Centros de costos: qué son, para qué sirven y qué implicaciones tienen en la gestión financiera
Los centros de costos permiten asignar, controlar y analizar los egresos en diferentes áreas de una organización. Facilitan la toma de decisiones, ayudan a optimizar recursos y evaluar el desempeño y la planificación financiera. ¡Explora en este artículo cómo sacar el mejor provecho de estos!
Equipo Siempre Al Día
Actualizado el: 13 Dic 2024
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7 min de lectura
¿Te ha sucedido que al final del período los egresos están consolidados y te gustaría saber a qué canales o departamentos fueron asignados, pero resulta difícil realizar la distribución en ese momento? Esto puede mejorarse significativamente mediante el uso de centros de costos, lo que te permitiría tener un control más detallado y preciso desde el inicio del año.
En este artículo conocerás cómo funcionan, cómo se gestionan para que sean útiles para el análisis financiero y cuál es la importancia de los informes que se pueden obtener para apoyar la gestión estratégica de las Pymes.
Puntos clave y características de los centros de costos
Un centro de costos es una unidad o segmentación dentro de la información financiera de una empresa (puede ser por un departamento, sección, canal, proyecto o proceso), en este se acumulan y controlan los egresos de una forma más organizada.
Su función principal es evidenciar los costos y gastos generados por cada unidad elegida y gracias a esta segmentación se logra:
- Asignar una responsabilidad específica frente al presupuesto dependiendo del área o el departamento al que le corresponda su gestión directa, como: talento humano, operaciones, administración, mercadeo, etc.
- Maximizar la rentabilidad, ya que permite identificar con mayor facilidad las oportunidades de crecimiento y las renuncias que debe atender la empresa.
- Medir el rendimiento de los procesos al enfocar el análisis de la generación de egresos por proceso o departamento.
- Mejorar la información de base para las proyecciones y el presupuesto que se asignará a cada proyecto o departamento.
En conclusión, los centros de costos permiten controlar e identificar mucho mejor los egresos de una empresa. Esto funciona muy bien para distribuir la información, realizar análisis financiero y de sostenibilidad, pero sobre todo para apoyar la toma de decisiones estratégicas y tener presupuestos y proyecciones más acertadas.
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Tipos de centros de costos
Los centros de costos se crean y categorizan dependiendo de las necesidades de la entidad, lo más común es encontrar de los siguientes tipos:
- Por función: se segmentan por departamentos como el administrativo, de servicios, de operaciones, de ventas, marketing, tecnología y desarrollo, entre otros.
- Por producto o servicio: en este se relacionan los egresos por producto o servicio específico, es muy útil para el análisis de costos o gastos de venta.
- Por actividad: es muy útil en la metodología de costeo ABC, ya que se agrupan por proceso o actividad como: horneado, picado, almacenamiento, transporte, etc.
- Por área geográfica: permite que las empresas que operan en diferentes sucursales puedan hacer un seguimiento a sus egresos identificando las variaciones que enfrentan en cada jurisdicción.
Informes útiles gracias a tener la información por centros de costos
Existen diferentes informes que pueden realizarse para analizar la información obtenida en la contabilidad por centros de costos, entre estos se pueden gestionar los siguientes:
| Informe | Descripción |
| Gastos | Donde se pueden identificar los gastos administrativos y de ventas que se distribuyen de acuerdo a un factor que por lo general es la participación en la venta y los que son asignados a cada centro de costo de forma independiente. |
| Costos | Permite identificar con claridad los costos generados por materia prima, mano de obra, costos indirectos de fabricación o de prestación de servicios. |
| Rentabilidad | Relación entre ingresos, costos y gastos generados en la empresa, es un estado de resultados desagregado que se puede revisar por puntos de venta, canal, cliente o producto. |
| Presupuesto vs ejecución | Compara los costos ejecutados con los presupuestados o en planeación para ayudar a detectar cumplimiento, tendencias y variaciones. |
| Operaciones | Permite analizar los costos por procesos, la eficiencia en el uso de los recursos y las posibles mejoras. |
| Inversiones realizadas | Permite identificar cómo las inversiones realizadas afectan los costos, por ejemplo, en el retorno a la inversión, análisis costo/beneficio y también en el aumento de la capacidad productiva. |
| Sostenibilidad | Permite identificar de qué manera se aprovechan los recursos, se genera valor desde la operación y se impacta la cadena de valor en forma positiva. |
Llegando al fondo del estado de resultados con los centros de costos
La utilidad más grande en tener centros de costos se percibe al generar el estado de resultados comparativo, ya que al tener la información discriminada se puede identificar con mayor facilidad las oportunidades o renuncias que debe realizar la empresa.
