La evolución de las profesiones originadas por los avances tecnológicos es una realidad en el siglo XXI, de tal forma que estos avances han obligado a los profesionistas a actualizarse e implementar los beneficios en sus áreas de trabajo. Tal es el caso de los contadores se vieron beneficiados de la utilización de un sistema contable en la nube evidenciando las desventajas del software instalado.
¿Qué es la contabilidad en la nube?
La contabilidad en la nube consiste en almacenar los datos contables en servidores remotos, gestionados por una empresa que garantiza la seguridad y disponibilidad de esta información en línea. Esto permite acceder a la contabilidad de manera rápida y desde cualquier lugar, siempre que se disponga de una conexión a internet.
Además, facilita la colaboración en tiempo real entre varios miembros de un equipo, permitiendo que las tareas y procesos contables se realicen de manera conjunta.
Como resultado, se mejora la interacción entre empresarios, contadores y otros usuarios, fomentando una comunicación más eficiente y efectiva.
¿Qué es un sistema contable instalado?
Un sistema contable instalado es un software de contabilidad que se debe instalar directamente en los ordenadores de una empresa. Este tipo de sistema almacena los datos contables localmente, en los discos duros de los dispositivos donde está instalado. La empresa es responsable de la gestión y el mantenimiento del software, así como de asegurar la integridad y seguridad de los datos almacenados.
Desventajas del software contable instalado
Los beneficios de llevar el sistema contable en la nube son amplios en materia de efectividad y seguridad, por lo que resaltan las siguientes desventajas de un software instalado:
Costos de infraestructura
Implementar un software contable instalado implica una inversión inicial significativa en hardware, como servidores y estaciones de trabajo adecuadas, así como en el espacio de almacenamiento necesario para albergar los datos contables. Además, pueden surgir gastos adicionales por la necesidad de un sistema de respaldo y recuperación de datos.
Mantenimiento y actualizaciones
La responsabilidad de mantener el software actualizado y en buen funcionamiento recae en la empresa. Esto significa que se deben programar y realizar actualizaciones regularmente para asegurar la funcionalidad y la seguridad del software. El mantenimiento también incluye la resolución de problemas técnicos, la corrección de errores y la compatibilidad con otros sistemas, lo cual puede requerir tiempo y recursos financieros considerables.
Seguridad
Los datos almacenados localmente son vulnerables a amenazas de seguridad, como robos, incendios, inundaciones y fallos del hardware. La empresa debe implementar medidas de seguridad estrictas, como sistemas de respaldo de datos, encriptación, cortafuegos y políticas de acceso restringido, para proteger la información contable. Además, deben realizarse auditorías y pruebas de seguridad periódicamente para identificar y mitigar posibles riesgos.
Accesibilidad limitada
Al estar los datos almacenados en dispositivos específicos dentro de la empresa, el acceso a la información contable está limitado a quienes pueden acceder físicamente a esos dispositivos o a quienes se conectan a través de redes internas. Esto dificulta la posibilidad de acceder a la información desde ubicaciones remotas o dispositivos móviles, restringiendo la movilidad y la flexibilidad en la gestión contable.
Escalabilidad
A medida que la empresa crece y la cantidad de datos contables aumenta, puede ser necesario ampliar la capacidad de almacenamiento y procesamiento del hardware. Esto requiere inversiones adicionales en nuevos servidores, dispositivos de almacenamiento y otros recursos. La escalabilidad puede ser un desafío técnico y financiero, especialmente para pequeñas y medianas empresas con recursos limitados.
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