Antes de hablar sobre el procedimiento para solicitar la devolución de un saldo a favor o un pago en exceso, es importante tener en cuenta que este se genera, cuando un contribuyente costarricense tiene créditos a su favor acumulados en sus declaraciones de impuestos, ya sea en el Impuesto sobre la Renta o en el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
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¿Cuáles son los pasos a seguir para solicitar la devolución?
- Verificar el saldo y estado de cuenta en la plataforma TRAVI.
- Presentar en línea el formulario D-402 con la justificación del saldo.
- Adjuntar certificación bancaria IBAN a nombre del contribuyente.
- Incluir documentos que respalden el origen del saldo según el impuesto.
- Enviar todo por TRAVI y obtener el acuse de recibo.
A continuación, profundizamos en cada uno de estos.
¿Cuál es el procedimiento para solicitar la devolución de un saldo a favor?
Una vez verificado que el contribuyente tiene un saldo a favor válido y cumple las condiciones, se puede proceder a tramitar la devolución siguiendo estos pasos:
1. Ingreso a TRAVI y obtención del estado de cuenta
Ingrese a la plataforma Trámite Virtual de Hacienda (TRAVI) con el usuario respectivo. Antes de llenar la solicitud, utilice TRAVI para consultar su estado de cuenta tributario y confirmar el monto del saldo a favor.
En TRAVI puede obtener un extracto que muestre los créditos a favor de su cliente por cada período. Verifique en ese estado de cuenta que no existan deudas ni inconsistencias.
2. Presentación del Formulario D-402
Este es el formulario oficial llamado “Solicitud de Devolución de Saldo Acreedor” (saldo acreedor es sinónimo de saldo a favor). Actualmente, la presentación se realiza en línea, a través de la Plataforma de Trámites Virtuales (TRAVI) del Ministerio de Hacienda.
En el formulario D-402 se deben llenar los datos del contribuyente y detallar claramente la justificación de la solicitud: aquí se explica el motivo del saldo a favor, indicando el impuesto, período y razón del pago en exceso.
Tip Alegra: Es muy importante ser específico y preciso en esta justificación. Tenga en cuenta además que se debe presentar un formulario D-402 por cada período fiscal en el que se originó un saldo a favor distinto. Por ejemplo, si un contribuyente tiene saldos a favor en el IVA de julio y agosto, deberá realizar dos solicitudes separadas (una por cada mes). Esto se debe a que Hacienda tramita cada período por separado para su verificación.
3. Adjuntar certificación de cuenta IBAN
Un requisito general es incluir una constancia o certificación bancaria de la cuenta IBAN del contribuyente. Esta cuenta será donde Hacienda depositará el dinero si aprueba la devolución.
La certificación debe demostrar que la cuenta está a nombre del contribuyente solicitante (ya sea persona física o jurídica) y activa.
Tip Alegra: La certificación debe ser reciente y contener el IBAN completo y el nombre del titular. Escanéela o téngala en formato PDF para adjuntarla en la plataforma.
4. Incorporar requisitos específicos y documentos de respaldo
Además de los requisitos generales anteriores, la Resolución DGT-R-48-2022 (que regula este trámite) detalla en su Anexo 1 los requisitos específicos según el tipo de impuesto del que proviene el saldo. En términos prácticos, esto significa aportar todos los documentos necesarios que prueben el origen del crédito solicitado.
Por ejemplo, si el saldo a favor proviene de retenciones de IVA por pagos con tarjeta, se adjuntará la certificación de las retenciones bancarias; si proviene de un pago de más en el Impuesto de Renta, quizá una copia de la declaración y del recibo de pago mostrando el excedente, etc.
Tip Alegra: Todos estos archivos deberán subirse a TRAVI junto con el formulario. Es aconsejable que cada documento esté claramente nombrado y, de ser posible, incluir un índice o explicación en la justificación del formulario D-402 para que el revisor sepa qué está viendo.
5. Envío de la solicitud y acuse de recibo
Una vez tenga el formulario D-402 lleno y los anexos listos, ingrese a TRAVI y ubique la opción “Solicitud de devolución de saldos acreedores” dentro del menú de trámites disponibles.
