Nómina en el presupuesto financiero: impacto de una inadecuada inclusión de seguridad social y prestaciones sociales

¿Qué pasaría si estás en la ejecución de un proyecto que en la etapa de presupuesto generaba rentabilidad y flujo de caja, pero en la realidad no, y te das cuenta que el motivo de este cambio es porque no se incluyó la carga prestacional y de seguridad social correctamente?

Seguramente sería complicado justificar qué pasó, por tanto, en este artículo te mencionamos 5 aspectos que debes tener en cuenta para crear presupuestos lo más ajustados a la realidad en lo que tiene que ver con la nómina para que tus presupuestos y proyecciones estén Siempre Al Día.

1. Incluir y discriminar la nómina para identificar el IBC 

Es necesario incluir toda la nómina asociada en el presupuesto, ya sea con contrato indefinido, fijo o por prestación de servicios. 

Además, se debe identificar el ingreso base de cotización —IBC— para determinar los aportes a seguridad social como salud, pensión y ARL e identificar qué salarios de la nómina superan los dos salarios mínimos para estimar las prestaciones sociales como cesantías, intereses a las cesantías y prima de servicios.

Si aún no conoces con exactitud el porcentaje de aportes y el IBC, este artículo puede ayudarte a reforzar estos conceptos: Conceptos de nómina que todo contador público o estudiante de contaduría pública debe conocer.

Por otra parte, también es necesario discriminar la nómina para identificar quiénes tienen salario fijo o variable, en el caso del componente variable al hacer proyecciones de crecimiento, la nómina incrementará conforme al nivel de venta. 

Esta discriminación es muy importante para el cálculo de punto de equilibrio, ya que por lo general se encuentran proyecciones estimadas de forma general como porcentaje de las ventas o con un rubro fijo, lo cual no atiende la realidad de las empresas. Incluso si se presentan casos de nómina escalonada (comportamiento mixto) por niveles de producción, esto deberá contemplarse.

2. Evaluar el porcentaje de carga prestacional según las características del contrato

En ocasiones se encuentran proyecciones en las que para facilitar los cálculos algunos analistas incluyen el valor del salario mínimo para proyectar el pago a empleados y asumen una carga prestacional del 53 %, 45 % o 50 % sobre el salario de forma general para todos los empleados. 

En realidad, esta práctica no es muy recomendable debido a que no todos los empleados devengan el mismo salario, ni las mismas condiciones y, por tanto, la configuración de su seguridad social, prestaciones sociales, parafiscales y otros beneficios será diferente. 

A continuación, se puede ver la diferencia tomando como referencia un mes de 2024 para la nómina de dos empleados de distinto salario:

* Se utiliza un porcentaje estimado conforme a las fórmulas generales expuestas en el Código Sustantivo del Trabajo —CST— para calcular las vacaciones, prima de servicios, cesantías e intereses de cesantías.

** La dotación se estima con un 5 %, no obstante, dependiendo del cargo que asuma el empleado esto se definirá con la empresa.

Como se percibe en la tabla, el porcentaje cambia radicalmente dependiendo de las condiciones de cada empleado, adicionalmente si hay factores no salariales, comisiones, horas extra, entre otros.

Por tanto, en la medida en la que el alcance del análisis financiero lo permita y no haya un costo o esfuerzo desproporcionado, lo mejor será crear un modelo donde se pueda incluir el salario de los colaboradores de forma independiente y que se calculen los rubros de nómina de acuerdo a sus condiciones. 

También se recomienda tener en cuenta si el empleador está exonerado de los aportes a salud, Sena e ICBF conforme al artículo 114-1 del Estatuto Tributario, ya que esto cambiaría el factor prestacional calculado.

Tip Alegra: Explora el software de liquidación y emisión de nómina de Alegra y ten a la mano la información de salarios y prestaciones sociales en un abrir y cerrar de ojos. ¡Explora nuestra prueba gratuita de 15 días y conoce una nómina todo en uno!

3. Prestaciones sociales y flujo de caja

Un error común relacionado con el punto anterior es asignar la carga prestacional en las proyecciones de forma general tanto para análisis de rentabilidad, como para análisis de flujo de caja. 

Hay que tener en cuenta que, para efectos del estado de resultado integral, la carga prestacional se causa durante el año de forma equitativa contemplando en el estado de situación financiera las cuentas de obligaciones a empleados. 

Para el caso del análisis de flujo de caja no funciona así, debido a que prestaciones sociales como la prima, las cesantías y los intereses de cesantías salen de las cuentas de caja o bancos en fechas específicas, por lo que se tendrá que contemplar esa salida masiva de dinero de forma correcta, siendo:

• Prima de servicios: máximo 30 de junio y 20 de diciembre (correspondientes al período en curso).
• Cesantías: consignadas al fondo a más tardar el 14 de febrero (correspondientes al período anterior).
• Intereses a las cesantías: pagadas al empleado a más tardar el 31 de enero (correspondientes al período anterior).

4. Nómina por fuera de las condiciones normativas

En ocasiones se encuentran proyecciones donde se realizan estimaciones de pago por kilo, jornal o por producción, lo que se conoce como “pago al destajo”.

Este tipo de contrataciones regularmente deberían ser bajo las condiciones de un contrato por obra labor, fijo o indefinido. No obstante, en la práctica, se están omitiendo los pagos bajo una figura errada disfrazada de “pago por prestación de servicios” aunque en esencia se están cumpliendo las condiciones de un contrato laboral que son según el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo:

• Subordinación o dependencia.
• Remuneración.
• Prestación personal de un servicio.

Si bien puede que en la empresa se generen estas prácticas, la responsabilidad como contadores es también aplicar la legalidad desde los modelos y evidenciar que si el emprendedor desea crecer debe formalizar su modelo exponiendo los riesgos legales y reputacionales que puede tener.

5. Nómina sin soporte válido para deducciones

Hay que tener en cuenta que, los pagos relacionados con nómina son deducibles para la determinación del impuesto sobre la renta a pagar en cada año gravable, pero solo son válidos si se cumplen con los requerimientos  legales es decir:

• Cumplir con las condiciones expuestas en el Código Sustantivo del Trabajo y sus decretos reglamentarios.
• El documento de respaldo de la gestión realizada a través de la planilla integrada de liquidación de aportes —Pila—.
• La emisión de la nómina electrónica en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al que se va a reportar.

Por tanto, se recomienda auditar el proceso de liquidación y emisión de nómina y programarse con las fechas máximas de envío mensual.

¿Y qué tiene que ver la deducción con las proyecciones financieras? Desatender estos requerimientos hace que la empresa en la ejecución del presupuesto tenga que asumir un mayor impuesto y, por tanto, una menor rentabilidad.

Te podría interesar explorar los siguientes contenidos: Calendario del sistema de facturación electrónica y calendario de nómina electrónica.

Cuéntanos en los comentarios si realizas este tipo de análisis en las proyecciones al incluir aspectos relacionados con la nómina. Recuerda que toda la información de valor sobre presupuesto y proyecciones desde el punto de vista financiero, la encuentras en la sección de Finanzas de Siempre Al Día.