La implementación de la facturación electrónica en Costa Rica tiene su base legal en la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal (Ley N° 9416, 2016), cuyo artículo 2 estableció la obligatoriedad de la factura electrónica como mecanismo de control tributario.
A partir de esta ley, la Dirección General de Tributación (DGT) emitió normativa secundaria para reglamentar los comprobantes electrónicos. Entre las disposiciones clave se destacan:
| Normativa | Descripción |
Resolución DGT-R-48-2016 (7/10/2016): | Autorizó el uso de comprobantes electrónicos y definió el marco inicial del sistema de facturación digital. |
| Resolución DGT-R-012-2018 (19/02/2018): | Estableció la obligatoriedad general de emitir comprobantes electrónicos para los contribuyentes, indicando los sujetos obligados, exonerados y el calendario de implementación gradual. Esta resolución fue posteriormente modificada por la DGT-R-039-2018 para prorrogar plazos a ciertos sectores (por ejemplo, actividades agropecuarias y pesca). Desde finales de 2018, el uso de factura electrónica quedó exigido para prácticamente todos los contribuyentes. |
| Decreto Ejecutivo Nº 44739-H (8/11/2024): | Emitió el nuevo Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios, que derogó la normativa anterior (incluyendo la resolución DGT-R-012-2018) y actualizó las disposiciones legales sobre facturación electrónica. Este reglamento introdujo cambios sustanciales en la emisión de facturas y otros comprobantes, creando nuevas obligaciones como la factura electrónica de compra para ciertas transacciones y limitando el uso del sistema gratuito del Ministerio de Hacienda (ver detalles más adelante). Dicho reglamento también habilitó a la DGT para publicar los anexos técnicos correspondientes en una resolución separada. |
| Resolución MH-DGT-RES-0027-2024 (19/11/2024): | Es la resolución de alcance general que detalló las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos versión 4.4. Publicada en La Gaceta a fines de 2024, esta resolución introdujo oficialmente el nuevo formato XML 4.4 con todas las modificaciones técnicas y campos adicionales (unos 146 ajustes al esquema, según Hacienda). |
| Resolución MH-DGT-RES-0001-2025 (03/02/2025): | Modificó el Transitorio I de la resolución anterior, extendiendo el plazo para la adopción obligatoria de la versión 4.4. Inicialmente se otorgaban 6 meses desde el 1 de diciembre de 2024 (hasta junio de 2025) para implementar los cambios, pero con esta modificación el plazo se amplió hasta el 1 de septiembre de 2025. Esta prórroga busca dar más tiempo a los más de 450.000 contribuyentes obligados para ajustar sus sistemas y evitar sanciones por incumplimiento. |
En síntesis, a 2025 Costa Rica cuenta con un nuevo reglamento y formato de factura electrónica. Las empresas deben conocer estas normas y sus modificaciones para garantizar el cumplimiento tributario.
A continuación, se detallan los principales cambios introducidos y las implicaciones diferenciadas para grandes empresas y para PyMES.
Principales cambios en la facturación electrónica 4.4
La versión 4.4 de los comprobantes electrónicos, implementada por la Dirección General de Tributación (DGT) en 2024, trae una serie de cambios normativos y técnicos dirigidos a mejorar el control fiscal y reducir la evasión.
Entre los cambios más destacados se incluyen:
Recibo electrónico de pago (R.E.P.)
Se crea un nuevo tipo de comprobante electrónico denominado recibo de pago, obligatorio en dos supuestos específicos: (1) cuando se presta un servicio a instituciones del Estado, o (2) cuando se emite una factura a crédito con un plazo de pago del IVA de hasta 90 días.
En estos casos, una vez que el cliente efectúa el pago, el emisor deberá generar el Recibo Electrónico de Pago para informar a Hacienda y liquidar el impuesto pendiente sobre ese ingreso. Esto permite que el IVA se pague efectivamente al momento de recibir el dinero y no al emitir la factura, excepcionalmente conforme al artículo 27 de la Ley de IVA.
Clasificaciones actualizadas dentro del IVA
Las clasificaciones actualizadas dentro del IVA en la versión 4.4 de la facturación electrónica en Costa Rica consisten en un mayor detalle y precisión en la categorización de los impuestos. Esto implica que los contribuyentes deben incluir información más detallada sobre el tipo de IVA aplicable a cada transacción, lo que puede afectar cómo se calcula y declara el Impuesto sobre el Valor Agregado.
