Software de nómina en Colombia: qué debes tener en cuenta para elegirlo

Diferentes entidades de control exigen a las empresas que reporten correctamente los pagos de nómina, las retenciones y otros conceptos. 

Un buen software de nómina en Colombia debe apoyarte en la generación de estos reportes para que puedas cumplir con los plazos establecidos y evitar sanciones y riesgos, pero también para que tengas información de insumo para análisis y toma de decisiones. 

Aquí te contamos qué debes tener en cuenta para elegir la mejor opción.

7 Aspectos clave a tener en cuenta al elegir un software de nómina en Colombia

Estos son los aspectos más relevantes que debes tener en cuenta al elegir un software de nómina en Colombia:

1. Alineación normativa

Es indispensable que el software respete los lineamientos relacionados con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás derechos laborales establecidos en el Decreto 1072 de 2015 y el Código Sustantivo de Trabajo —CST—. Esto incluye el cálculo correcto de las cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios, horas extras, entre otros.

Si deseas indagar más sobre la normativa laboral en Colombia, te invitamos a consultar nuestros contenidos: Conceptos básicos de nómina, Herramienta para calcular la nómina y Liquidación del contrato laboral.

2. Parametrización requerida para emitir reportes a entes de control

Un software de nómina confiable debe garantizar que toda la información esté organizada y actualizada según las exigencias de la Unidad de Gestión Pensional y de Parafiscales —UGPP— y la Dian. Para validarlo, asegúrate de responder «sí» a estas preguntas clave:

• ¿El software liquida correctamente la seguridad social, parafiscales, prestaciones sociales y otros para preparar la información ante la UGPP?
• ¿Permite el registro de novedades laborales (licencias, incapacidades, bonos)?
• ¿Permite la emisión de nómina electrónica ante la Dian?
• ¿Permite realizar la liquidación de un contrato laboral y contempla indemnizaciones? 
• ¿Calcula las retenciones relacionadas con pagos laborales?

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3. Facilidad de uso

Un software de nómina debe ser fácil de usar para quienes no están especializados en tecnología. La interfaz debe ser intuitiva, con opciones claras para agregar o modificar empleados, crear conceptos de nómina, y generar reportes de manera rápida.

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4. Integración con sistemas contables

El software de nómina debe integrarse fácilmente con otros sistemas contables, como el software de contabilidad de la empresa o con plataformas fiscales de la Dian. Esto permite que la información fluya de manera fluida y ahorres tiempo en desarrollos independientes o hojas de cálculo.

5. Soporte técnico y actualizaciones

Es fundamental que el software cuente con soporte técnico eficiente y actualizado constantemente para estar al día con los cambios normativos. La actualización automática ante cambios fiscales o laborales es un plus que ahorra tiempo y evita errores.

Además, poder realizar consultas es clave sobre todo en el proceso de inducción a la plataforma.

6. Seguridad de la información

La protección de datos es clave. Un software de nómina debe ofrecer niveles adecuados de seguridad, como encriptación de datos y control de acceso, para asegurar que la información confidencial de los empleados esté protegida.

7. Información en la nube

Contar con un software en la nube te garantiza actualizaciones permanentes y el acceso a la información desde cualquier lugar, así podrás visualizar o compartir reportes como el detalle de alguna liquidación o el reporte de la nómina emitida a la Dian.

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Recuerda que abrir la discusión en las empresas que asesoras sobre las herramientas que usan es muy importante para tu gestión. Cuéntanos en los comentarios cuál de los 7 puntos mencionados te parece el más relevante.

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