El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es un padrón público implementado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) para regular y transparentar la subcontratación de personal en servicios especializados en México.
Surge de la reforma laboral de 2021 que prohíbe la subcontratación de personal salvo en servicios u obras especializadas ajenas al giro principal de la empresa contratante.
En términos simples, si una empresa envía a sus trabajadores a laborar en instalaciones de otra empresa para realizar tareas especializadas (por ejemplo, limpieza, seguridad, mantenimiento, TI, construcción, etc.), debe inscribirse en el REPSE.
El objetivo principal es garantizar el cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social por parte de estas empresas, evitando esquemas ilegales de outsourcing y protegiendo los derechos de los trabajadores.
¿Por qué es importante el REPSE?
El REPSE es obligatorio para todas las personas físicas o morales que presten servicios u obras especializadas a terceros, siempre que dichas actividades no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante del contratante.
Su importancia radica en varios aspectos clave:
- Cumplimiento legal: La Ley Federal del Trabajo (LFT) exige que toda persona física o moral que proporcione servicios de subcontratación especializada cuente con registro REPSE ante la STPS. Operar sin este registro cuando es requerido puede implicar violaciones a la LFT y sanciones severas.
- Protección fiscal: Conforme al Código Fiscal de la Federación (artículo 15-D) y leyes fiscales, los pagos por servicios de subcontratación no serán deducibles ni acreditables si la empresa prestadora no está debidamente registrada o si el servicio proporcionado es ilegal. Es decir, las empresas que contraten servicios especializados a proveedores no registrados en REPSE no podrán deducir esos gastos ni acreditar el IVA correspondiente, impactando directamente su resultado fiscal.
- Derechos laborales: El registro asegura que los trabajadores subcontratados en actividades especializadas gocen de todas sus prestaciones de ley (seguridad social, INFONAVIT, reparto de utilidades, antigüedad, etc.) y evita la evasión de estas obligaciones por medio de esquemas simulados. En caso de incumplimiento, además de multas administrativas, puede configurarse el delito de defraudación fiscal para el prestador de servicios no registrado, y el beneficiario podría ser considerado patrón para efectos laborales.
- Relaciones comerciales transparentes: Muchas empresas contratantes solo harán negocios con proveedores que cuenten con REPSE vigente, por seguridad jurídica. Estar en el padrón se ha vuelto un sello de cumplimiento que da confianza a los clientes de que la empresa opera dentro del marco legal y no los expondrá a contingencias.
En resumen, el REPSE se ha convertido en un elemento crítico para la operación y continuidad de negocios especializados en México. A continuación, detallamos cómo registrarse, las obligaciones asociadas, y las consideraciones prácticas para el área contable.
Requisitos y proceso de registro en el REPSE
Registrar una empresa en el REPSE implica cumplir ciertos requisitos previos y seguir un proceso en línea ante la STPS. A 2025, el trámite se ha consolidado y es 100 % digital. Los pasos y requisitos principales son:
¿Quiénes deben registrarse?
Todas las personas físicas o morales que presten servicios especializados o realicen obras especializadas y pongan trabajadores propios a disposición de otra empresa (contratante) deben inscribirse.
Esto incluye empresas de tercerización de personal en actividades específicas (por ejemplo, limpieza, seguridad privada, mantenimiento industrial, consultoría especializada, etc.) que no formen parte del giro principal de sus clientes.
Tip Alegra: Si una empresa únicamente brinda servicios que sí están dentro del objeto social o actividad preponderante de su cliente, ese esquema se considera subcontratación prohibida y no aplica registro sino que debe evitarse.
Requisitos previos
Antes de iniciar el trámite, la empresa debe asegurarse de contar con:
- E.firma vigente: La firma electrónica avanzada (antes FIEL) del SAT activa, ya que es necesaria para ingresar al portal REPSE.
- Opiniones de cumplimiento positivas: La STPS verificará automáticamente el estatus de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social ante el SAT, IMSS e INFONAVIT. Por ello, es indispensable estar al corriente en pago de impuestos, cuotas obrero-patronales y aportaciones patronales de vivienda. Si la verificación automática falla, se pueden adjuntar las constancias de cumplimiento vigentes de cada organismo (SAT, IMSS, INFONAVIT) en formato PDF. No se podrá continuar con el registro si existe alguna obligación pendiente, hasta solventarla.
- Giro y actividades especializadas definidas: La empresa debe identificar cuáles de sus actividades son las “especializadas” a registrar. Dichas actividades deben estar incluidas en su objeto social (para personas morales) o en su constancia de situación fiscal (para personas físicas) y no pueden ser las mismas actividades económicas de sus clientes. Se recomienda revisar el objeto social en el acta constitutiva y la constancia de situación fiscal para resaltar las actividades especializadas a inscribir.
