Facturación electrónica en Colombia: ¿Qué es, cómo funciona y cómo cumplir con la Dian?
La factura electrónica en Colombia es la evolución digital de la factura tradicional en papel, conservando la misma validez legal. En este artículo, profundizamos en los aspectos clave de todos los documentos del sistema de facturación electrónica y explicamos cómo cumplir correctamente con los requisitos establecidos por la Dian.
Escrito por:

Lina María Galindo López
Equipo Siempre Al Día
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ToggleLa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) define al sistema de facturación electrónica en Colombia, en el artículo 2 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 como el conjunto de funcionalidades que permiten que la factura electrónica y otros documentos digitales relacionados puedan trabajar juntos y comunicarse.
- ¿Desde cuándo está vigente la versión 1.9 de facturación electrónica en Colombia? Desde el 1 de mayo de 2024.
- ¿Cuáles son los principales documentos que componen el sistema de facturación electrónica en Colombia? La factura electrónica, el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, el documento soporte de nómina electrónica y los documentos equivalentes en los cuales se incluye el documento equivalente POS electrónico.
¡A continuación una guía detallada sobre todo lo que debes saber sobre el tema!
¿Qué normas regulan el sistema de facturación en Colombia?
El 1 de noviembre de 2023, la Dian publicó la Resolución 000165 con el objetivo de avanzar en la implementación del sistema de facturación, regular la actuación de los proveedores tecnológicos y adoptar nuevas versiones de los anexos técnicos relacionados con la facturación electrónica (versión 1.9) y con el documento equivalente electrónico (versión 1.0).
Esta medida respondió a las actualizaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 al artículo 616-1 del Estatuto Tributario (ET), que conciernen al sistema de facturación electrónica y que habían sido reguladas parcialmente por normativas anteriores, como las resoluciones 000085 y 001092 de 2022, y el Decreto 442 de 2023 publicado el 29 de marzo de 2023 por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Cabe aclarar que la Resolución 000165 de 2023, ha sido objeto de modificaciones posteriores con las siguientes resoluciones:
- Resolución 00008 del 31 de enero de 2024.
- Resolución 000119 del 30 de julio de 2024.
- Resolución 000189 del 30 de octubre de 2024.
- Resolución 000202 del 31 de marzo de 2025.
¿Qué es la factura electrónica en Colombia?
La factura electrónica en Colombia es un documento electrónico que soporta la venta de bienes y/o servicios con validez legal equivalente a la factura tradicional en papel. Este documento se genera, valida, expide, recibe y conserva electrónicamente, y debe ser enviado de manera inmediata a la Dian para su revisión y aprobación según el Sistema de Facturación Electrónica (SFE).
¿Quiénes están obligados a facturar o emitir documento equivalente?
Según el artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023 emitida por la Dian y el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
- Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
- Los responsables del impuesto nacional al consumo (INC).
- Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dian, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente sobre los cuales se hará precisión más adelante.
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
- Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables de IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET, por el servicio prestado, de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del ET.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del ET.
Tip Alegra: La obligación de facturar no convierte a una persona natural en responsable de IVA. Ambas responsabilidades son independientes.
¿Quiénes no están obligados a facturar o expedir documento equivalente?
De acuerdo con el artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023 y el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, no están obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente:
- Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
- Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
- Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del ET, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsable de IVA.
- Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del ET, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del INC.
- Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
- Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
- Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 UVT ($164.728.000 para 2024 y $174.297.000 para 2025). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
- Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
- Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en IVA.
¿Si no está obligado a facturar puede hacerlo de forma voluntaria?
Los sujetos que, sin estar obligados a emitir factura de venta y/o documento equivalente, decidan hacerlo voluntariamente, deberán asumir las mismas responsabilidades que incumben a los obligados, incluyendo el cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidos para la emisión de estos documentos.
¿Cuáles son los requisitos de la factura electrónica según el anexo 1.9?
El artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023 señala que la factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Estar denominada expresamente como «factura electrónica de venta».
- Contener apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
- Identificación del adquiriente según corresponda así:
- Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente de bienes y/o servicios.
- Apellidos y nombres y número de identificación del adquiriente de bienes y/o servicios cuando este no suministre el NIT.
- La frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los 2 bullets anteriores.
