Tratamiento contable de activos fijos totalmente depreciados: explora qué hacer cuando aún están en uso

El principal objetivo de la presentación de estados financieros es revelar la situación económica de la entidad, para el caso de la depreciación de activos se espera que el valor en libros relacionado por propiedades, planta y equipo refleje el potencial que tienen estos activos para generar beneficios futuros.

Cuando un activo se encuentra totalmente depreciado en libros, en teoría, no debería estar en uso, no obstante, se encuentran casos en los que hay activos con saldo cero en la contabilidad que aún siguen siendo utilizados, ya sea por novedades con el activo o por un error en el registro. 

Tip Alegra: Dependiendo del caso se podrá solucionar la situación con un cambio en la estimación contable y una revelación en los estados financieros o se requerirá una corrección y la respectiva reexpresión de cifras.

Atendiendo esto, en este caso de estudio se expone cuál es el tratamiento contable de activos fijos totalmente depreciados y qué se debe hacer cuando se evidencian cambios en estimaciones contables o corrección de errores como consecuencia de tener estos activos depreciados en libros, pero en uso.

Depreciación de activos fijos: ¿cuándo comienza y termina?

Antes de abordar los cambios en las estimaciones y la corrección de errores, es fundamental comprender el contexto de la depreciación de activos fijos según los lineamientos de la sección 17 del Estándar para Pymes. En este sentido, es importante tener en cuenta lo siguiente:

1. La depreciación del activo comienza cuando está disponible para el uso para los fines que haya previsto la gerencia.
2. La depreciación del activo cesa cuando ya está dado de baja en cuentas.
3. Así el activo no esté en uso, la depreciación continúa (sólo en el caso en el que se haya elegido el método de depreciación por uso, se podrá detener la depreciación hasta que nuevamente el activo se utilice).
4. El método de depreciación a utilizar será el que refleje la forma en la que se consumen los beneficios económicos del activo, generalmente el método más usado es el de depreciación lineal, no obstante, se pueden utilizar otros como el basado en el uso, en unidades producidas o el de depreciación decreciente, entre otros.
5. La depreciación de activos consiste en distribuir el importe depreciable de un activo de forma sistemática a lo largo de su vida útil. 

Con relación a las variables mencionadas en el punto 5, se debe atender los siguiente:

1. Valor residual: es el valor que la entidad esperaría recibir en el mercado por la disposición del activo al final de su vida útil y el cual no estará sujeto a depreciación.
2. Importe depreciable: es el valor que se deprecia a lo largo de la vida útil del activo, puede ser su costo u otro valor que lo sustituya menos el valor residual.
3. Vida útil: es el tiempo en el que se espera obtener beneficios económicos del activo y se estimará teniendo en cuenta su utilización prevista, obsolescencia, desgaste y límites legales o restricciones a las que se vea expuesto.

Tratamiento contable de activos fijos totalmente depreciados y en uso cuando es un cambio de estimación contable

Los cambios en estimaciones contables son ajustes que proceden cuando la entidad encuentra nueva información o nuevos acontecimientos que no están relacionados con la corrección de un error sino con novedades sobre activos y pasivos. 

De acuerdo con el párrafo 17.19 del Estándar para Pymes, situaciones como el cambio en el uso de un activo, su desgaste inesperado, avance tecnológicos, cambios en precios de mercado u otras, serán una causal importante para que la entidad revise sus estimaciones.

Si las expectativas actuales y a futuro son diferentes de las registradas, se podrá modificar el valor residual del activo, el método de depreciación y su vida útil y será necesario revelar esta información en estados financieros, tanto para el período en el que se realiza el cambio, como para períodos futuros si se conoce que se verán afectados por las novedades.

Tip Alegra: de acuerdo con los párrafos 10.15 a 10.18 del Estándar para Pymes lo más importante es tener en cuenta que, el cambio en una estimación contable no atiende la solución o reversión de un error sino que es resultado de novedades con activos y pasivos.

Tratamiento contable de activos fijos totalmente depreciados y en uso cuando se trata de un error

Cuando una entidad desatiende la norma contable o la información disponible al no calcular la depreciación de un activo, estimar de forma inadecuada su vida útil, omitir, subestimar o sobreestimar su valor residual, da como resultado la necesidad de realizar correcciones a la información financiera.

En estos casos ya no se está frente a una novedad que genere un cambio de estimación contable sino frente a un error que debe corregirse.

De acuerdo con el Estándar para Pymes en su párrafo 10.21, en primera medida, las correcciones se deben realizan de forma retroactiva desde los primeros estados financieros formulados después del conocimiento del error, lo cual implicaría reconstruir los libros de contabilidad hacia atrás y esto en la mayoría de los casos genera mayor incertidumbre en los cambios que se vayan a realizar si no hay información suficiente de períodos anteriores.

Por tanto, el párrafo 10.22 menciona que, cuando sea impracticable realizar la corrección retroactiva bajo las condiciones del párrafo 10.21, se debe realizar el ajuste en el año en curso a presentar y realizar una reexpresión del año comparativo.

Los pasos sugeridos a seguir serían los siguientes:

Para conocer más temas relacionados con el reconocimiento contable de diferentes casos, te invitamos a explorar nuestro portal Siempre Al Día.