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Claves para el diligenciamento del formato 1001 en la información exógena por el año gravable 2023

En el formato 1001, se debe reportar la información relativa a los pagos o abonos en cuenta efectuados a terceros, así como las retenciones en la fuente practicadas. A continuación, detallamos las características que se deben considerar para el diligenciamiento de este formato en la información exógena del año gravable 2023.

Equipo Siempre al día

Actualizado el: 08 May 2024

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16 min de lectura

Formato 1001 de información exógena

Las indicaciones para el diligenciamiento del formato 1001, correspondiente al reporte de información exógena del año gravable 2023, están establecidas en el artículo 17 de la Resolución 001255 de 2022. A continuación, procederemos a analizar estas disposiciones:

¿Quiénes deben diligenciar el formato 1001 en la exógena del año gravable 2023?

El artículo 17 de la Resolución 001255 de 2022 especifica que el formato 1001 debe ser diligenciado para el año gravable 2023 por los sujetos obligados a reportar, mencionados en los literales d), e), f), g) e i) del artículo 1 de la misma resolución:

Literal del artículo 1 de la Resolución 001255 de 2022Detalle
d)Las personas naturales y sus asimiladas que durante el año gravable 2022 o en el año gravable 2023 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000 y que la suma de los ingresos brutos por rentas de capital y/o no laborales durante el año gravable 2023 hayan superado los $100.000.000.
También estarán obligadas, las personas naturales pertenecientes al régimen simple de tributación que durante el año gravable 2022 o en el año gravable 2023, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000 sin considerar el tipo de ingreso.
e)Las personas jurídicas y sus asimiladas, demás entidades públicas y privadas que en el año gravable 2022 o en el año gravable 2023, hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.
f)Las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas, entidades públicas y privadas y demás obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente a título del impuesto sobre la renta, IVA y timbre durante el año gravable 2023.
g)Los establecimientos permanentes de personas naturales no residentes y de personas jurídicas y entidades extranjeras.
i)Los entes públicos del nivel nacional y territorial del orden central y descentralizado, contemplados en el artículo 22 del ET, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.

En nuestro editorial: Reporte de la exógena AG 2023: ejemplos prácticos sobre la determinación de obligados compartimos varios ejemplos sobre cómo interpretar los literales que suelen causar mayor confusión.

¿Qué información se debe reportar en el formato 1001 en la exógena del año gravable 2023?

En este formato se deben reportar los apellidos y nombres o la razón social, la identificación, la dirección y el país de residencia o domicilio de cada una de las personas beneficiarias de pagos o abonos en cuenta, sean estos deducibles o no, incluyendo la compra de activos fijos movibles. Además, se deben reportar los valores de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas, correspondientes al impuesto sobre la renta, IVA y timbre.

¿Cuál es la versión del formato 1001 por el año gravable 2023 y cuáles conceptos se deben utilizar para el reporte de la información?

Para varios de los formatos que componen el reporte de información exógena del año gravable 2023, es necesario utilizar conceptos específicos al incluir la información. En el caso del formato 1001, se utilizará la versión 10 para dicho período gravable, la misma que se empleó en el año gravable 2022. Para este formato, se deberán utilizar 68 conceptos según corresponda, de la siguiente manera:

