información en idioma y moneda diferente.
2. Que la representación gráfica se muestre tanto la información en idioma castellano y en pesos colombianos, como la información en idioma y moneda diferente.

9. Oganizaciones autorizadas prestadoras de servicios públicos domiciliarios podrán emitir documento equivalente de forma física

Debido a que las organizaciones autorizadas conforme a la Ley 142 de 1994 para prestar servicios de agua potable y saneamiento básico en municipios menores, zonas rurales y en áreas o zonas urbanas específicas se encuentran en la obligación de expedir factura electrónica y/o documento equivalente de servicios públicos domiciliarios, que este tipo de contribuyentes presta el servicio a un número inferior de 1.000 usuarios y dada su limitada capacidad económica, tecnológica, operativa y en algunos casos de acceso a conectividad a internet, se hace necesario permitir que estas sigan expidiendo el documento equivalente de servicios públicos domiciliarios en forma física.

Lo anterior procederíá, siempre y cuando tenga menos de 1.000 usuarios o que se encuentre entre los municipios listados en el anexo del proyecto donde no se cuenta con la cobertura de internet fijo o cuya conectividad al servicio de internet móvil se limita a las tecnologías 3G y 2G.

Por esta razón, mediante el artículo 9 del proyecto de resolución se adicionaría un parágrafo al artículo 67 de la Resolución 000165 de 2023, estableciendo dicha excepción e indicando que el documento equivalente de servicios públicos deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria —NIT— de quien presta el servicio.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
3. Fecha y hora de expedición.
4. Descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
5. La discriminación del impuesto sobre las ventas —IVA—, según corresponda.
6. El valor total de la operación.
7. Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

10. Información adicional en la factura electrónica de venta por operaciones de compra y venta de divisas y cheques de viajero

Debido a que los profesionales de compra y venta de divisas y cheques de viajero, deben dar cumplimiento a lo indicado en el parágrafo 6 del artículo 84 de la Resolución externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República, lo cual corresponde a información y requisitos adicionales que deben cumplir, incluida la debida diligencia del cliente, mediante el artículo 10 del proyecto de resolución se indicaría que la información adicional que debe contener la factura electrónica en este tipo de operaciones se encuentra señalada en la tabla 18.3 de la caja de herramientas establecida en el punto 19.3 del anexo técnico de la factura electrónica de venta de la Resolución 000165 de 2023.

También se establecería que el sistema de facturación electrónica adoptado por el profesional de cambio no podrá admitir operaciones diferentes a las de compra y venta de divisas y cheques de viajero.

Por último, se indica que esta factura electrónica, además de los requisitos propios de esta, deberá incluir la siguiente información adicional:

1. Tasa de cambio aplicada a la operación, la cual debe corresponder al “valor unitario” señalado en la factura electrónica. 
2. Nombre de la moneda negociada, la cual debe quedar señalada en el campo de “descripción” de la operación, diferenciando si se trata de una compra o de una venta de divisas, incluyendo el código de la moneda extranjera negociada conforme a la lista de monedas incluida en el “Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta – versión 1.9”, o el que haga sus veces. 
3.  Clase de la operación, sea de compra o de venta de divisas de acuerdo con la “descripción” de la operación y el código aplicado a cada operación.
4. Monto de las divisas negociadas, expresada en el campo de “cantidad” de la factura electrónica por cada operación de compra o de venta.
5. Valor en pesos colombianos de la operación, expresado en el campo “total” de la factura electrónica, el cual será el equivalente de multiplicar la cantidad de divisas negociadas por el valor unitario, expresado este último como tasa de cambio en pesos colombianos por cada unidad de divisa transada.
6. Código de debida diligencia al cliente – DDC aplicada a la operación de acuerdo con lo señalado en el “Tabla 18.3 de la Caja de Herramientas establecida en el punto 19.3 del “Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta – versión 1.9” o el que haga sus veces, diligenciando la información requerida según el tipo de debida diligencia al cliente – DDC aplicada.
7. Correo electrónico del cliente, persona natural o jurídica contraparte.

¿Qué fue aprobado con la nueva resolución frente a la implementación del documento equivalente electrónico y la factura electrónica?