- Cuando la operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico, se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, a excepción de cuando en la identificación del adquiriente se opte por la de “consumidor final”.
Si la entrega del bien o servicio se realiza en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta 4 caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Dian.
- Fecha y hora de generación.
- Contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del ET. De esta manera, la factura electrónica de venta se entenderá expedida en todo caso cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en la Resolución 000165 de 2023.
- Deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación.
- Indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
- Incluir el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
- Señalar la forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
- Cuando la forma de pago es de contado, se debe indicar el medio de pago registrando si es efectivo, con tarjeta de crédito, tarjeta débito.
- Indicar la calidad de agente retenedor del IVA, de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementario, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, cuando corresponda.
- Indicar la discriminación del IVA, el INC, el INC de las bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así la exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
- Llevar la firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Dian, al momento de la generación, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
- Incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
- Señalar la dirección de internet en la Dian en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
- Incorporar el contenido del anexo técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 60 de la Resolución 000165 de 2023 para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos.
- Señalar apellidos y nombre a razón social y NIT del fabricante del software, el nombre del mismo y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
En la siguiente infografía resumimos los cambios más representativos que se dieron con el anexo 1.9 de facturación electrónica, vigente a la fecha:

Te puede interesar muestro editorial: Checklist fiscal para elegir proveedor tecnológico de facturación: ¿Cómo evitar errores y sanciones ante la Dian?
¿Qué novedades importantes incluyó la Resolución 000165 de 2023 respecto a la facturación electrónica?
A continuación presentamos un resumen de otras novedades importantes incluidas en la Resolución 000165 de 2023 frente a la facturación electrónica:
| Tema | Novedad |
| Definiciones en el sistema de facturación | La comparación entre el artículo 1 de la Resolución 000042 de 2020, que incluía 33 definiciones clave para comprender el sistema de facturación, y el mismo artículo de la Resolución 000165 de 2023, revela cambios significativos en el marco definitorio. En la versión más reciente, el número de definiciones se redujo a 27. Esto se debe a la eliminación de 14 términos y la incorporación de 8 nuevos. |
| Alcance de la Dian para crear nuevos documentos electrónicos | El artículo 2 de la Resolución 000165 de 2023 amplió el alcance del sistema de facturación electrónica más allá de las facturas de venta y los documentos equivalentes. Ahora se incluirán también aquellos documentos electrónicos que la Dian determine como necesarios para facilitar sus funciones de control en los ámbitos tributario y aduanero. Esta disposición sugiere una flexibilidad en el sistema para incorporar futuros documentos electrónicos que puedan ser requeridos para una mejor gestión y supervisión de las obligaciones fiscales y aduaneras. |
| Validez de la factura de talonario o de papel | El artículo 3 de la Resolución 000165 de 2023 estableció que la factura de talonario o en papel será válida en situaciones en las que el sujeto obligado a facturar electrónicamente enfrente problemas tecnológicos que le impidan realizar la facturación de esta manera. Además, se indicó que esta disposición es aplicable a los contribuyentes que se acojan al régimen simple de tributación, siempre y cuando no estén obligados a facturar electrónicamente antes de optar por este régimen. En este contexto, el parágrafo del artículo 915 del ET ofrece una facilidad adicional al permitir que los contribuyentes que elijan el régimen simple puedan cumplir con la obligación de facturar electrónicamente hasta 2 meses después de su inscripción en el RUT, brindando así un período de gracia para la adaptación a los requisitos de facturación electrónica. |
| Nuevas excepciones para no estar obligado a facturar | El artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023 especificó que las juntas de acción comunal están exentas de la obligación de emitir facturas, siempre que no necesiten solicitar la devolución y/o compensación de saldos a favor en el IVA. |