No.ConceptoDetalleNo.ConceptoDetalle
15055Viáticos: el valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador.355029Gastos pagados por anticipado por compras: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.
25056Gastos de representación: el valoracumulado efectivamente pagadoque no constituye ingreso para eltrabajador.365030Gastos pagados por anticipado por honorarios: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No se deben incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones.
35002Honorarios: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores por concepto de rentas de trabajo y de pensiones.375031Gastos pagados por anticipado por comisiones: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No se deben incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones.
45003Comisiones: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores por concepto de rentas de trabajo y de pensiones.385032Gastos pagados por anticipado por servicios: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No se deben incluir valores por rentas de trabajo y de pensiones.
55004Servicios: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores por concepto de rentas de trabajo y pensiones.395033Gastos pagados por anticipado por arrendamientos: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.
65005Arrendamientos: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.405034Gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.
75006Intereses y rendimientos financieros causados: el valor acumulado abonado en cuenta.415035Gastos pagados por anticipado por otros conceptos: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.
85063Intereses y rendimientos financieros efectivamente pagados: el valor pagado.425019El monto de las amortizaciones realizadas.
95007Compra de activos movibles (artículo 60 del ET): el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.435044El pago por loterías, rifas, apuestas y similares.
105008Compra de activos fijos (artículo 60 del ET): el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.445046Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas.
115010Pagos o abonos en cuenta por concepto de aportes parafiscales al Sena, cajas de compensación familiar e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.455045Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito.
125011Pagos o abonos en cuenta efectuados a las EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, incluidos los del trabajador.465059El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo para revalorización de aportes.
135012Los pagos o abonos en cuenta por concepto de aportes obligatorios para pensiones, efectuados a los fondos de pensiones, incluidos los aportes del trabajador.475061Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente se informarán en el formato 1014.
145013Las donaciones en dinero efectuadas a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del ET y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley.485068Participaciones o dividendos pagados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2016 y anteriores (parágrafo 2 del artículo 49 del ET).
155014Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del ET y la establecida en el artícu lo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley.495069Participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2016 y anteriores (numeral 3 del artículo 49 del ET).
165015El valor de los impuestos solicitados como deducción.505070Participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2017 y siguientes (parágrafo 2 del artículo 49 del ET).
175066El valor del impuesto al consumo solicitado como deducción.515071Participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2017 y siguientes (numeral 3 del artículo 49 del ET).
185058El valor de los aportes, tasas y contribuciones solicitados como deducción.525086Valor de la retención en la fuente trasladada a terceros por participaciones o dividendos recibidos de sociedades nacionales (parágrafo 1 del artículo 242-1 del ET).
195060Redención de inversiones en lo que corresponde al reembolso del capital por títulos de capitalización.535073Desembolsos por depósitos judiciales.
205016Los demás costos y deducciones.545074Desembolsos por reintegros de depósitos judiciales.
215020Compra de activos fijos reales productivos sobre los cuales solicitó deducción (artículo 158-3 del ET, para el caso de a quienes les apliquen contratos de estabilidad jurídica aún vigentes): el valor acumulado pagado o abonado en cuenta. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008.555075Regalías y explotación de la propiedad intelectual: el valor acumulado pagado o abonado en cuenta.
225027El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos.565076Valor de utilidades distribuidas provenientes de diferimiento de ingresos (inciso 4 del artículo 23-1 del ET).
235023El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica.575079Intereses por deuda a vinculados en subcapitalización. El valor abonado en cuenta. Este valor no debe incluirse en el concepto 5006.
245067El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por consultoría.585087Valor de los puntos premio redimidos en el período, que afectan el gasto directemente, proveniente de programas de fidelización.
255024El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas.595088Costos o gastos por diferencia en cambio. Se debe reportar con el NIT del informante.
265025El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes.605053Retenciones practicadas a título de timbre.
275026El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías.615054La devolución de retenciones a título de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores.
285080El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por servicios audiovisuales digitales (entre otros, de música, videos, películas y juegos de cualquier tipo, así como la radiodifusión de cualquier tipo de evento).625078Retenciones por contribución de laudos arbitrales.
295081El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por servicios prestados a través de plataformas digitales.635018El importe de las primas de reaseguros pagados o abonados en cuenta.
305082El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por suministro de servicios de publicidad online.645047El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta
315083El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por suministro de enseñanza o entrenamiento a distancia.655048El importe de los siniestros por daño emergente pagados o abonados en cuenta.
325084El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por suministro de derechos de uso o explotación de intangibles.665072El importe de los siniestros por seguros de vida pagados o abonados en cuenta.
335085El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por otros servicios electrónicos o digitales con destino a usuarios ubicados en Colombia.675064Devoluciones de saldos de aportes pensionales pagados.
345028El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores.685065Excedentes pensionales de libre disponibilidad componente de capital pagados.

Conoce todas las novedades que tiene el reporte de información exógena por el año gravable 2023 en nuestro editorial: Información exógena 2023: aspectos clave para su presentación en 2024.

¿En el formato 1001 por el año gravable 2023 se reportan todos los datos independiente de su valor?

Por regla general, se deben reportar cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que sean iguales o superiores a $100,000, incluyendo todos los detalles de la información solicitada. En cambio, los pagos o abonos en cuenta que sean inferiores a dicho monto deberán reportarse de forma acumulada en un solo registro. Para esto, se utilizará el Número de Identificación Tributaria —NIT— 222222222, la razón social “cuantías menores”’ y el tipo de documento 43, en el concepto que corresponda y con la dirección del obligado a reportar.

Ejemplo: Suponga que la empresa Orux SAS, persona jurídica obligada a reportar información exógena por el año gravable 2023,  realizó cuatro pagos a la empresa Valex SAS así:

  1. El primero por $80.000.
  2. El segundo por $500.000.
  3. El tercero por $70.000.
  4. El cuarto por $150.000.

En este caso, el reportante debe reportar tanto el segundo como el cuarto pago, especificando en el concepto correspondiente los datos del beneficiario del pago, es decir, Valex SAS. Respecto al primer y tercer pago, si corresponden a un mismo concepto deberán reportarse de forma acumulada, pero utilizando el NIT 222222222, con la razón social “cuantías menores” y el tipo de documento 43.

Puede interesarte este editorial: Errores en el reporte de información exógena 2023: estrategias para la depuración de información y el registro contable.

¿Todas las columnas del formato 1001 son de obligatorio diligenciamiento?

El parágrafo 3 del artículo 17 de la Resolución 001255 de 2022 establece que es obligatorio diligenciar los valores de IVA que se lleven como mayor valor  del costo o gasto deducible y no deducible, así como los valores de retención en la fuente practicada o asumida a título de IVA para los responsables de este impuesto y los no domiciliados. Por tanto, cuando no haya valor a reportar, se deberá indicar cero.

