Migración de software contable: implicaciones y puntos a tener en cuenta

¿Te imaginas perder información contable o el control de las finanzas de la empresa en plena operación? En muchos casos, la falta de un software contable eficiente es como intentar guiar un barco sin timón. 

La buena noticia es que la migración a un software contable más moderno y funcional puede ser el cambio que lo transforme todo. Pero, como todo gran cambio, este proceso viene con sus desafíos.

Atendiendo esto, en este artículo a través de 5 pasos clave te llevaremos por el camino del cambio de software, desde entender la importancia de una planificación adecuada hasta cómo hacer que esta transición sea un éxito. 

1. Evaluación de la compatibilidad de datos y parametrización

Antes de realizar la migración es importante tener en cuenta lo siguiente en cuanto a parámetros, compatibilidad y traslado de información: 

• Se debe documentar cualquier cambio y validar con el equipo de soporte del software las dudas que se presenten.
• El nuevo software debe ser compatible con los datos existentes ante la migración de saldos iniciales.
• Los formatos de archivo, la estructura de cuentas y la parametrización deben adecuarse a las necesidades de la empresa, para esto es muy útil segmentar la información por grupos de cuentas y validar su estructura. 
• El traslado de información debe realizarse a través de la importación de datos y no de forma manual. 

Con estos puntos puedes evaluar qué tan drástico será el cambio y cuánto tiempo puede tardar la transición para el equipo.

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2. Capacitación del equipo y acompañamiento en la transición

Cuando se realiza una migración a un nuevo software dejando de lado la asistencia y la capacitación del equipo pueden generarse inconvenientes, inconformidades y una baja apertura al cambio. 

Por esta razón, se recomienda que, antes de realizar la migración, se solicite una capacitación para los colaboradores incluyendo a quienes tengan roles de liderazgo en la organización, no solo desde el equipo contable sino también a todos los que se involucren en el registro y administración de información como equipos de ventas, de compras, de gestión de inventario, entre otros.

Aprovecha este proceso creando un flujo de procesos por cargo, identificando actividades a automatizar y mejorando la parametrización inicial, cuentas y accesos. Así, la migración será una oportunidad de mejora, no un reto.

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3. Impacto en los procesos y continuidad del negocio

Además, es crucial revisar los procesos afectados, suprimidos o mejorados con el nuevo software, asegurando que las actividades diarias y la gestión del negocio no se vean interrumpidas.

Como medida preventiva, es importante evaluar riesgos y establecer un plan de contingencia para posibles fallos.

También es esencial considerar las fechas de presentación de información a los entes de control, que varían según el sector. Generalmente, iniciar la migración al comienzo del año es ideal, ya que el cierre contable estará completo, facilitando la generación de saldos iniciales.

4. Cumplimiento normativo y ciberseguridad

Si bien la evaluación del costo y las mejoras tecnológicas pueden ser los puntos más relevantes para decidir tener un nuevo software, el cumplimiento normativo y aspectos de ciberseguridad también deben estar inmersos en la evaluación.

Es fundamental asegurarse de que el nuevo sistema cumpla con los requerimientos legales, tributarios, laborales y comerciales establecidos por el Gobierno nacional. También, debe permitir un correcto manejo de la taxonomía contable y NIIF, garantizando el reconocimiento, medición y revelación adecuada de la información para los usuarios y entes de control.

Además, validar los aspectos sobre seguridad en la nube, custodia de la información y almacenamiento seguro. 

Al respecto, te recomendamos nuestro artículo: Recomendaciones de ciberseguridad para contadores para que estés Siempre Al Día en la gestión de riesgos.

5. Experiencia de uso, rendimiento, escalabilidad y soporte

Alejándonos de los temas técnicos, también es necesario tener en cuenta los beneficios del nuevo software, entre estos deberían estar: 

• Acceso a la información desde la nube para facilitar la comunicación y el flujo de procesos desde cualquier lugar y dispositivo.
• Funcionalidades que mejoren la eficiencia de los equipos y faciliten la generación de reportes inteligentes.
• Reducción de costos al tener modelos escalables donde se pueda utilizar el software contable en nuevos puntos de venta, sucursales o países.
• Una interfaz amigable que genere una excelente experiencia de uso. 
• Asistencia técnica 24/7 por parte del equipo de soporte para los miembros del equipo. 

Al tener todo esto en cuenta, la evaluación de un nuevo software contable y la migración de la información será un proceso exitoso.

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Cuéntanos en los comentarios cuál de los puntos mencionados te pareció el más relevante al momento de evaluar migrar a otro software contable.

Recuerda que en la sección de contabilidad de Siempre Al Día podrás conocer información clave sobre la práctica profesional de los contadores públicos.