- Documentación legal actualizada: Documentos como el acta constitutiva (y sus modificaciones), poder notarial del representante legal, identificaciones oficiales, comprobante de domicilio fiscal, comprobante de registro patronal ante el IMSS, comprobantes de nómina (XML) de al menos un trabajador activo, entre otros, deben estar a la mano para cargarlos en la plataforma.
Importante: Para obtener el REPSE es necesario tener al menos un trabajador registrado en la empresa, ya que se exige evidencia de nómina; no es posible tramitarlo si la empresa no tiene empleados dados de alta.
Implicaciones fiscales del REPSE
Para los contadores, el REPSE tiene fuertes implicaciones en el cumplimiento fiscal de sus empresas, tanto para quien contrata servicios especializados como para quien los ofrece. Destacamos los puntos clave:
Deducibilidad de gastos por servicios especializados
La reforma fiscal vinculada al REPSE estableció que no serán deducibles para ISR ni acreditables para IVA los pagos por servicios u obras especializadas contratados a proveedores que no estén inscritos en el REPSE. Esto se plasmó en el Código Fiscal de la Federación (artículo 15-D) y en las leyes del ISR e IVA. En otras palabras, si su empresa contrata a un tercero para, por ejemplo, servicio de limpieza, y dicho tercero no cuenta con registro vigente, el gasto de esa contratación no se puede deducir en el Impuesto Sobre la Renta ni el IVA pagado se podrá acreditar en la declaración de IVA. El impacto fiscal puede ser significativo, elevando la carga tributaria de la empresa contratante. Por ello, verificar el REPSE de cada proveedor especializado es ahora una tarea obligatoria del área contable antes de aceptar facturas y contabilizar gastos de subcontratación.
Requisitos adicionales para deducibilidad (ISR)
Aun cuando el proveedor esté en REPSE, la Ley del ISR impone requisitos de comprobación documental adicionales para poder deducir al 100% estos gastos. El artículo 27 de la LISR y reglas relacionadas obligan al contratante a obtener del contratista, y conservar, lo siguiente:
- Copia del registro REPSE vigente del prestador de servicios (la constancia o aviso con folio).
- CFDIs de nómina de los trabajadores del contratista que participaron en la ejecución del servicio u obra contratada (es decir, recibos de pago de salarios timbrados, correspondientes al periodo del servicio).
- Recibo del pago de retenciones de ISR de dichos trabajadores. En la práctica, es la constancia de pago al SAT de las retenciones de impuesto sobre la renta efectuadas al salario de los empleados del contratista (por ejemplo, la línea de captura pagada o el acuse de recibo de la declaración de retenciones).
- Comprobante de pago de cuotas al IMSS y aportaciones al Infonavit por esos trabajadores, correspondientes al periodo en que se prestó el servicio. Generalmente se presenta el acuse de pago de SUA (IMSS/INFONAVIT) o documentos equivalentes que muestren que el contratista cumplió con sus obligaciones de seguridad social.
- Estos documentos deben solicitarse por cada período de servicio (normalmente mensualmente) y archivarse. La falta de alguno de ellos podría ser considerada por la autoridad fiscal como indicio de incumplimiento y provocar la no deducibilidad del pago, e incluso multas al prestador del servicio por no entregarlos. De hecho, el Código Fiscal prevé sanciones por cada documento no proporcionado cuando es exigible (se estima una multa de alrededor de $150 mil a $300 mil MXN por cada documento omitido, según artículo 81 fracc. XLV y 82 fracc. XLI del CFF).
Requisitos para acreditamiento de IVA:
De forma análoga, la Ley del IVA (artículo 5) establece que, para poder acreditar el IVA pagado en servicios especializados subcontratados, el contratante debe obtener del contratista:
- Con estas medidas, el SAT cierra el círculo: la empresa contratante solo puede deducir y acreditar si el proveedor cumple y lo demuestra. En la práctica contable, se sugiere crear checklists o controles internos para recopilar mensualmente estos documentos de cada proveedor REPSE, y condicionar el pago o la aceptación de facturas al cumplimiento de esta entrega documental.
- Eliminación de la retención del 6 % de IVA: Cabe recordar que, derivado de la reforma, quedó derogada la obligación de retener el 6 % de IVA que antes aplicaba a servicios de outsourcing. Desde el 1° de septiembre de 2021 ya no se debe practicar la retención del 6 % de IVA en pagos por servicios especializados
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Ahora el contratista traslada el IVA completo y lo entera, y el contratante solo lo acredita (si cumple con los requisitos mencionados). Esto simplifica la operación, pero a cambio existen las obligaciones de comprobación ya descritas. Los contadores deben asegurarse de que, posterior a 2021, ningún proveedor legítimo de servicios especializados les aplique retenciones de IVA incorrectamente; de ser así, habría que regularizar ese manejo conforme a la normativa vigente.