| Requisitos de la factura de venta de talonario o de papel | En el artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023 se detallaron los requisitos que una factura de venta en formato físico (de talonario, de papel o en computador) debe cumplir. En relación con este tema, se estableció una novedad importante: la obligación de incluir la «dirección de entrega del bien y/o prestación del servicio» no será requerida si el bien o servicio se entrega en el extranjero. Así mismo, siguiendo la misma línea que se aplicó a la factura electrónica de venta, se ha eliminado la instrucción de incluir el ítem de «bien cubierto,» el cual solo era aplicable durante los días sin IVA que fueron derogados por la Ley 2277 de 2022. Además, es importante mencionar que en esta factura se deberán desglosar claramente los impuestos saludables y otros impuestos que sean requeridos por la normativa vigente. |
| Identificación de los agentes de retención de IVA | El artículo 13 de la Resolución 000165 de 2023 estableció que todas las personas que sean consideradas agentes de retención en relación con el IVA están obligadas a indicar esta condición de manera explícita en el contenido de las facturas electrónicas o en formato físico, así como en los documentos equivalentes. |
| Validez fiscal de las facturas por servicios públicos | El artículo 25 de la Resolución 000165 de 2023 aclaró que las facturas de servicios públicos domiciliarios pueden ser utilizadas como soporte tanto por el suscriptor o usuario o por el propietario del inmueble para justificar impuestos descontables en el IVA, así como costos y deducciones en el impuesto de renta y complementario. Esta aclaración se hizo necesaria debido a la eliminación del parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.8 del Decreto 1625 de 2016 mediante el Decreto 442 de 2023. Te puede interesar nuestro editorial: Documento equivalente de servicios públicos domiciliarios podrá expedirse de forma física. |
| Confirmación de facturas de venta a crédito | El artículo 27 de la Resolución 000165 de 2023 introdujo un nuevo párrafo que reitera lo establecido previamente en la Resolución 000085 de 2022. En este nuevo inciso se confirma que, para efectos de la aceptación fiscal de costos, gastos e impuestos descontables, será necesario contar con los mensajes electrónicos especiales de aceptación por parte del adquiriente emitidos al emisor, en el caso de las facturas electrónicas relacionadas con bienes y/o servicios a crédito. |
| Calendarios de implementación de la factura electrónica | La Resolución 000165 de 2023 excluyó los calendarios que estaban contemplados en los artículos 19 y 20 de la Resolución 000042 de 2020. El primero de estos calendarios se refería a las pautas a seguir en los días sin IVA, mientras que el segundo abordaba los calendarios, tanto transitorios como permanentes, para la implementación de la factura electrónica de venta. Esto significa que en el momento en que surja la obligación de emitir facturas electrónicas, el obligado deberá hacerlo de manera electrónica de inmediato, sin la posibilidad de emitir facturas de talonario o en papel o aplazar este proceso. |
| Proceso de habillitación de la factura electrónica | El artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023 estableció puntos importantes: a. El servicio gratuito proporcionado por la Dian no puede utilizarse para habilitarse en la emisión de documentos equivalentes electrónicos. Esto significa que este servicio gratuito no está destinado a la habilitación de emisión de dichos documentos. b. En el caso de que las personas utilicen los servicios de un proveedor tecnológico autorizado y dicho proveedor deje de existir debido a una fusión o escisión con otro proveedor tecnológico, las personas deben realizar nuevamente el proceso de habilitación. |
| Documento «factura tipo 3» para inconvenientes tecnológicos | El numeral 1.1.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023 estableció que en caso de que se presenten problemas tecnológicos que requieran que el obligado emita temporalmente facturas en formato papel, deberá transmitir a la Dian, dentro de las 48 horas siguientes a la resolución de dichos problemas, los datos de estas facturas utilizando el documento denominado «factura tipo 3». Anteriormente, este documento se conocía como «documento electrónico de transmisión». |
| Alcance del servicio gratuito de la Dian | El artículo 38 de la Resolución 000165 de 2023 estableció que el servicio gratuito podrá ser utilizado sin restricciones de cantidad, montos de los documentos, adquirientes, bienes y/o servicios por parte de los sujetos obligados a emitir factura electrónica de venta. Además, aquellos sujetos que no estén obligados a facturar electrónicamente, pero que se habiliten para generar el mensaje de confirmación de recepción de facturas de bienes y/o servicios cuya forma de pago sea a crédito, también podrán utilizar este servicio gratuito. Así mismo, se permite el uso de este servicio para la generación y transmisión del soporte de pago de nómina electrónica y del documento soporte para pagos con sujetos no obligados a emitir factura o documento equivalente. |
| Numeración consecutiva de la factura electrónica | El artículo 43 de la Resolución 000165 de 2023 enfatiza que la numeración de la factura no puede ser diferente a la que fue específicamente autorizada. Además, se prohíbe la práctica de anteponer ceros a la numeración cuando estos ceros no formen parte del rango de numeración autorizado. |
¿Cuál fue el plazo máximo para adoptar las novedades del anexo 1.9 de facturación electrónica?
