La implementación del Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE) en México ha transformado la dinámica de subcontratación en sectores clave, incluyendo el contable. Este mecanismo, establecido como parte de la reforma laboral de 2021, busca regularizar actividades que históricamente operaban en márgenes de informalidad, garantizando el cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social.
En el contexto contable, el REPSE adquiere relevancia al delimitar las condiciones bajo las cuales empresas externas pueden proveer servicios especializados sin incurrir en prácticas de subcontratación ilegal.
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A continuación, veamos algunos ejemplos prácticos de situaciones del REPSE aplicado a la contabilidad, para ilustrar cómo proceden estos conceptos en el día a día de una empresa:
Caso 1: Empresa contratante que requiere servicios especializados
Industrias Alfa, S.A. (empresa manufacturera) necesita contratar a un tercero para el servicio de limpieza industrial de su planta, actividad que no forma parte de su objeto social. El área de contabilidad de Alfa recibe una propuesta de Limpieza Omega, S.A. por el servicio anual.
Aplicación práctica
- Antes de firmar el contrato, el contador de Alfa solicita a Limpieza Omega su constancia de registro REPSE. Omega provee su aviso de registro con folio vigente que incluye la actividad «Servicios de limpieza especializados».
- El contador verifica en el sitio público de STPS que el folio efectivamente está activo.
- Se procede a firmar el contrato, en el cual se incluye una cláusula indicando el número de folio REPSE de Omega y que el servicio es de carácter especializado, junto con el número aproximado de trabajadores que se asignarán
Cada mes, al recibir la factura de Omega por el servicio, el contador de Alfa la contabiliza, pero condiciona el pago a recibir los documentos soporte: relación de trabajadores que prestaron el servicio ese mes, copia de sus recibos de nómina, acuse de pago del SUA (IMSS/INFONAVIT) y pago de retenciones de ISR, tal como marca la LISR.
Con esa carpeta de comprobantes, Alfa puede deducir el gasto de limpieza y acreditar el IVA sin problema en sus declaraciones. Si Omega fallara en entregar algún documento en un mes, Alfa retendría el pago hasta regularizar, o incluso podría rescindir el contrato por incumplimiento. De este modo, Alfa se protege fiscalmente.
Al cierre del cuatrimestre, el contador de Alfa solicita a Omega una confirmación de que reportaron el contrato en ICSOE e SISUB; aunque Alfa no presenta esos informes, quiere constancia de que su proveedor cumplió, ya que una falta podría indicar riesgos (Alfa sabe que si Omega perdiera el REPSE, tendría que buscar otro proveedor de inmediato).
Este caso muestra cómo un contador en la empresa contratante debe establecer controles para la contratación de servicios especializados: verificar registro, documentar contratos correctamente y recolectar evidencia de cumplimiento mes a mes.
Caso 2: Empresa prestadora de servicios especializados
Seguridad Privada Sentinel, S.A. de C.V. ofrece servicios de seguridad y vigilancia a corporativos (un servicio típicamente especializado, ya que sus clientes —por ejemplo, un banco— no se dedican a la seguridad). La empresa inició operaciones en 2020 y en 2021 tramitó su REPSE. Ahora en 2025 tiene una base de 100 guardias de seguridad trabajando en varios clientes.
Aplicación práctica
- El contador interno de Sentinel tiene una tarea fundamental: asegurar el cumplimiento integral que sostiene su registro REPSE.
- Mensualmente, coordina con nóminas el timbrado de recibos de los guardias, verifica que los pagos al IMSS e INFONAVIT se realicen dentro de plazo (por el volumen de empleados, esto implica cálculos precisos de salarios y horas extras, para evitar diferencias con el IMSS).
- Prepara para cada cliente un paquete de documentos (nómina, SUA, etc.) y se los envía de manera proactiva junto con la factura, sin que el cliente tenga que pedirlo. Esto ha posicionado a Sentinel como un proveedor confiable.