La Resolución 000119 de 2024 está compuesta por 7 artículos. Los cambios se encuentran establecidos en los artículos 1 a 5 así:

1. El artículo 1 de esta resolución modificó el inciso 4 del artículo 4 de la Resolución 000165 de 2023 para indicar que, los sujetos obligados a facturar podrán expedir los documentos equivalentes mencionados en el artículo 15 de la resolución en mención, y en todos los casos podrán optar por expedir factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los documentos citados.

Este cambio fue aprobado tal cual como estaba en el proyecto de resolución.

2. El artículo 2 de la resolución modificó el numeral 2 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, ya modificado por la Resolución 00008 de 2024 para ampliar los plazos en el calendario escalonado de implementación del documento equivalente electrónico para los siguientes documentos:

• El de servicios públicos domiciliarios.
• El tiquete de transporte de pasajeros.
• El extracto.

La implementación de estos documentos equivalentes electrónicos estaba prevista para el 1 de agosto de 2024; pero cambió al 1 de noviembre de dicho año en razón a que la Dian requiere facilitar dicho proceso con el acompañamiento y la socialización de las definiciones contenidas en el anexo técnico del documento equivalente electrónico 1.0  a los sujetos obligados; para que estos cumplan con esta obligación de forma adecuada.

Cabe indicar que el proyecto de resolución solo contemplaba dicho cambio para el documento equivalente electrónico “Extracto”.

3. El artículo 3 de la resolución adicionó un parágrafo al artículo 29 de la Resolución 000165 de 2023, el cual señala que cuando se trate del documento equivalente tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros electrónico que requiera información de los Global Distribution System —GDS—, para la generación del documento equivalente electrónico se contará con un plazo máximo de hasta 48 horas, a partir del momento de la reserva que el pasajero genera a través del GDS, para que el sujeto obligado a facturar realice la generación y transmisión a la Dian del documento para su respectiva validación.

En el proyecto de resolución se planteaba la adición de dos parágrafos, pero en la Resolución 000119 de 2024 solo se aprobó uno.

4. El artículo 4 de la resolución modificó el numeral 3 del artículo 42 de la Resolución 000165 de 2023, cambiando la expresión “Documentos equivalentes, expedidos por las máquinas registradoras con sistema POS” por “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS”. Este cambio se aprobó tal cual como estaba en el proyecto de resolución.
5. El artículo 5 de la resolución adicionó un parágrafo al artículo 66 de la Resolución 000165 de 2023 precisando que en cuanto a la representación gráfica de la factura electrónica esta deberá cumplir con lo previsto para cada tipo de documento y podrá ser diseñada de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado. En relación con el idioma y moneda se podrá optar por:

• Que la representación gráfica muestre la información en idioma y moneda diferente.
• Que la representación gráfica se muestre tanto la información en idioma castellano y en pesos colombianos, como la información en idioma y moneda diferente.

Este cambio fue aprobado tal cual como estaba en el proyecto de resolución.

De esta manera se puede evidenciar como varios puntos de los que estaban incluidos en el proyecto de resolución no fueron incluidos en esta normativa; como por ejemplo el tan importante cambio relacionado con la posibilidad de que en zonas donde no se tuviera acceso al internet se pudiera emitir factura de talonario o de papel, o documento equivalente en físico.

Con Alegra facturas electrónicamente y emites tus tiquetes POS rápido y fácil

Ante estos cambios normativos, Alegra se presenta como una solución integral que facilita la emisión de facturas electrónicas y la gestión del POS electrónico de manera eficiente y rápida. 

Con Alegra, no solo podrás cumplir con las normativas vigentes, sino también optimizar tus procesos contables y administrativos, asegurando una transición fluida ante cualquier cambio regulatorio. Mantente un paso adelante y simplifica tu gestión contable con Alegra.

¡Aprovecha nuestros 15 días de prueba gratuita y elige la solución que mejor se adapte a tus necesidades!

• Facturación electrónica.
• Documento equivalente POS electrónico.

¿Qué opinas de los cambios que se realizaron al sistema de facturación electrónica y los que quedaron pendientes? Comparte tu respuesta en la caja de comentarios y sigue explorando nuestro portal  Siempre Al Día para que estés al tanto de estos cambios.

¡Descarga la resolución!

Fuente: Dian