Distinción entre pagos o abonos en cuenta deducibles y no deducibles

El parágrafo 4 del artículo 17 de la Resolución 001255 de 2022 especifica que, en el diligenciamiento de la información, se deben incluir los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deducción, o impuesto descontable, en la casilla de “pagos o abonos en cuenta deducibles”. Los que no se soliciten como costo o deducción fiscal, o impuesto descontable, deberán ser registrados en la columna de “pagos o abonos en cuenta no deducibles”, cada uno de acuerdo con el concepto que les aplique.

Tip Alegra: Cuando los pagos o abonos en cuenta correspondan a gastos pagados por anticipado, es necesario informar tanto el pago o abono registrado en dichas cuentas como el valor de las amortizaciones, utilizando el NIT del informado.

Para las entidades del régimen tributario especial, los egresos efectuados durante el año gravable que estén directamente relacionados con el desarrollo de su objeto social deben registrarse en la casilla de “pagos o abonos en cuenta deducibles”. Los egresos que no estén relacionados con dicho objeto social se deben registrar en la casilla de “pagos o abonos en cuenta no deducibles”, según lo establece el parágrafo 7 del artículo 17 de la Resolución 001255 de 2022.

Por otro lado, las entidades no contribuyentes, ya sea que estén obligadas o no a presentar declaración de ingresos y patrimonio, deben reportar el valor total de los egresos en la casilla de “pagos o abonos en cuenta no deducibles’. La casilla de  “pagos o abonos en cuenta deducibles” debe llenarse con cero, conforme a lo indicado en el parágrafo 9 del artículo 17 de la misma resolución.

Reporte de pagos o abonos en cuenta a beneficiarios del exterior

De acuerdo con el parágrafo 6 del artículo 17 de la Resolución 001255 de 2022, cuando los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta sean entidades o sociedades del exterior, se debe registrar el número, código o clave de identificación tal como aparece en el registro fiscal del país de domicilio del beneficiario. Se debe utilizar el tipo de documento 42.

Tip Alegra: En el caso de las sociedades del exterior, no es necesario informar los campos de dirección, departamento y municipio.

Cuando en el país de domicilio del beneficiario no se utilice un número, código o clave fiscal, se debe reportar al beneficiario utilizando el NIT 444444001, y continuar de forma ascendente hasta el NIT 444449999, utilizando el tipo de documento 43. En cuanto a los pagos o abonos en cuenta cuyos beneficiarios sean personas naturales del exterior, la información debe ser reportada utilizando el número, código o clave de identificación registrado en el país de residencia o domicilio del beneficiario. Al emplear el tipo de documento 42, no es necesario incluir los campos de dirección, departamento y domicilio.

Te invitamos a inscribirte en nuestro Curso gratuito de Información Exógena AG 2023: Guía para su presentación – Colombia donde profundizarás de forma práctica en las claves para cumplir con esta obligación tributaria.

Reporte de aportes parafiscales y aportes a seguridad social

El parágrafo 10 del artículo 17 de la Resolución 001255 de 2022 establece que los pagos o abonos en cuenta relativos a aportes parafiscales y a las entidades promotoras de salud, así como a los fondos de pensiones obligatorios, deben ser reportados a nombre de las entidades beneficiarias correspondientes, como las respectivas EPS, fondos de pensiones, Sena, ICBF, o cajas de compensación. Los aportes realizados por el empleador deben registrarse en la casilla de “pagos o abonos en cuenta deducibles”, mientras que los correspondientes a los empleados deben incluirse en la casilla de “pagos o abonos en cuenta no deducibles”.

Reporte de pagos por honorarios en el formato 1001

En este formato se deben incluir los pagos o abonos en cuenta a los que no se les haya aplicado la tabla de retención en la fuente del artículo 383 del Estatuto Tributario —ET—; mientras que aquellos pagos sobre los que se haya procedido con la aplicación de dichas tarifas deben ser reportados en el formato 2276, correspondiente a la información de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y pensiones.

Conoce las reglas para identificar en qué casos se puede aplicar la tabla de retención del artículo 383 del ET a las rentas no laborales en nuestro editorial: Retención en la fuente a independientes: reglas para su correcta aplicación.

Reporte de pagos o abonos en cuenta por parte de contribuyentes del régimen simple

Dado que este tipo de contribuyentes no imputa deducciones en su declaración del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, deberán registrar los pagos o abonos en cuenta efectuados en la columna de “pagos o abonos en cuenta no deducibles”. Además, deberán diligenciar cero en la columna de “pagos o abonos en cuenta deducibles”.

¿Cuál es el anexo técnico del formato 1001 y para qué sirve?

Los anexos técnicos detallan las especificaciones técnicas necesarias para el diligenciamiento del formato, identificando aspectos relacionados con:

  1. La forma en como debe nombrarse el XML.
  2. El formato del archivo.
  3. Las validaciones generales y del encabezado que se deben realizar en el formato.
  4. El esquema XSD utilizado en el formato que describe la estructura y restricciones del archivo XML que se genera.

El anexo técnico del formato 1001 por el año gravable  2023 corresponde al No. 18 de la Resolución 001255 de 2022. ¡Descárgalo!

Configura y genera el formato  1001 fácilmente con Alegra

Con Alegra puedes generar de manera sencilla y rápida el formato 1001 para cumplir con el reporte de información exógena. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

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