Extractos bancarios como soporte de costos y gastos vs. Estados de cuenta

Con relación a la validez de los extractos bancarios como soporte de costos y gastos a nivel fiscal, en marzo de 2024 se conoció un caso muy sonado en el que una persona solicitó a una entidad bancaria aclaración sobre por qué el documento que estaba emitiendo para soportar los gastos y el IVA descontable por las operaciones bancarias estaba siendo emitido como estado de cuenta y no como extracto bancario, ya que la Dian le estaba desconociendo tales costos, deducciones e impuestos descontables.

Analicemos varios aspectos importantes en relación con este tema:

Facturar electrónicamente o expedir documento equivalente ¿en qué se diferencian estas obligaciones?

En este punto es fundamental tener en cuenta que en la Resolución 0000165 de 2023, en su artículo 7 y el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, se exponen quiénes son los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Es decir, inicialmente todos los mencionados en dichos artículos están obligados a facturar electrónicamente, pero el artículo 14 de la resolución en referencia ha dispuesto que, aun teniendo esa obligación de facturar, se permite que para ciertas operaciones, en lugar de emitir dicha factura electrónica, se emita un documento equivalente. Los casos son:

1. El tiquete de máquina registradora POS.
2. La boleta de ingreso a cine.
3. El tiquete de transporte de pasajeros.
4. El extracto.
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
6. El documento en juegos localizados (máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares).
7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizado.
8. El documento expedido para el cobro de peajes.
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
13. El documento equivalente electrónico.

Sin embargo, con la obligatoriedad de la implementación de los documentos equivalentes electrónicos, la cual inició de forma escalonada desde el 1 de mayo de 2024 (para el caso del documento POS electrónico), y teniendo en cuenta que estos tendrán la misma estructura que la factura electrónica, se espera que por practicidad y funcionalidad muchos de los que pueden emitir estos documentos equivalentes electrónicos migren a la facturación electrónica. Por ejemplo, aunque dichos documentos equivalentes servirán como soporte de costos y gastos si se puede identificar al adquiriente, no darán lugar a la deducción del 1 % aplicable a las personas naturales en su declaración de renta (como sí ocurre en el caso de la factura electrónica). 

Tip Alegra: Muchas personas naturales preferirán adquirir sus bienes y/o servicios en establecimientos que sí les emitan dicha factura electrónica.

Evalúa si es más conveniente emitir factura electrónica o documento POS electrónico en nuestro editorial: Expedición del tiquete POS electrónico: estas son las novedades a partir de 2024

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• Facturación electrónica.
• Documento equivalente POS electrónico.

¿Los bancos están obligados a facturar o elaborar documento equivalente?

De acuerdo con el artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023, cuya reglamentación se encuentra en el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento se encuentran entre los sujetos no obligados a expedir factura y/o documento equivalente (ver numeral 1 del artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023). 

Por esta razón, ante la inquietud de la usuaria en relación con la emisión del estado de cuenta y no del extracto bancario, la entidad bancaria sustentó su respuesta en que ellos no están obligados a facturar ni a expedir documento equivalente.

Extractos bancarios como soporte de costos y gastos

En efecto, dentro de la lista de documentos equivalentes del artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 se encuentra el extracto. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que el mismo artículo señala que este podrá ser expedido por los obligados a facturar que sean sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, y fondos de pensiones y cesantías.

Lo anterior aplica para los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público, y en general por las operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación y entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.

De esta manera, se entiende que dicha obligatoriedad no aplica para los bancos y, por tanto, las personas que pretendan soportar dichos costos y gastos deberían hacerlo emitiendo el documento soporte por compras con sujetos no obligados a facturar. Sin embargo, el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, el cual señala los requisitos que debe contener el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, indica que en el caso de los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento, será válido fiscalmente el extracto expedido por tales entidades. Es decir, que en este caso el adquirente o comprador no debería emitir el documento soporte en referencia.

Efectos de que el extracto bancario sea emitido como estado de cuenta

A través del Concepto Unificado 106 de 2022, la Dian indicó que la legislación tributaria contempla dos tipos de extracto:

1. El contemplado como documento equivalente (numeral 4 del artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016), y
2. El extracto contemplado como documento soporte de costos, deducciones e impuestos descontables (parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016).

En este sentido, al analizar los requisitos que debe cumplir el extracto bancario como documento soporte y la intención del parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, se encuentra que no existe un requisito que exija que dicho documento se denomine de forma expresa como “extracto”. Por lo tanto, se entiende que la norma hizo referencia a ese término solo para permitir que los documentos emitidos por los bancos, corporaciones financieras y las compañías de financiamiento sirvan como documento soporte sin importar su denominación.

¿Qué se recomienda hacer?

Ante esta situación, quienes pretendan soportar sus costos, gastos e impuestos descontables en operaciones bancarias con el documento emitido por las entidades bancarias bajo otro nombre diferente al de “extracto” tienen varias opciones:

¿Estás de acuerdo en que la Dian debe emitir un pronunciamiento más específico en relación con este tema? Compártenos tu opinión en la caja de comentarios. Sigue explorando nuestro portal Siempre Al Día para mantenerte actualizado con los temas fiscales, contables y financieros más relevantes, y que marcarán la diferencia en el ejercicio de tu profesión.