Certificado de retención en la fuente: características y plazo para su expedición

El certificado de retención en la fuente es vital para las empresas y contadores públicos, ya que sirve de soporte para que quien sufrió la retención pueda acreditarla en sus obligaciones tributarias. Un certificado bien emitido garantiza transparencia y cumplimiento legal, facilitando la declaración de renta del beneficiario de la retención y la conciliación de cuentas de la empresa retenedora.

1. Importancia del certificado de retención en la fuente

Para las empresas, entregar estos certificados en tiempo y forma es obligatorio y evita sanciones. Para los contadores públicos, gestionar adecuadamente las retenciones asegura que la contabilidad refleje correctamente los anticipos de impuestos, impactando positivamente la planeación financiera y el cumplimiento tributario de la organización.

2. ¿Cuál es la normativa sobre el certificado de retención en la fuente?

En Colombia, la retención en la fuente es un mecanismo de recaudación anticipada de impuestos regulado por el Estatuto Tributario —ET— y decretos reglamentarios. La normativa vigente establece que todo agente retenedor (es decir, quien por ley debe practicar retenciones, como la mayoría de empresas y empleadores) debe expedir un certificado anual de las retenciones efectuadas en el año gravable inmediatamente anterior. Esta obligación aplica a retenciones por impuestos nacionales como renta, Impuesto a las ventas —IVA—, e incluso retenciones locales como industria y comercio —ICA—.

Algunos puntos legales clave:

• Base legal: el artículo 381 del ET dispone la obligación de expedir certificados por las retenciones en la fuente diferentes a las de salarios. Este artículo detalla que los agentes retenedores deben emitir un certificado anual con la información de cada retención practicada y permite que, a solicitud del retenido, se expidan certificados individuales por cada retención si se requieren. En el caso de retenciones sobre salarios, también existe la obligación de certificar ingresos y retenciones (formulario Dian 220), bajo lineamientos similares.

• Responsabilidad del agente retenedor: es deber del agente retenedor calcular la retención al momento de pagar o contabilizar el gasto, declarar y girar esos valores a la Dian en los plazos correspondientes, y expedir los certificados a los beneficiarios de los pagos. El incumplimiento de expedir los certificados conlleva sanciones administrativas; la Dian puede imponer multas a la empresa que no entregue estos documentos a tiempo, según lo previsto en el Estatuto Tributario (por ejemplo, el artículo 667 establece sanciones por no expedir certificados exigidos). 

3. ¿Cuándo deben expedirse los certificados de retención en la fuente? 

La legislación fija como plazo máximo para entregar los certificados el último día hábil de marzo del año siguiente al año gravable reportado. Por ejemplo, las retenciones practicadas durante todo el 2024 deben certificarse a más tardar el 31 de marzo de 2025​.

Cabe destacar que, tratándose de retenciones de IVA, la Dian exige expedir certificados bimestrales a quienes se les practicó retención de IVA, dado que este impuesto se declara más frecuentemente.

4. Aplicación práctica y generación del certificado

Emitir un certificado de retención en la fuente correctamente implica reunir información esencial y presentarla de forma clara. A continuación, se detalla qué debe contener y cómo generarlo, incluyendo cómo con Alegra contabilidad se simplifica el proceso:

¿Cuáles son los requisitos para expedir un certificado de retención en la fuente?

La Dian establece que el certificado de retención en la fuente debe contener como mínimo los siguientes datos​:

• Año gravable y ciudad donde se efectuó la retención.
• Datos del agente retenedor: nombre o razón social, NIT (Número de Identificación Tributaria) y dirección del agente retenedor (empresa o persona que practicó la retención).
• Datos del retenido (beneficiario del pago): nombres y apellidos (o razón social) y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
• Concepto de la retención: especificar el tipo de ingreso o pago sujeto a retención – por ejemplo, servicios profesionales, compras, honorarios, comisiones, arrendamientos, rendimientos financieros, etc., o el impuesto al que corresponde la retención (renta, IVA, ICA).
• Valores: el valor bruto del pago o abono sujeto a retención (base de la retención) y el valor retenido efectivamente (monto del impuesto retenido). Puede indicarse también la tarifa (%) aplicada para mayor claridad.
• Constancia legal: una indicación de que el certificado se expide conforme a lo dispuesto en la ley (por ejemplo, citando el artículo 381 ET), e idealmente la firma del agente retenedor o una nota de validez sin firma autógrafa cuando se genera por medios electrónicos (según normas de firma digital permitidas).