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Allí podrá adjuntar el formulario D-402 (generalmente en PDF) y subir los documentos de respaldo solicitados. Complete cualquier información adicional que pida el sistema (por ejemplo, datos de contacto) y finalmente envíe la solicitud por medio de la plataforma.
TRAVI le proporcionará un número de caso o confirmación de que el trámite fue recibido.
Tip Alegra: Si por alguna razón realiza el proceso de forma presencial, deberá presentar el formulario impreso y copias de los documentos en la ventanilla de la Administración Tributaria; sin embargo, reiteramos que TRAVI es el medio oficial y más ágil según la Resolución DGT-R-48-2022.
¿Qué sucede después de presentar la solicitud de devolución de un saldo a favor?
Una vez la solicitud es tramitada se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Validación por parte de Hacienda: los funcionarios de Tributación revisarán que la solicitud esté completa. Si falta algún requisito o información, la Administración suele emitir un requerimiento al contribuyente (notificado electrónicamente) para que subsane la omisión o aclare datos.
Por ejemplo, podrían pedir documentación adicional o explicaciones sobre el origen del saldo. El interesado normalmente cuenta con 10 días hábiles para atender este requerimiento. Si no responde en tiempo o de forma satisfactoria, la solicitud podría ser rechazada por inadmisión (por incumplir requisitos), obligando a iniciar de nuevo el trámite. Por eso es vital presentar todo correctamente desde el inicio.
- Posible fiscalización: cabe destacar que la misma normativa permite a la Administración Tributaria suspender el trámite y abrir una fiscalización especial cuando alguien solicita devoluciones importantes. Esto significa que Hacienda podría, dentro de los primeros 30 días hábiles después de recibida la solicitud, notificar al contribuyente que iniciará una auditoría o verificación profunda de los créditos reclamados.
Si eso ocurre, el proceso de devolución queda en pausa mientras los auditores revisan las declaraciones y pagos del contribuyente para confirmar que efectivamente existe el saldo a favor y no hay situaciones irregulares. Si en ese plazo de 30 días Hacienda no notifica ninguna actuación de fiscalización, la solicitud de devolución continúa su curso normal. En cualquier caso, es importante colaborar con cualquier gestión de Hacienda y aportar con prontitud la información que soliciten.
- Plazo para la resolución: de acuerdo con la Resolución DGT-R-48-2022 y la política de Hacienda, las solicitudes de devolución deberían resolverse en un plazo de aproximadamente 3 meses desde que se presentan.
Este plazo es ordenatorio, es decir, una meta interna de la Administración más no un plazo fatal exigible por el contribuyente. En la práctica, algunas devoluciones pueden demorar más, especialmente si hubo requerimientos de información adicional o fiscalizaciones de por medio.
Es común que un trámite de devolución de impuestos tome entre 3 meses y 1 año para completarse, dependiendo del caso. Durante este tiempo, es aconsejable que el contribuyente no utilice el saldo a favor en otras obligaciones (ni lo compense en nuevas declaraciones), para evitar inconsistencias, y que monitoree el estado de su solicitud a través de TRAVI o consultando con la Administración.
- Resultado del trámite: finalmente, Hacienda emitirá una resolución. Si todo está en orden y procedía la devolución, la resolución será positiva, reconociendo el derecho al contribuyente. En dicho acto, la Administración podría compensar de oficio parte del saldo si detectó deudas tributarias pendientes (por ejemplo, aplicar una porción del crédito a apagar esas deudas) y devolver el remanente a favor del contribuyente.
Si no hay deudas pendientes, se devolverá todo el monto solicitado. El depósito se hará a la cuenta IBAN certificada previamente, generalmente en un plazo corto tras la resolución (dependiendo de los calendarios de pago del Ministerio). Por otro lado, si Hacienda determina que la devolución no procede (ya sea porque el crédito no era real, porque estaba prescrito, o por alguna inconsistencia), notificará una resolución denegatoria, contra la cual usualmente caben recursos administrativos si el contribuyente no está de acuerdo.
Tip Alegra: Con TRIBU-CR todo este proceso cambiará y se gestionará desde la OVI del sistema. Estaremos anunciando cuando entre en funcionamiento la nueva plataforma. Por el momento lo invitamos a profundizar en este tema en nuestro editorial: ¿Dudas sobre la nueva plataforma TRIBU-CR? Descubra las respuestas a preguntas frecuentes.
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