La fecha inicial fue estipulada por el artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023 al 1 de febrero de 2024. Sin embargo, con la expedición de la Resolución 000008 de enero 31 de 2024 dicha fecha se pospuso al 1 de mayo de 2024.
¿Cuáles son los mecanismos disponibles para facturar electrónicamente?
Quienes estén obligados a facturar electrónicamente podrán implementar la facturación electrónica mediante cualquiera de las siguientes tres opciones:
- Solución gratuita de la Dian: es un servicio gratuito dispuesto por la Dian para que los facturadores puedan efectuar la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de las facturas electrónicas; así como las notas débito y crédito.
- A nombre propio: es un desarrollo informático ejecutado por el mismo facturador, realizado con la ayuda de un equipo técnico y con base a las orientaciones normativas expedidas por la Dian.
- A través de proveedores tecnológicos: estas son personas jurídicas habilitadas por la Dian para poder actuar en tal calidad y así poder prestar los servicios relacionados con la facturación electrónica. Un ejemplo de ello es Alegra, que cumple con toda la normativa exigida por la Dian para la emisión de la facturación electrónica.
Además, ha incorporado funcionalidades impulsadas con inteligencia artificial que permiten por ejemplo la creación de facturas por voz o incluso el registro inteligente de facturas escaneando una imagen o PDF desde WhatsApp.
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¿Qué es el documento soporte de nómina electrónica?
Se encuentra regulado por la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 publicada por la Dian. Este es el soporte fiscal de los costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según corresponda en relación con los pagos que se realicen por concepto de nómina.
Se debe generar y transmitir para la validación por parte de la Dian, de forma independiente, por cada uno de los empleados o pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales.
¿Quiénes están obligados a transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica a la Dian?
Según el artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021, se encuentran obligadas a transmitir este documento soporte, las personas contribuyentes del impuesto sobre la renta que realicen pagos o abonos en cuenta que se deriven de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos, deducciones e impuestos descontables derivados de tales pagos en el impuesto sobre la renta e IVA según corresponda.
Tip Alegra: Los sujetos que opten por cambiar o unirse al régimen simple de tributación no tienen la obligación de adoptar el documento soporte de pago de nómina electrónica, ya que no son considerados contribuyentes del impuesto de renta y complementario.
¿Cada cuánto se debe generar y enviar el documento soporte de nómina electrónica?
El artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021 establece que este documento debe generarse de forma mensual, independientemente de si el sujeto obligado realiza pagos en períodos diferentes o en períodos inferiores a esa periodicidad. En consecuencia, el empleador deberá acumular los conceptos de los valores devengados en nómina, así como los valores deducidos, de manera individual para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Este documento debe ser transmitido a la Dian dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período de pago o abono en cuenta correspondiente. Por ejemplo, la nómina electrónica correspondiente a septiembre de 2025 debe ser transmitida a la Dian durante los primeros 10 días hábiles (de lunes a viernes) del mes de octubre de 2025.
¿Qué sucede si se detecta un error en el documento soporte de nómina electrónica?
En caso de que el sujeto obligado identifique un error en el envío de la nómina electrónica, deberá generar la correspondiente nota de ajuste dentro de los 10 días hábiles siguientes a la detección del error y proceder a transmitirla a la Dian.
¿Qué debe contener el documento soporte de nómina electrónica?
Este documento debe contener la información establecida en el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021, así:
- Estar denominado expresamente como «Documento soporte de pago de nómina electrónica».
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del sujeto obligado.
- Apellidos y nombre(s) y NIT del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA” establecido en el artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021.
- El medio de pago, que el sujeto obligado, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA”.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Dian, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
¿Cuál fue el plazo de implementación del documento soporte de nómina electrónica?
La fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico de la nómina electrónica fue el 18 de agosto de 2021. El plazo máximo para iniciar su generación y transmisión se dio entre el 1 de septiembre y el 12 de septiembre del mismo año, dependiendo del número de empleados con el cual contara el obligado.