- Trimestralmente, el contador carga en la plataforma ICSOE del IMSS el detalle de todos sus contratos: por ejemplo, contrato con «Banco XYZ» vigencia enero-diciembre, 10 guardias asignados (anexa sus NSS), contrato con «Plaza Comercial ABC», etc., y hace lo propio en SISUB.
- Dado que la empresa creció, desarrollaron una pequeña automatización para generar los archivos CSV requeridos por SISUB con los datos de todos los empleados y contratos, reduciendo errores manuales.
- Además, en 2024 la empresa actualizó su objeto social para incluir un nuevo servicio de monitoreo electrónico (CCTV) y añadió esa actividad a su registro REPSE mediante una ampliación (proceso similar al alta inicial, demostrando a STPS que es actividad especializada). Gracias a ello, en 2025 pudieron firmar nuevos contratos de monitoreo.
Este caso evidencia el rol del contador en la empresa prestadora: no solo llevar la contabilidad tradicional, sino también fungir como gestor de cumplimiento ante autoridades (IMSS, INFONAVIT) y como enlace con los clientes para brindarles confianza documental. Si este contador descuidara, por ejemplo, la presentación del informe cuatrimestral, la empresa enfrentaría multas IMSS; si omitiera enterar alguna contribución, arriesgaría el registro mismo. Por tanto, la función contable se ha ampliado hacia un perfil más consultor de cumplimiento normativo en estas empresas.
Caso 3: Renovación del REPSE y sus efectos contables
Servicios TI Innovatec, S.A. se registró en el REPSE en febrero de 2022 para ofrecer soporte técnico y desarrollo de software a clientes. En 2025, su registro vence y debe renovarlo.
Aplicación práctica
- El contador de Innovatec, junto con el representante legal, planifican la renovación con anticipación. Según el calendario, al haber obtenido el registro en febrero 2022, debían renovarlo entre noviembre 2024 y enero 2025.
- Reúnen nuevamente las constancias de cumplimiento del SAT, IMSS e INFONAVIT (que continúan positivas gracias a su buen historial).
- Revisan si ha cambiado algo en su constancia de situación fiscal u objeto social; como añadieron una actividad económica secundaria en 2023 (por ejemplo, capacitación tecnológica), deciden incluir esa nueva actividad en la renovación para que quede cubierta en el REPSE.
- El contador ingresa al sistema STPS con la e.firma y actualiza la información requerida, adjuntando documentación actualizada (acta constitutiva con modificaciones, poder notarial nuevo si cambió de representante, etc.).
- Envía la solicitud en diciembre 2024. A mediados de enero 2025 reciben el aviso de registro renovado, con folios nuevos (o revalidados) para cada actividad, vigente hasta 2028.
Contablemente, este proceso de renovación se registra como un gasto administrativo menor (tasas gubernamentales no se cobraron, pero sí hubo costos en gestoría y horas/hombre invertidas). Más importante, evitaron la cancelación que habría ocurrido en marzo 2025 de no haberlo hecho.
Para los estados financieros, la continuidad del REPSE no altera partidas, pero en la revelación de contingencias en notas tal vez el auditor hubiese tenido que señalar riesgo si no se renovaba. Gracias a la acción oportuna del contador, Innovatec continúa brindando servicios a sus clientes sin interrupción.
Este caso resalta la importancia de que el contador lleve un control de fechas críticas asociadas al REPSE (vigencia, renovaciones) igual que lleva vencimientos de permisos o contratos, pues forma parte de las responsabilidades legales de la empresa.
Estos ejemplos muestran cómo, en diferentes escenarios, el rol del contador público es clave para navegar las exigencias del REPSE, ya sea verificando a terceros, gestionando las obligaciones de su propia empresa o anticipándose a renovaciones. La contabilidad y la administración de cumplimiento normativo van de la mano en el entorno post-reforma de subcontratación.
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