Retención de aportes a seguridad social de trabajadores independientes ¿es obligatoria o voluntaria?

La nueva retención de aportes a seguridad social de trabajadores independientes introducida por la Ley 2381 de 2024 generó muchas dudas sobre su aplicación, entre ellas si sería obligatoria o si dependía de un mutuo acuerdo con el contratista.

Con base a lo anterior, el 25 de marzo de 2025 el Ministerio de Salud y Protección Social reglamentó dichos cambios a través de la expedición de la Resolución 467. A continuación, abordamos en detalle los aspectos más relevantes frente a este importante tema.

¿Cuál fue el cambio introducido por la Ley 2381 de 2024?

La Ley 2381 de 2024, conocida como la reforma pensional, marcó un antes y después en el sistema de protección social colombiano. Dicha ley estableció el “Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de Origen Común”, creando un esquema de pilares en pensiones (solidario, contributivo de prima media y ahorro individual, voluntario, etc.). 

Entre sus disposiciones, los artículos 7 y 21 de la Ley 2381 delinearon nuevas responsabilidades para empleadores y contratantes de prestación de servicios en cuanto al pago de cotizaciones a seguridad social​. En términos simples, la ley trasladó parcialmente la responsabilidad de los aportes de los independientes hacia quienes los contratan.

A partir del 1 de julio de 2025, las empresas o entidades que contraten servicios por prestación (de duración superior a un mes) deberán asumir un rol activo en el pago de la seguridad social del contratista​. En principio, la ley indicó que el contratante debe descontar del pago los montos de aportes a salud, pensión, riesgos laborales y Parafiscales, y girar esos valores directamente al sistema. 

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Reglamentación a través de la Resolución 467 de 2025

La Resolución 467 de 2025, expedida por el Ministerio de Salud, es la norma reglamentaria que ajusta la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —PILA— para dar cumplimiento a la Ley 2381 de 2024​. Entre otras cosas, esta resolución:

• Crea un nuevo tipo de aportante “15 – Contratante” en la PILA, a través del cual las empresas contratantes podrán liquidar y pagar los aportes de sus contratistas cuando corresponda en los siguientes casos:

• Introduce un nuevo tipo de cotizante asociado: cotizante tipo 59 – Independiente con contrato de prestación de servicios superior a un mes. Este subtipo de cotizante se usará para reportar a aquellos contratistas cubiertos bajo estas nuevas reglas.

Tip Alegra: Para el aportante “15”, solo podrá emplearse la planilla Y con el cotizante tipo 59.

• Ajusta la estructura de la PILA para reflejar el esquema de “pilares” en pensiones definido por la reforma​. Por ejemplo, se dictan reglas para la distribución del aporte entre el componente de Prima Media (Colpensiones) y el componente de Ahorro Individual (administradoras privadas) dentro del pilar contributivo.
  
• Refuerza la obligación de afiliación al sistema de Riesgos Laborales —ARL— cuando exista un contrato de prestación de servicios superior a un mes, estableciendo que el contratante debe asegurar dicha afiliación y el pago de la cotización al riesgo laboral en ciertos casos.

Retención de aportes por parte del contratante: ¿obligatoria o voluntaria?

Un acuerdo mutuo. La Resolución 467 de 2025 enfatiza que la retención de aportes por parte de la empresa contratante requiere un acuerdo expreso con el trabajador independiente. En otras palabras, no es automática ni impuesta unilateralmente. Según esta resolución, solo se efectúa la retención y giro de aportes si contratante y contratista así lo acuerdan previamente por mutuo consentimiento​.

Tip Alegra: El contratista independiente debe autorizar que de sus honorarios se descuente el valor de los aportes a seguridad social para que el contratante los pague a los fondos correspondientes.

Esto derriba la idea inicial de que a partir de julio de 2025 todas las empresas estarían forzadas a retener aportes de cualquier contratista. En realidad, la empresa tiene la obligación legal de garantizar que el contratista cotice, pero puede cumplirla de dos maneras: 1) reteniendo y pagando ella misma los aportes con autorización del contratista, o 2) exigiendo y verificando que el contratista realice directamente sus pagos mes a mes.

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¿De dónde surge la necesidad de acuerdo? 