En el siguiente ejemplo se puede observar la diferencia de analizar el estado de resultados de forma general y analizarlo utilizando la información de centros de costos.
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| Cuenta | Total nacional | % sobre ingresos |
| Ingresos | $350.000 | 100 % |
| Costos | $160.000 | 46 % |
| Utilidad bruta | $190.000 | 54 % |
| Gastos administrativos | $100.000 | 29 % |
| Gastos de ventas | $50.000 | 14 % |
| Utilidad operacional | $40.000 | 11 % |
| Otros ingresos | $0 | 0 % |
| Gastos financieros | $7.000 | 2 % |
| Otros gastos | $0 | 0 % |
| Utilidad antes de impuestos | $33.000 | 9 % |
| Impuestos | $10.230 | 3 % |
| Utilidad neta | $22.770 | 7 % |
A simple vista la entidad está generando rentabilidad y la concentración de sus egresos está en los costos que son un 46 % de la venta y en los gastos administrativos que corresponden a 29 %.
No obstante, al tener la información de los centros de costo por punto de venta se puede apreciar con mayor detalle el resultado:
| Cuenta | Sucursal Bogotá | % sobre ingresos | Sucursal Medellín | % sobre ingresos | Total nacional | % sobre ingresos |
| Ingresos | $200.000 | 100 % | $150.000 | 100 % | $350.000 | 100 % |
| Costos | $80.000 | 40 % | $80.000 | 53 % | $160.000 | 46% |
| Utilidad bruta | $120.000 | 60 % | $70.000 | 47 % | $190.000 | 54 % |
| Gastos administrativos | $35.714 | 18 % | $64.286 | 43 % | $100.000 | 29 % |
| Gastos de ventas | $10.000 | 5 % | $40.000 | 27 % | $50.000 | 14 % |
| Utilidad operacional | $74.286 | 37 % | -$34.286 | -23 % | $40.000 | 11 % |
| Otros ingresos | $0 | 0 % | $0 | 0 % | $0 | 0 % |
| Gastos financieros | $5.000 | 3 % | $2.000 | 1 % | $7.000 | 2 % |
| Otros gastos | $0 | 0 % | $0 | 0 % | $0 | 0 % |
| Utilidad antes de impuestos | $69.286 | 35 % | -$36.286 | -24 % | $33.000 | 9 % |
Aquí se puede evidenciar que la rentabilidad está siendo generada por la sucursal de Bogotá la cuál aporta un 35 % de utilidad antes de impuestos, a diferencia de la sucursal de Medellín que está generando una pérdida del 24 %.
En la combinación de estas unidades de negocio está el resultado general de un 9 % de utilidad antes de impuestos a nivel nacional, pero al revisarlo con este detalle se puede sugerir a la gerencia enfocar sus esfuerzos en rentabilizar el punto de Medellín.
Este análisis más detallado permite identificar que hay un mayor esfuerzo en la operación de esta ciudad debido a un mayor porcentaje de gastos administrativos y de venta que el que presenta Bogotá. En este caso se debe validar gasto de arriendo, gestión comercial y niveles de venta, entre otros puntos para ayudar a que la sucursal Medellín llegue a punto de equilibrio y posteriormente empiece a generar utilidades progresivamente.
Así como se realiza este análisis por sucursal, se puede realizar para clientes, canales, departamentos de la empresa u otros en los que la gerencia quiera llegar a más detalle para la toma de decisiones.
Tip Alegra: Ten en cuenta que, la Contabilidad Inteligente de Alegra te permite generar un reporte de estado de resultados comparativo donde puedes aplicar diferentes filtros, entre estos, los centros de costos.
¿Cuentas con la información de las empresas que asesoras segregada por centros de costos? Cuéntanos en los comentarios cuál de los informes mencionados es el más útil para ti.
Recuerda que en la sección de Finanzas en Siempre Al Día podrás conocer información clave sobre gestión de costos y gastos para el análisis financiero.
Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋
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