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Certificado de retención en la fuente: características y plazo para su expedición

El certificado de retención en la fuente es el documento que respalda las retenciones aplicadas a un sujeto pasivo durante el período gravable. Te presentamos las características esenciales de este documento, así como los plazos para su expedición, los cuales varían según el tipo impuesto cuyas retenciones se estén certificando.

Equipo Siempre al día

Actualizado el: 03 May 2024

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14 min de lectura

Certificado de retención en la fuente

¿Qué es el certificado de retención en la fuente?

La emisión del certificado de retención en la fuente es un requisito para todos los agentes de retención, tal como lo establecen los artículos 378 a 381 del Estatuto Tributario —ET— en relación con el impuesto sobre la renta, y el artículo 1.6.1.12.13 del Decreto 1625 de 2016, referente al Impuesto al Valor Agregado —IVA—. Este documento certifica las retenciones aplicadas tanto a personas naturales como jurídicas (sujetos pasivos) durante un período gravable específico.

¿Para qué sirve el certificado de retención en la fuente?

Considerando que la retención en la fuente representa un método de recaudación anticipada de impuestos, este certificado adquiere una importancia significativa, ya que el monto que en él se certifica puede ser utilizado por el sujeto pasivo, sea persona natural o jurídica, en su declaración tributaria pertinente. Esto permite disminuir el monto a pagar por concepto de impuesto.

Tipos de certificados de retención en la fuente

El mecanismo de retención en la fuente es utilizado para anticipar el recaudo de los impuestos en el mismo período en que se causan; por lo que se pueden encontrar:

  1. Certificado de retención en la fuente por concepto del impuesto de renta y complementario.
  2. Certificado de retención en la fuente por concepto de IVA.
  3. Certificado de retención en la fuente por concepto del impuesto de industria y comercio —ICA—.
  4. Certificado de retención en la fuente por concepto del impuesto de timbre.

Contenido del certificado

El contenido del certificado de retención en la fuente depende del tipo de impuesto cuya retención se está certificando así:

Tipo de certificado de retención en la fuente
Impuesto de renta y complementario e ICA (para las retenciones del artículo 381 del ET)IVA (artículo 1.6.1.12.13 del Decreto 1625 de 2016)Timbre (artículo 539-2 del ET)
Retención por salarios (artículos 378 y 379 del ET)Retención por conceptos diferentes a ingresos laborales (artículo 381 del ET)
◉ El formulario debidamente diligenciado.

◉ Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

◉ Apellidos y nombres del asalariado.

◉ Cédula o NIT del asalariado.

◉ Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.

◉ Cédula o NIT del agente retenedor.

◉ Dirección del agente retenedor.

◉ Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.

◉ Firma del pagador o agente retenedor.
◉ Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.

◉ Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.

◉ Dirección del agente retenedor.

◉ Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.

◉ Monto total y concepto del pago sujeto a retención.

◉ Concepto y cuantía de la retención efectuada.

◉ La firma del pagador o agente retenedor.
◉ Fecha de expedición del certificado.

◉ Período y ciudad donde se practicó la retención.

◉ Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.

◉ Dirección del agente retenedor.

◉ Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.

◉ Monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o prestación de servicios), sin incluir IVA.

◉ Monto del IVA generado en la operación.

◉ Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada.

◉ Firma del agente retenedor y su identificación.
◉ La descripción del documento o acto sometido al impuesto, con indicación de su fecha y cuantía.

◉ Los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria de las personas o entidades que intervienen en el documento o acto.

◉ El valor pagado, incluido el impuesto y las sanciones e intereses, cuando fuere el caso.

En nuestro editorial Retención en la fuente por ingresos laborales: ¡domina los procedimientos 1 y 2! potenciarás tus conocimientos en este tipo de retención.

¿Cuándo se deben expedir?

Según lo establecido en el artículo 1.6.1.13.2.40 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 2229 del 22 de diciembre de 2023, los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementario, así como del gravamen a los movimientos financieros —GMF—, están obligados a emitir los certificados de ingresos y retenciones relacionados con pagos laborales o cualquier otra relación legal o reglamentaria mencionada en el artículo 378 del ET. También deben emitir certificados para aquellos originados por conceptos distintos a los pagos laborales, según lo dispuesto en el artículo 381 del ET. Ambos deben ser expedidos, a más tardar, el último día hábil de marzo del año gravable correspondiente, es decir, que los certificados por el año gravable 2023, tienen como fecha límite el 27 de marzo de 2024.

