Reporte de cesantías en la nómina electrónica ¿cuándo se realiza?

Antes de ahondar en el reporte de cesantías en la nómina electrónica, es importante recordar que este documento soporte se encuentra regulado por la Resolución 000013 de 2021; constituyéndose como el soporte indispensable para la aceptación fiscal de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA derivados de los pagos que se realicen por concepto de nómina.

¿Qué información se reporta en el documento soporte de nómina electrónica?

De acuerdo con el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 en relación con los pagos de nómina, en este documento soporte se deben incluir los valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, así como los valores deducidos y el valor de la diferencia o neto total pagado al trabajador.

No pierdas de vista las fechas máximas en las que deberá transmitirse este documento en el 2024 en nuestro editorial “Calendario nómina electrónica 2024: estas son las fechas máximas de transmisión a la Dian”.

Adicionalmente, para conocer las fechas de las obligaciones relacionadas con facturación electrónica, te invitamos a consultar nuestro “Calendario del sistema de facturación electrónica 2024”.

¿Las prestaciones sociales se reportan en la nómina electrónica?

Las prestaciones sociales como primas, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones se reportan en la nómina electrónica; teniendo en cuenta que estos valores pueden considerarse como costos o deducciones en el impuesto de renta.

No obstante, desde que inició la transmisión del documento soporte de nómina electrónica a la Dian, surgió un debate en la comunidad contable y fue el correspondiente a la periodicidad del reporte de las prestaciones sociales, teniendo en cuenta que en la práctica estos conceptos se llevan al pasivo cuando se liquida la nómina, y su pago se realiza en un momento posterior como es el caso de las cesantías.

Tip Alegra: Las NIIF limitaron la aplicación del concepto de provisión. En relación con las prestaciones sociales, se puede estimar fielmente el valor del pasivo real en cabeza del trabajador por lo que no aplica el reconocimiento contable bajo el concepto de provisión.

Profundiza sobre los cálculos laborales que debes tener presente en el 2024 en nuestro editorial “Salario mínimo en Colombia: una visión detallada y práctica”.

¿Cuándo se reportan las cesantías en la nómina electrónica?

Recordemos que las cesantías, también conocidas como auxilio de cesantías, son una prestación social regulada por el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo —CST—. Corresponden al pago de un mes de salario por cada año de servicio, o su proporción por fracciones de año, y deben liquidarse anualmente entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. Una vez liquidadas, estas sumas deben ser depositadas en el fondo de cesantías elegido por el trabajador (a más tardar el 14 de febrero de cada año), o pagadas directamente en los casos estrictamente permitidos por el Decreto 1562 de 2019.

Teniendo en cuenta lo anterior, para el reporte de las cesantías en la nómina electrónica, la Dian en el Concepto 106 de 2022, en la respuesta a la pregunta 4.2.4.10 indicó que la inclusión de estos valores debe realizarse teniendo en cuenta el concepto de pago o abono en cuenta derivado del devengo.

Lo anterior, identificando la realización del respectivo gasto deducible que el sujeto obligado pretenda imputarse en la declaración de renta; siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero. Esto implica tener en cuenta lo establecido en los artículos 109 y 110 del ET, acerca de la deducción de las cesantías pagadas y consolidadas:

Artículo 109. Deducción de cesantías pagadas. Son deducibles las cesantías efectivamente pagadas, siempre que no se trate de las consolidadas y deducidas en años o períodos gravables anteriores.

                                                                            ***

Artículo 110. Deducción de cesantías consolidadas.  Los contribuyentes que lleven libros de contabilidad por el sistema de causación, deducen las cesantías consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido irrevocablemente en favor de los trabajadores.

                                                                           El subrayado es del Equipo Siempre al Día

Con base en dicho contexto, se puede intuir que el reporte de las cesantías en la nómina electrónica, puede realizarse de forma mensual o anual, estableciendo claramente los procedimientos de auditoría que correspondan para que no se envíen ni se liquiden valores dobles; y teniendo en cuenta que el valor que deberá reportarse en el documento soporte de nómina electrónica corresponde a aquel que será objeto de deducción por parte del reportante, teniendo en cuenta si está o no obligado a llevar contabilidad:

Ejemplo: Suponga que un empleador obligado a llevar contabilidad decide realizar el reporte de las cesantías del 2023 de forma anual. En la nómina electrónica del mes de diciembre de 2023, que debió reportar hasta los 10 primeros días hábiles de enero de 2024, tuvo que incluir los valores causados por dicho concepto durante el 2023, así no se hubiesen pagado; es decir, las cesantías consolidadas a diciembre 31 de 2023. 

Si se trata de un empleador no obligado a llevar contabilidad que decide hacer el envío de forma anual, debió incluir en la nómina electrónica del mes de diciembre de 2023, que tuvo que reportar hasta los 10 primeros días hábiles de enero de 2024, los valores pagados durante el mismo año (2023); es decir las cesantías de 2022 (consignadas al fondo, máximo en febrero 14 de 2023).

En todo caso, si el empleador decide hacer el reporte de forma mensual, los obligados a llevar contabilidad deberán reportar durante los primeros 10 días hábiles de cada mes lo causado o pagado en el mes anterior y los no obligados a llevar contabilidad lo efectivamente pagado. Por tal razón, desde el Equipo Siempre Al Día, reiteramos la importancia de llevar un estricto control de auditoría sobre esta información; para que de acuerdo a la periodicidad de envío que se emplee no haya duplicidad en los datos reportados.

Con Alegra podrás liquidar y emitir de una y sin errores la nómina electrónica a la Dian. ¡Estás a un clic de conocer los superpoderes de Alegra nómina, empieza tu prueba gratis!

Explora nuestro portal contable Siempre Al Día y encontrarás contenido especializado que impulsará tu profesión para que estés actualizado en las últimas tendencias fiscales, contables y de finanzas.