Una gestión de costos eficaz no solo es vital para la rentabilidad operativa, sino que también tiene profundas implicaciones fiscales. En Costa Rica, la correcta determinación, documentación y declaración de los costos es fundamental para el cumplimiento del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y para optimizar la carga tributaria dentro del marco legal.
Una contabilidad de costos precisa y bien documentada es la base para sustentar la deducibilidad de los costos ante la Dirección General de Tributación (DGT) y para una correcta determinación de la renta imponible.
Costos deducibles del Impuesto sobre la Renta (ISR)
Los principios generales para la deducibilidad de costos y gastos del impuesto sobre las utilidades en Costa Rica están establecidos principalmente en el Artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley N° 7092) y sus reformas, así como en las interpretaciones y resoluciones emitidas por la DGT.
Para que un costo o gasto sea aceptado como deducible, debe cumplir con los siguientes requisitos fundamentales:
Ser útil, necesario y pertinente
El desembolso debe estar directamente relacionado con la generación de ingresos gravables o con la conservación de la fuente productora de dichos ingresos. Debe existir un vínculo causal entre el gasto y la actividad lucrativa de la empresa.
Estar debidamente documentado
Es imperativo que todos los costos y gastos estén respaldados por comprobantes electrónicos autorizados por la DGT, que cumplan con todos los requisitos formales establecidos. La falta de un comprobante válido puede llevar al rechazo de la deducción.
La nueva plataforma TRIBU-CR (en sustitución del ATV) exige mayor precisión en la gestión de costos, ya que automatiza el cruce de datos entre facturas, registros contables y declaraciones.
- Implicación: Errores en registros de costos generarán inconsistencias detectables automáticamente por el sistema, aumentando el riesgo de fiscalizaciones.
- Solución: Implementar software contable integrado, como Alegra, que sincronice costos con facturas electrónicas y declaraciones.
Haberse efectuado las retenciones de impuestos correspondientes
En los casos en que la ley exija la retención de impuestos en la fuente (por ejemplo, por servicios profesionales, alquileres, remesas al exterior), esta debe haberse practicado y enterado al fisco para que el gasto subyacente sea deducible.
Corresponder al período fiscal
Los costos y gastos deben registrarse y deducirse en el período fiscal en que se incurren o se devengan, según el método contable de la empresa y las disposiciones fiscales.
Tratamiento específico del costo de ventas
El costo de los bienes vendidos o de los servicios prestados es, generalmente, el principal componente del costo deducible para la mayoría de las empresas. Para que sea aceptado fiscalmente, es crucial:
- Una correcta valoración de los inventarios, siguiendo los lineamientos de la NIC 2 (costo o VNR, el menor), con las adaptaciones o consideraciones fiscales que puedan aplicar.
- Un sistema de acumulación de costos (ya sea por órdenes, por procesos, ABC, etc.) que permita identificar y cuantificar de manera fiable los componentes del costo de ventas (materia prima, mano de obra directa, CIF).
- Documentación soporte adecuada para cada componente del costo (facturas de compra de materias primas, planillas de mano de obra, facturas de gastos indirectos, etc.).
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Gastos no deducibles comunes
Es importante que los contadores estén al tanto de los gastos que típicamente no son aceptados como deducibles por la Administración Tributaria. Algunos ejemplos comunes incluyen :
- Gastos personales del propietario o socios que no correspondan a la actividad de la empresa.
- Multas y sanciones impuestas por autoridades gubernamentales.
- Ciertos impuestos (por ejemplo, el propio impuesto sobre la renta).
- Gastos que no cuenten con el respaldo de comprobantes electrónicos autorizados o que no cumplan con los requisitos de necesidad y pertinencia.
- Donaciones que no cumplan con los requisitos específicos establecidos en la ley.
- Las remuneraciones no sometidas al régimen de cotización de la Caja Costarricense de Seguro Social.
Las estrategias de optimización de costos que implemente una empresa debe considerar siempre estas implicaciones fiscales para asegurar que las reducciones de costos no lleven inadvertidamente a la pérdida de deducciones fiscales, lo que podría anular el beneficio neto.
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Actualización de tramos y tarifas del impuesto sobre las utilidades para el período fiscal 2025:
El Ministerio de Hacienda de Costa Rica actualiza periódicamente los tramos de renta y las tarifas aplicables para el cálculo del impuesto sobre las utilidades, tanto para personas jurídicas como para personas físicas con actividades lucrativas (Decreto Ejecutivo N.º 44772-H).
Para el período fiscal 2025, según la información disponible , las tarifas son las siguientes:
Para personas jurídicas
La tasa del impuesto sobre las utilidades para las personas jurídicas depende de su nivel de ingresos brutos anuales.
Empresas con ingresos brutos anuales que NO excedan ₡119.629.000 (ciento diecinueve millones seiscientos veintinueve mil colones) durante el período fiscal , aplicarán una escala progresiva sobre su renta neta anual:
- 5% sobre los primeros ₡5.642.000 de renta neta anual.
- 10% sobre el exceso de ₡5.642.000 y hasta ₡8.465.000 de renta neta anual.
- 15% sobre el exceso de ₡8.465.000 y hasta ₡11.286.000 de renta neta anual.
- 20% sobre el exceso de ₡11.286.000 de renta neta anual.
Empresas con ingresos brutos anuales que SÍ excedan ₡119.629.000 durante el período fiscal, aplicarán una tarifa única del 30% sobre la totalidad de su renta neta anual.
Para personas físicas con actividades lucrativas
Los profesionales independientes y otras personas físicas que realicen actividades lucrativas también están sujetos a una escala progresiva sobre su renta neta anual para el período fiscal 2025 :
- Hasta ₡4.094.000 anuales: Exento.
- Sobre el exceso de ₡4.094.000 y hasta ₡6.115.000 anuales: 10%.
- Sobre el exceso de ₡6.115.000 y hasta ₡10.200.000 anuales: 15%.
- Sobre el exceso de ₡10.200.000 y hasta ₡20.442.000 anuales: 20%.
- Sobre el exceso de ₡20.442.000 anuales: 25%.
Precios de transferencia y costos compartidos
Operaciones con partes relacionadas: Las transacciones que superen ₡462 millones anuales deben justificar costos y márgenes mediante estudios de precios de transferencia, aplicando métodos OCDE (precio comparable no controlado, margen neto transaccional, etc.).
Multas por incumplimiento: Hasta ₡46 millones.
Estrategia: Documentar costos operativos y de adquisición para demostrar que los precios entre empresas vinculadas reflejan condiciones de mercado.
Costos compartidos (servicios entre matrices y filiales): Deben distribuirse proporcionalmente al beneficio recibido, con soporte en contratos y reportes de uso
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Fiscalizaciones automatizadas
TRIBU-CR cruzará datos de costos declarados con facturas emitidas/recibidas, márgenes sectoriales y patrones históricos. Inconsistencias generarán requerimientos inmediatos.
Ejemplo: Si los costos directos aumentan un 20% sin justificación en ventas, el sistema alertará a Hacienda.
Sanciones por subdeclaración: Multas del 15% al 30% del impuesto evadido, más intereses moratorios del 10% anual.
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Esta información es crucial para los contadores, ya que permite una planificación fiscal precisa y una comprensión clara del impacto de las estrategias de costos en la carga tributaria final. Conocer estos tramos permite, por ejemplo, evaluar cómo una reducción de costos que sitúe a una PYME en un tramo impositivo inferior puede generar un beneficio fiscal significativo, impactando positivamente el margen de ganancia neto.
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