Respecto a los certificados de retención por concepto del Impuesto de Industria y Comercio —ICA—, el artículo 46 del Decreto 807 de 1993 establece que los agentes de retención de los impuestos gestionados por la dirección distrital de impuestos deben emitir estos certificados anualmente, siguiendo lo dispuesto en el artículo 381 del ET. Por lo tanto, se deduce que el plazo para la expedición de estos certificados, en relación con el año gravable 2023, sería el mismo que se ha mencionado anteriormente; es decir, hasta el 27 de marzo de 2024.

Es importante señalar que, en este contexto, el sujeto pasivo de la retención (es decir, la persona o entidad a la que se le retiene) puede solicitar al agente retenedor la emisión de certificados de forma bimestral por cada retención realizada. Estos certificados bimestrales deben incluir las mismas especificaciones que el certificado anual.

En relación con los certificados de retención en la fuente por concepto de IVA, el artículo 1.6.1.13.2.42 del Decreto 1625 de 2016 establece que los agentes de retención de este impuesto deben emitir un certificado por las retenciones realizadas dentro de los 15 días calendario siguientes al cierre del bimestre, cuatrimestre o año. Este último caso aplica para aquellos inscritos en el régimen simple, ya que, conforme a los artículos 911 del ET y el 1.5.8.3.1 del Decreto 1625 de 2016, solo están exentos de efectuar retenciones en la fuente por concepto de impuesto sobre la renta para pagos no laborales y por concepto de ICA.

Por parte, con relación al certificado de retención a título del impuesto de timbre, el artículo 1.6.1.13.2.41 del Decreto 1625 de 2016 precisa que este deberá expedirse al contribuyente por cada causación y pago del gravamen, a más tardar el último día del mes siguientes a aquel en el cual se causó el impuesto de timbre nacional.

¿Quién firma el certificado de retención en la fuente?

En todas las normativas que rigen la emisión de los certificados de retención en la fuente, se especifica que el pagador o agente de retención debe firmar el documento. No obstante, es crucial considerar lo dispuesto en los artículos 1.6.1.12.12 y 1.6.1.12.13 del Decreto 1625 de 2016, referentes a los certificados de retención por concepto de renta e IVA, respectivamente.

Dichos artículos establecen que las personas jurídicas tienen la opción de emitir los certificados de retención en la fuente en formato continuo impreso por computadora, sin la necesidad de incluir una firma autográfa.

Por lo anterior, es común encontrar que al momento de la respectiva impresión de los certificados se encuentre en la parte de abajo las siguientes leyendas:

Impuesto de renta

Este documento no requiere para su validez firma autógrafa de acuerdo con el artículo 10 del Decreto 836 de 1991, recopilado en el artículo 1.6.1.12.12 del DUT 1625 de octubre de 2016, que regula el contenido del certificado de retenciones a título de renta.

IVA

Este documento no requiere para su validez firma autógrafa de acuerdo con el artículo 7 del Decreto 380 de 1996, recopilado en el artículo 1.6.1.12.13 del DUT 1625 de octubre de 2016, que regula el contenido del certificado de retenciones a título de IVA”.

Formulario para expedir el certificado de retención en la fuente

Es importante diferenciar dos aspectos en el proceso de retención en la fuente. Por un lado, el agente de retención presenta la declaración de las retenciones del año ante la Dian utilizando el formulario 350.

Por el año gravable 2024 hay una situación especial y es que a través de la Resolución 000031 de febrero 29 de 2024 se prescribió el formulario 350 que se utilizará solo para las declaraciones que se presenten a partir de agosto 1 de 2024 (compuesto por 138 casillas). Este nuevo formulario contempla una nueva estructura en la que se distingue entre las retenciones efectuadas a personas jurídicas y naturales en casillas independientes. De esta manera se entiende que hasta el 31 de julio 2024 se utilizará el prescrito mediante la Resolución 000009 de febrero 5 de 2021 (compuesto por 87 casillas).

Tip Alegra: La Dian tendrá que aclarar si el formulario 350 que se utilizará a partir del 1 de agosto de 2024 aplicará para las declaraciones extemporáneas que se presenten a partir de esa fecha.

Por otro lado, el certificado de retención en la fuente que se entrega al sujeto pasivo se hace mediante el formulario 220 (certificado de ingresos y retenciones) para ingresos derivados de relaciones laborales, legales o reglamentarias.

Para los ingresos no laborales, el agente retenedor puede optar por un formato propio para el certificado de retenciones en la fuente, siempre que este cumpla con los requisitos de contenido especificados en la normativa aplicable.