Tip Alegra: Estos elementos garantizan que el certificado sea completo y válido. Por ejemplo, incluir la ciudad y año gravable permite ubicar temporal y geográficamente la retención; detallar NIT y nombres tanto del retenedor como del retenido asegura la identificación de las partes; y especificar el concepto y valor retenido permite al beneficiario saber qué impuesto fue anticipado a su nombre y por qué cuantía.

Ejemplo práctico de generación sobre el certificado de retención en la fuente

Imaginemos la empresa XYZ S.A.S. que en 2024 contrata a un consultor independiente. Por sus servicios, le paga un total de $10.000.000 durante el año. Dado que se trata de honorarios por servicios profesionales, XYZ actúa como agente retenedor aplicando, supongamos, una tarifa del 11 % de retención en la fuente por renta. En cada pago, XYZ retuvo el 11 % y lo reportó en sus declaraciones mensuales de retención.

Al cierre de 2024, el contador de XYZ debe preparar el certificado de retención para este consultor. En dicho certificado anual se consignaría, entre otros datos:

• Año gravable: 2024; Ciudad: p. ej. Bogotá.
• Retenedor: XYZ S.A.S., NIT 900.123.456-7, Dirección: Cr 10 # 20-30 Bogotá.
• Beneficiario del pago: Juan Pérez, CC/NIT 1010123456 (o Juan Pérez Consultor S.A.S., NIT …).
• Concepto: Honorarios profesionales (servicios de consultoría).
• Valor del pago sujeto a retención: $10.000.000 (suma total de pagos del año por ese concepto).
• Valor retenido: $1.100.000 (equivalente al 11 % del total pagado, que fue retenido como anticipo de impuesto de renta).

Con esta información, el certificado detallará que Juan Pérez tuvo $1.100.000 retenidos en 2024 por sus honorarios, valor que podrá descontar como anticipo en su declaración de renta del mismo año. XYZ S.A.S., por su parte, cumplirá al entregarle este documento antes de finalizar marzo de 2025.

Automatización con Alegra

Con Alegra se facilita enormemente la generación y envío de certificados de retención, agilizando esta tarea para el contador:

• Generación en minutos: Alegra permite generar automáticamente los certificados a partir de la información registrada en el sistema. Todas las retenciones practicadas a proveedores o empleados durante el año quedan almacenadas; al final del período, con unos pocos clics, el sistema compila los datos requeridos y elabora los certificados correspondientes. Esto elimina tener que reunir manualmente la información de diferentes fuentes.
• Plantillas actualizadas: Alegra utiliza un formato estándar que cumple con los requisitos de la Dian. Por ejemplo, incluye automáticamente los campos de identificación, valores y conceptos necesarios, evitando omisiones. Además, dado que se actualiza constantemente, incorpora cambios normativos (como ajustes en tarifas o nuevas disposiciones) para asegurar que el certificado esté conforme a la ley vigente.
• Envío eficiente: una vez generados, puedes enviar los certificados por correo electrónico directamente a todos tus proveedores o clientes retenidos. Alegra posibilita el envío masivo, adjuntando el documento de cada certificado personalizado. De esta forma, el agente retenedor se asegura de notificar a cada beneficiario de pago sin tener que enviar documentos uno por uno.
• Almacenamiento y consulta: los certificados quedan guardados en la nube dentro de Alegra, lo que significa que tanto el contador como la gerencia pueden consultarlos o reexpedirlos en cualquier momento. Esto es útil si un proveedor extravía su copia, o para verificar datos en futuras auditorías.

5. Comparativa: generación manual vs. automatizada con Alegra

A continuación, se presenta una tabla que resume las diferencias entre elaborar certificados de retención de forma manual y hacerlo usando Alegra, destacando eficiencia y reducción de errores:

Usar Alegra para gestionar los certificados de retención en la fuente aporta eficiencia y exactitud. ¡Activa tus 15 días gratis en Alegra ahora!

6. Conclusión

El certificado de retención en la fuente es un documento pequeño pero de gran relevancia en la práctica contable y fiscal. Para los contadores públicos, dominar su preparación y entrega oportuna es parte esencial de las funciones, asegurando que la empresa cumpla con sus deberes de agente retenedor y que quienes han sufrido retenciones puedan soportar sus descuentos tributarios sin inconvenientes.

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