Entre los cambios se incluye la actualización de códigos y clasificaciones que permiten una mejor identificación de las tarifas del IVA aplicables, como por ejemplo, el código 11 para la tarifa del 0% sin derecho a crédito. Estas clasificaciones son esenciales para garantizar que las transacciones se registren correctamente y que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones fiscales de manera precisa.
Además, estas actualizaciones están diseñadas para mejorar la fiscalización y garantizar un correcto registro de las transacciones comerciales dentro del sistema de facturación electrónica, lo que facilita la administración tributaria y reduce la evasión fiscal.
Factura electrónica de compra para compras en el extranjero
El nuevo reglamento exige que los contribuyentes del régimen tradicional emitan una factura electrónica de compra para respaldar la adquisición de bienes intangibles o servicios a proveedores no domiciliados en Costa Rica.
Es decir, si una empresa costarricense compra software, licencias, consultorías u otros servicios a un proveedor en el exterior, deberá autoproducir una factura electrónica de compra e ingresarla al sistema de Hacienda, similar a como se hace al comprarle a proveedores del régimen simplificado (quienes no emiten factura electrónica).
Esta medida busca asegurar la trazabilidad de posibles impuestos sobre remesas al exterior que pudieran aplicar a dichas transacciones,
Nuevos campos para exoneraciones y regímenes especiales
Se incorporan datos específicos en el XML para transacciones exentas o sujetas a regímenes especiales. Por ejemplo, si una empresa de Zona Franca realiza una compra exenta de IVA, la factura electrónica ahora debe incluir un código que identifique este régimen de exoneración.
Igualmente, se prevén campos para documentar exenciones en ventas a organismos municipales, comités de deporte u otros casos contemplados.
Incorporación del SINPE Móvil y otros métodos de pago electrónicos
Además de efectivo y tarjeta, ahora SINPE Móvil (plataforma de pagos móviles interbancarios en Costa Rica) y plataformas digitales se reconocen formalmente como medios de pago que pueden indicarse en la factura electrónica.
Esto refleja la modernización en las formas de cobro y deberá registrarse adecuadamente en los comprobantes.
Más opciones en “condición de venta”
Anteriormente la factura solo contemplaba básicamente contado o crédito, pero con la versión 4.4 se amplía el catálogo de condiciones de venta para reflejar mejor las modalidades comerciales.
Esto podría incluir, por ejemplo, apartados, consignaciones u otras modalidades que antes no estaban diferenciadas.
Nuevas categorías de identificación (cédula)
Se añaden nuevos tipos de identificación para registrar al emisor y receptor. En particular, se habilitan categorías para “extranjeros no domiciliados” y “no contribuyentes”, ampliando las opciones más allá de las cédulas físicas/jurídicas tradicionales.
Esto permite facturar a clientes extranjeros que no tengan cédula DIMEX y a personas no inscritas como contribuyentes, brindando opciones formales para su identificación en el comprobante.
Detalle de la actividad económica del receptor
Ahora es obligatorio incluir el código de la actividad económica del receptor en la factura, nota de crédito/débito o factura de compra.
Este código corresponde al catálogo de actividades económicas registrado (conocido en Costa Rica como CIIU o el uso del sistema CABYS para actividades). La intención es proveer a Tributación información más precisa sobre el giro del negocio del cliente, lo que facilita cruces de datos sectoriales.
Identificación del proveedor del sistema de facturación
Las empresas deberán indicar en cada comprobante el proveedor o software de facturación electrónica que utilizan. Este dato facilita a la DGT el control de los sistemas autorizados y brinda transparencia sobre quién provee la plataforma tecnológica usada por el contribuyente.
Campo de VIN para vehículos
En las transacciones que involucren la venta de vehículos automotores, la factura deberá incluir el número de identificación vehicular (VIN) del bien vendido, para asegurar la trazabilidad de estos activos específicos.
Desglose de descuentos y combos
Las facturas electrónicas versión 4.4 permiten detallar claramente los descuentos aplicados, clasificándolos en categorías predefinidas. Por ejemplo, se podrá especificar si un descuento corresponde a un combo o promoción, a una regalía, a un descuento por volumen, etc.
También se introduce la figura de “surtidos o combos”, que permite desglosar en la factura los productos ofrecidos en paquete promocional, para claridad tanto del comprador como de Hacienda.
Firma del receptor (endoso electrónico)
Uno de los avances importantes es la posibilidad de que el receptor del comprobante firme electrónicamente el documento, convirtiendo la factura en un título ejecutivo.