Formulario 220: certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y pensiones por el año gravable 2023

En cuanto al formulario 220, destinado para el año gravable 2023, la Dian expidió la Resolución 000022 de febrero 20 de 2024 luego de haber publicado un proyecto de resolución el 23 de diciembre de 2023 para prescribir tal formulario. Este reemplaza el que había sido prescrito mediante la Resolución 000042 de marzo 15 de 2023, utilizado para las certificaciones del año gravable 2022; pero que no contenía las novedades que habían sido introducidas por la Resolución 000124 de 2021 al formato 2276 de información exógena por dicho período gravable.

Tip Alegra: En el formato 2276 de exógena se reportan los pagos o abonos en cuenta a las personas naturales por rentas de trabajo y pensiones. Por tal razón, generalmente la información allí incluida suele coincidir con la que es certificada al trabajador mediante el certificado de ingresos y retenciones, en el formulario 220.

De esta manera, y teniendo en cuenta que el formato 2276 no tiene cambios por el año gravable 2023 según la Resolución 0001255 de 2022, es decir, seguirá conservando 45 columnas, el formulario 220 pasó de tener 77 casillas a tener 82. Los cambios efectuados permitirán que haya una mayor coincidencia con la información a reportar en el formato 2276 versión 4 por el año gravable 2023 por cuanto se adicionaron nuevos conceptos en las casillas: 

  1. 38 (valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a 41 UVT, artículo 387-1 del ET).
  2. 51 (apoyos económicos, educativos financiados con recursos públicos, no reembolsables o condonados), 58 (aportes a cuentas AVC)  y 59 (ingreso laboral promedio de los últimos seis meses anteriores según el numeral 4 del artículo 206 del ET). 

También se modificó el instructivo de la casilla 39 para indicar que en esta deben registrarse los pagos o abonos en cuenta por emolumentos eclesiásticos.

En nuestro editorial Información exógena 2023: aspectos clave para su presentación en 2024 te explicamos las indicaciones que se deberán tener en cuenta para el cumplimiento de esta obligación tributaria.

Otro aspecto importante es que tal como se hizo con el Decreto 2229 de 2023 el cual estableció un calendario con fechas permanentes, este nuevo formulario 220, en su parte inferior contiene los requisitos que deben cumplir las personas naturales para no quedar obligadas a declarar renta; pero esta vez sin hacer la conversión en pesos en relación con la UVT que aplique para el año gravable, que para este caso sería la del 2023 ($42.412). De esta forma se pretende que dicho formulario tenga aplicación para los años gravables 2023 y siguientes. Sin embargo habrá un escenario muy complejo; teniendo en cuenta los ajustes de última hora que se realizan en los formatos de información exógena para cada período gravable.

Tip Alegra: Algunas de las instrucciones del formulario 220 presentan incoherencias; por ejemplo el caso de lo indicado en la casilla 76 en la cual se indica que deberán diligenciarse en los ítems 1 a 8 los bienes apreciables en dinero poseídos a 31 de diciembre del año gravable; pero en realidad en dicha casilla hay 3 ítems. Por lo anterior, se deberá prestar mucha atención a cada una de las indicaciones que contiene el instructivo.

¡Consulta esta nueva estructura descargando la Resolución 000022 de 2022!

¿Qué hacer cuándo el agente retenedor no expide el certificado de retención en la fuente?

En el contexto de los certificados de retención en la fuente por concepto de pagos no laborales, el parágrafo 1 del artículo 381 del ET establece que las personas o entidades sujetas a retención, que no logren obtener los certificados correspondientes, tienen la posibilidad de reemplazarlos por el original, una copia o una fotocopia autenticada de la factura o documento que acredite el pago. Este reemplazo es válido siempre y cuando dicho documento permita identificar claramente la información requerida en la norma tributaria para el certificado.

¿Cuál es la sanción para los agentes retenedores que no expidan este certificado?

Los agentes de retención en la fuente que incumplan con la expedición de los certificados correspondientes dentro de los plazos establecidos por el gobierno enfrentarán una sanción, tal como lo dictamina el artículo 667 del ET. Dicha sanción consiste en un 5 % de los valores que no hayan sido debidamente certificados.

Tip Alegra: La base para liquidar esta sanción se aplica sobre los pagos o abonos en cuenta correspondientes a los certificados no expedidos. 

Es importante señalar que la sanción mencionada puede reducirse si se rectifica la situación antes de que se notifique formalmente la resolución de sanción. En este caso, la sanción se puede reducir al 30% del monto originalmente propuesto si la corrección se realiza antes de la notificación. Si la subsanación ocurre dentro de los dos meses siguientes a la notificación de la sanción, la multa puede disminuir al 70% del total inicial. Para acogerse a esta reducción, el agente de retención debe presentar un memorial ante la oficina encargada de la investigación, aceptando la sanción reducida y demostrando tanto la corrección de la omisión como el pago o acuerdo de pago de la sanción correspondiente.

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