Ahora bien, los nuevos sujetos que deben generar este documento soporte, tendrán un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento.
¿Cuál es el mejor software para gestionar la nómina electrónica en Colombia?
La gestión manual de la nómina a través de hojas de cálculo se ha vuelto una práctica insostenible y de alto riesgo. La probabilidad de error humano en los cálculos, la aplicación de normativas desactualizadas y la omisión de novedades son riesgos inherentes a estos procesos manuales.
En este contexto, Alegra Nómina emerge como una solución tecnológica superior, diseñada específicamente para el entorno normativo colombiano. Se posiciona como una plataforma «todo en uno» que integra de manera fluida la liquidación, la contabilización y la emisión de la Nómina Electrónica a la Dian, todo desde un único lugar.
Por lo tanto, el contador que utiliza Alegra no está simplemente adquiriendo una calculadora avanzada; está subcontratando la vigilancia y la implementación normativa. Su rol se transforma: pasa de ser un «traductor» manual de leyes a ser un «supervisor» estratégico de un sistema que ya habla el lenguaje de la ley.
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¿Qué es el documento soporte con sujetos no obligados a facturar o expedir documento equivalente?
Este documento fue reglamentado por la Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021 publicada por la Dian. Este es el respaldo fiscal de cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
¿El documento soporte con sujetos no obligados a facturar o expedir documento equivalente puede expedirse de forma acumulada?
Este documento podrá ser generado y transmitido por operaciones acumuladas de forma semanal en relación con un mismo proveedor. Sin embargo, el adquiriente del bien y/o servicio puede elaborar un documento soporte por cada una de las compras.
¿Qué debe contener el documento soporte en compras con sujetos no obligados a facturar o expedir documento equivalente?
Este documento debe cumplir con los requisitos contenidos en el artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021, así:
- Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Tener la fecha de la operación. Esta debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del vendedor o de quien presta el servicio. En el caso de los contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
- Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación discriminando el valor del IVA cuando haya lugar.
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación conforme a las normas vigentes y la política de firma que establezca la Dian.
- Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Dian.
- Incluir el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS).
¿Cuál fue el plazo de implementación del documento soporte con sujetos no obligados a facturar?
De acuerdo con la Resolución 000488 de abril 29 de 2022, publicada por la Dian la generación y transmisión electrónica de este documento soporte debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022.
¿Cuál es el mejor software contable para generar documentos soporte por compras con sujetos no obligados a facturar?
Alegra es el software contable ideal para generar Documentos Soporte en compras a sujetos no obligados a facturar, ya que cumple con todos los requisitos exigidos por la Dian, facilita la solicitud y configuración de numeración oficial, y permite crear y gestionar estos documentos de manera sencilla y segura para que las empresas puedan respaldar sus compras y garantizar una contabilidad confiable y acorde a la normativa tributaria vigente.
¿Qué son los documentos equivalentes?
Cuando se habla de los documentos equivalentes a factura, se hace referencia a aquellos que cumplen con ciertos requisitos definidos fiscalmente para que sustenten las transacciones comerciales.
¿Qué tipos de documentos equivalentes existen?
De acuerdo con el artículo 15 de la Resolución 000165 de 2023, los documentos equivalentes a la factura de venta son los establecidos en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de octubre 11 de 2016 publicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 1 del artículo 3 de la Ley 1493 de diciembre 26 de 2011:
- El tiquete de máquina registradora con sistema POS.
- La boleta de ingreso a cine.
- El tiquete de transporte de pasajeros.
- El extracto.
- El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
- El documento en juegos localizados.
- La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
- El documento expedido para el cobro de peajes.
- El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
- El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
- El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
- La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
- El documento equivalente electrónico.
Sin embargo, desde el proceso de implementación o masificación de la facturación electrónica, la cual se intensificó con las recientes reformas tributarias, algunos de estos documentos, como es el caso de los tiquetes POS dejaron de tener validez en materia de soportar costos y gastos ante la Dian.
¿Qué son los documentos equivalentes electrónicos?
Como puede observarse, en la lista enunciada anteriormente, el documento equivalente electrónico se introduce a la lista de documentos equivalentes mediante el artículo 5 del Decreto 442 de marzo 29 de 2023 publicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como un documento que podría desarrollar los documentos equivalentes mencionados en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016.