Aunque la Ley 2381 de 2024 impone al contratante una responsabilidad en la cotización, no derogó la autonomía del contratista independiente sobre la administración de sus ingresos. Por ello, la reglamentación vía Resolución 467 de 2025 optó por un enfoque colaborativo: el contratista puede decidir si permite que la empresa maneje sus aportes o si prefiere seguir cotizando por su cuenta. Este esquema asegura respeto a la naturaleza independiente de la relación contractual, a la vez que busca cumplir el objetivo de la ley (que no queden períodos sin cotizar).

En la práctica, lo recomendable será que al momento de suscribir el contrato de prestación de servicios, ambas partes dejen por escrito si se implementará la retención de aportes. Usualmente, esto se puede incluir en una cláusula contractual o en un documento anexo de autorización firmado por el contratista. Si el contratista no desea que la empresa descuente sus aportes, deberá entonces comprometerse a pagarlos directamente y a entregar oportunamente los comprobantes de pago al contratante.

Cabe aclarar que existen circunstancias en las que la participación del contratante en los aportes es obligatoria por ley. En especial, la normativa distingue por el nivel de riesgo laboral de la actividad contratada:

• Si el contratista pertenece a los niveles de riesgo I, II o III (riesgo bajo o medio), la retención de aportes a salud, pensión y ARL es voluntaria, sujeta al mutuo acuerdo. Es decir, nada obliga a la empresa a hacer estos descuentos si el contratista prefiere manejar sus aportes directamente. Todo queda a la negociación entre las partes.
  
• Si el contratista realiza una actividad de riesgo IV o V (riesgo alto o muy alto, por ejemplo trabajos en construcción, alturas, actividades peligrosas), el contratante está obligado a afiliarlo a una ARL y asumir el pago de la cotización a riesgos laborales durante la vigencia del contrato. Esta parte sí es obligatoria por norma de salud ocupacional: la empresa debe proteger al contratista contra accidentes de trabajo y enfermedades laborales, cotizando a la ARL correspondiente. 

Ahora bien, para los otros subsistemas (salud, pensión y caja de compensación) incluso en estos casos de alto riesgo, el contratante podrá también asumir su liquidación y pago de manera opcional, siempre que exista un acuerdo voluntario con el contratista​.

Tip Alegra: En términos sencillos: con riesgo IV o V, la empresa contrata y paga la ARL por exigencia legal, y adicionalmente puede (no tiene que) hacerse cargo de salud y pensión si el contratista lo autoriza.

En todos los casos, si no hay acuerdo, el trabajador independiente mantiene la responsabilidad de pagar sus aportes directamente, tal como antes. La empresa contratante, por su parte, debe velar porque esto ocurra. 

¿Qué sucede si se detecta que el independiente no ha cotizado en debida forma?

Aquí cobra relevancia una medida vigente desde hace años: el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que faculta a los contratantes a retener pagos en caso de mora o incumplimiento en aportes. De acuerdo con la Resolución 467, si durante la ejecución o al finalizar el contrato el contratante detecta que el contratista no pagó total o correctamente la seguridad social, podrá retener las sumas adeudadas de los honorarios pendientes, para cubrir dichos aportes omitidos​.

¿En qué planilla se realizará el reporte de los aportes retenidos a los contratistas?

De acuerdo con la reglamentación técnica, estos pagos se realizarán en la planilla específica para independientes a cargo de empresas, referida como planilla “Y – Planilla Independientes Empresas”, destinada justamente a aportantes tipo 15 – Contratante. 

Allí la empresa lista a los contratistas cuyos aportes va a pagar en ese período. Cada contratista tendrá su línea como cotizante tipo 59, con los datos de su afiliación a salud, fondo de pensiones, ARL, etc. Es crucial que el personal de nómina o quien maneje la PILA se actualice sobre cómo diligenciar estos nuevos campos. Los operadores de información (Aportes en Línea, MiPlanilla, etc.) seguramente habilitarán guías y actualizaciones en sus sistemas para facilitarlo.

En síntesis, la retención de aportes es voluntaria y depende de mutuo acuerdo. No obstante, la responsabilidad final de que los aportes se realicen sí recae tanto en contratista como en contratante.

¿Cuándo empiezan a regir estos cambios?

Los cambios en la PILA serán exigibles a partir de los aportes de julio de 2025 (pagados en agosto)​. A partir de esa fecha ya se podrá usar el tipo de aportante 15 – contratante en la planilla.

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