Con este endoso digital, la factura electrónica pasa a tener fuerza ejecutiva para efectos legales, lo que facilita el cobro judicial en caso de morosidad. Anteriormente, al no contar con la firma del receptor, las facturas electrónicas no podían usarse directamente como títulos ejecutivos, complicando los procesos de cobro.
En total, la versión 4.4 conlleva más de 140 ajustes al formato de factura electrónica.
Estos cambios obligan a todos los contribuyentes a actualizar sus sistemas de facturación y sus prácticas administrativas. No obstante, el impacto y el esfuerzo requerido pueden variar entre grandes empresas y pequeñas/medianas empresas, por lo que a continuación se abordan por separado.
Recomendaciones prácticas para implementar los cambios
A continuación, se presentan algunas recomendaciones prácticas —enfocadas en contadores y administradores— para gestionar la implementación de la facturación electrónica versión 4.4 y las nuevas disposiciones en su empresa u organización:
| Recomendación | Detalle |
| Actualizar el sistema de facturación: | Verifique con su proveedor de software o departamento de TI que la aplicación de facturación esté preparada para la versión 4.4 y cumpla con todos los nuevos requisitos técnicos. Si utiliza el facturador gratuito y ya no califica para usarlo, elija e instale con anticipación una solución alternativa que esté certificada por Hacienda. No espere al último momento: una actualización exitosa puede requerir pruebas piloto y correcciones. Recuerde que a partir del 1 de septiembre de 2025 solo se admitirán comprobantes en formato 4.4 (la versión 4.3 quedará obsoleta). |
| Capacitar al personal contable y de facturación: | Organice sesiones de capacitación internas para todos los involucrados en la emisión y recepción de comprobantes electrónicos. Asegúrese de que conozcan las novedades: cómo registrar los nuevos campos (por ejemplo, indicar el código de actividad económica del cliente, seleccionar la condición de venta apropiada, adjuntar la información de exoneración cuando aplique, etc.), cómo emitir un Recibo Electrónico de Pago en los casos necesarios, y cómo manejar los distintos escenarios. Un personal bien entrenado minimizará errores operativos al generar las facturas. Considere también capacitar al equipo de cuentas por cobrar sobre la firma de recepción (endoso) de facturas, ya que podría ser útil para agilizar cobros en el futuro. |
| Revisar la información maestra y plantillas: | Dado que se incorporan nuevos datos obligatorios, es recomendable revisar y actualizar los catálogos maestros de la empresa. Por ejemplo: incluir en la base de datos de clientes el código de actividad económica o tipo de identificación nuevo que le corresponda a cada cliente; en el catálogo de productos, verificar la correcta clasificación CABYS y preparar campos para indicar exenciones o usos como combos/descuentos especiales. Configure sus plantillas de factura para mostrar los nuevos campos de forma ordenada. Esta preparación facilita que al emitir comprobantes no se omita nada esencial. |
| Integrar la facturación electrónica con la contabilidad: | Si aún maneja la factura electrónica de forma aislada, considere integrarla a sus procesos contables. La nueva estructura y campos brindan más información que puede alimentar automáticamente su sistema contable (por ejemplo, registros de impuestos por pagar al recibir un Recibo de Pago, o identificación de ingresos exentos vs. gravados por código). Automatizar estas conexiones puede reducir hasta un 50 % del tiempo empleado en tareas contables operativas repetitivas, permitiendo al contador enfocarse en análisis y control. Muchas soluciones en la nube ofrecen integraciones con sistemas contables y bancarios que conviene explorar. |
| Verificar el cumplimiento legal específico: | Los contadores deben asegurarse de que la empresa cumple con todas las disposiciones normativas particulares. Por ejemplo, si su empresa adquiere servicios a proveedores extranjeros, ahora deberá emitir la factura de compra respectiva para esas transacciones. Si su empresa realiza donaciones deducibles, tenga en cuenta que el reglamento exime de emitir comprobantes en el caso de donaciones recibidas por entidades autorizadas (pero solo en ese caso). Si opera en un régimen especial (zona franca, etc.), incorpore los códigos de exención correspondientes. Estas consideraciones específicas evitan contingencias fiscales más adelante. |
En general, la clave para los contadores costarricenses en 2025 es la proactividad: informarse detalladamente de la normativa vigente, adaptar los sistemas con tiempo, y guiar a sus empresas (grandes o pequeñas) en este proceso de transformación digital tributaria. La facturación electrónica versión 4.4 no solo cumple con la ley, sino que bien implementada puede aportar mejoras en eficiencia y control para las organizaciones, fortaleciendo la transparencia fiscal en Costa Rica.
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