Tal disposición fue reglamentada mediante la expedición de la Resolución 000165 de 2023, mediante la cual se creó el nuevo documento equivalente POS electrónico (el cual dejó sin operatividad el tiquete físico de máquina registradora POS a excepción de cuando surjan inconvenientes tecnológicos) y fijó el desarrollo de forma electrónica de otros documentos equivalentes.
¿Cuáles son los requisitos de los documentos equivalentes electrónicos?
Los requisitos de los documentos equivalentes electrónicos se encuentran establecidos en los artículos 19 y 20 de la Resolución 000165 de 2023. Algunos aplican de forma específica al documento equivalente POS electrónico.
Te puede interesar nuestro editorial: Expedición del tiquete POS electrónico: Estas son las novedades que se deben estar aplicando desde el 2024.
¿Cuál fue el calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos?
Según el artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, se establecieron 2 calendarios de implementación. Uno rige la implementación del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS y depende de la clasificación del contribuyente en relación con el impuesto de renta y complementario.
El segundo calendario se aplicó a los otros documentos equivalentes electrónicos.
Sin embargo, es importante señalar que con la Resolución 000008 de 2024 se establecieron nuevas fechas en 2024. Para el caso del documento POS electrónico las fechas fueron: 1 de mayo para grandes contribuyentes, 1 de junio para declarantes del impuesto sobre la renta que no son grandes contribuyentes y 1 de julio para no declarantes y demás sujetos obligados.
Para los demás documentos equivalentes electrónicos se establecieron las siguientes fechas de implementación en 2024, algunas modificadas por otras resoluciones que fueron expedidas por la Dian posteriormente:
| Documento equivalente electrónico | Fechas de implementación en 2024 |
| Servicios públicos domiciliarios | 1 de agosto (esta fecha cambió al 1 de noviembre con la Resolución 000119 de 2024). |
| El tiquete de transporte de pasajeros | 1 de agosto (esta fecha cambió al 1 de noviembre con la Resolución 000119 de 2024). |
| El extracto | 1 de agosto (esta fecha cambió al 1 de noviembre con la Resolución 000119 de 2024). |
| El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros | 1 de septiembre |
| La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados | 1 de septiembre |
| El documento en juegos localizados | 1 de septiembre |
| El documento expedido para el cobro de peajes | 1 de octubre |
| El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores | 1 de octubre |
| El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities | 1 de octubre |
| La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos | 1 de noviembre |
| La boleta de ingreso a cine | 1 de noviembre |
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Fuentes oficiales
- Congreso de la República (2011). Ley 1493 de 2011 publicada en el Diario Oficial No. 48.294 del 26 de diciembre de 2011.
- Congreso de la República (2021). Ley 2155 de 2021 publicada en el Diario Oficial No. 51.797 del 14 de septiembre de 2021.
- Presidencia de la República (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
- MinHacienda (2016). Decreto 1625 de 2016 publicado en el Diario Oficial No. 50.023 de octubre 11 de 2016. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
- MinHacienda (2023). Decreto 442 de 2023 publicado en el Diario Oficial No. 52.351 de marzo 29 de 2023. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
- Dian (2021). Resolución 000013 de 2021 publicada en el Diario Oficial No. 51.585 de febrero 11 de 2021. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian (2021). Resolución 000167 de 2021 publicada en el Diario Oficial No. 51.904 de diciembre 31 de 2021. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian (2022). Resolución 000488 de 2022 publicada en el Diario Oficial No. 52.020 de abril 29 de 2022. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian (2023). Resolución 000165 de 2023 publicada en el Diario Oficial No. 52.567 de noviembre 2 de 2023. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian (2024). Resolución 00008 de 2024 publicada en el Diario Oficial No. 52.656 de febrero 1 de 2024. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian (2024). Resolución 000119 de 2024 publicada en el Diario Oficial No. 52.834 de julio 31 de 2024. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian (2024). Resolución 000189 de 2024 publicada en el Diario Oficial No. 52.926 de octubre 31 de 2024. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian (2025). Resolución 000202 de 2025 publicada en el Diario Oficial No. 53.076 de abril 1 de 2025. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
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Lina María Galindo López