Reporte de contratos al SAT (informativa)
Si bien la reforma fiscal enfocó los controles en deducibilidad y documentación, es importante mencionar que no se impuso una declaración informativa específica al SAT sobre estos contratos (más allá de la obligación general de la DIOT para IVA, en la cual conviene identificar estos proveedores). El control está más por el lado de IMSS e Infonavit (ver implicaciones laborales).
No obstante, el SAT en coordinación con la STPS mantiene intercambios de información: por ejemplo, la STPS comparte el padrón REPSE con autoridades fiscales, y los contratos reportados en IMSS/INFONAVIT pueden ser fiscalizados. Adicionalmente, el SAT y la STPS han emitido comunicados conjuntos advirtiendo que utilizar esquemas fuera de la ley en materia de subcontratación puede considerarse defraudación fiscal y conllevar sanciones penales.
En resumen, desde la perspectiva fiscal, contar con el REPSE vigente y cumplir las obligaciones asociadas es imprescindible para no perder beneficios fiscales. Las empresas contratantes deben integrar en sus procedimientos contables la verificación del REPSE y la recolección de evidencias de cumplimiento de sus proveedores.
De igual forma, las empresas prestadoras registradas deben ser muy puntuales en entregar esa información a sus clientes y en cumplir con sus pagos fiscales, ya que un incumplimiento no solo les traería sanciones, sino que afecta directamente a sus clientes (poniendo en riesgo la relación comercial).
Beneficios de registrarse en el REPSE
El cumplir con el registro en el REPSE trae beneficios importantes para las empresas que ofrecen servicios especializados, así como para sus clientes y el entorno de negocios en general:
Acceso al mercado formal
La principal ventaja es poder operar legalmente en el rubro de servicios u obras especializadas. Tener el REPSE vigente es condición para celebrar contratos con la mayoría de empresas medianas y grandes, ya que estas no se arriesgarán a contratar proveedores no registrados. En términos comerciales, es un habilitador de negocios: podrás ofrecer tus servicios a clientes que exigen cumplimiento, evitando quedar excluido de oportunidades por falta de registro.
Deducibilidad fiscal para clientes
Como mencionamos, solo los pagos a proveedores con REPSE son deducibles y acreditables para los clientes. Por lo tanto, estar en el REPSE te vuelve un proveedor atractivo porque tus servicios no les generan contingencias fiscales a tus clientes.
Esto puede marcar la diferencia al competir por un contrato. Muchos departamentos de compras o contabilidad exigen la constancia REPSE antes de liberar pagos o asignar trabajos.
Credibilidad y confianza
El REPSE actúa como un sello de cumplimiento. Indica que la empresa está al día con el SAT, IMSS e INFONAVIT, y que opera dentro del marco de la ley laboral. Esto mejora la reputación corporativa y la confianza de stakeholders (clientes, inversionistas, socios). Para los clientes, reduce el riesgo de verse involucrados en prácticas de outsourcing ilegal. Para el mercado laboral, indica que la empresa trata correctamente a sus empleados.
Evitar sanciones y contingencias
Al estar registrado y cumplir con las obligaciones inherentes, la empresa previene multas cuantiosas y acciones legales. Por ejemplo, se evita la posibilidad de la multa de hasta 50,000 UMAs de la LFT, o sanciones fiscales y penales por defraudación. También se reduce el riesgo de demandas laborales de trabajadores subcontratados, ya que se les están reconociendo sus derechos conforme a la ley. En suma, el registro es una forma de blindar a la empresa contra penalizaciones que podrían incluso comprometer su continuidad.
Mejora en orden interno
Si bien representa trabajo administrativo, el cumplir con los lineamientos REPSE obliga a la empresa a llevar un mejor control de nóminas, impuestos y seguridad social. Muchas empresas reportan que, a raíz de su registro, implementaron sistemas más sólidos de cumplimiento (por ejemplo, calendarios de obligaciones, auditorías internas) lo que deriva en una gestión más profesionalizada. Esto a la larga también es benéfico en términos de eficiencia operativa y preparación ante inspecciones.
Transparencia en la cadena de suministro
Desde una perspectiva macro, el REPSE contribuye a un mercado más transparente y justo. Las empresas que lo integran están compitiendo en condiciones más parejas (sin recurrir a evasión de obligaciones para abaratar costos), lo cual dignifica las condiciones laborales en esos sectores. Para un contador profesional, trabajar en una empresa con REPSE significa operar con estándares altos de cumplimiento, lo que puede ser visto también como un beneficio de desarrollo profesional.
¿Ya conocias las implicaciones fiscales del REPSE? Cuéntanos en los comentarios y continua consultado Siempre Al Día para conocer más aspectos sobre éste y otros temas que impactan la profesión.
