Auditoría al registro y pago de las prestaciones sociales en la relación de nómina

Imagina que una empresa recibe una inspección laboral y, al revisar sus registros, descubre que no se han provisionado correctamente las cesantías ni se han pagado a tiempo los intereses. Este tipo de situaciones puede acarrear desde requerimientos de la UGPP hasta procesos interpuestos por empleados. 

¿Cómo evitarlas? En este artículo, exploramos los puntos clave para auditar las prestaciones sociales, asegurar el cumplimiento de la normativa laboral y contable y el pago oportuno de los beneficios a empleados.

¿Qué son las prestaciones sociales?

Las prestaciones sociales son los beneficios adicionales a los que tiene derecho un trabajador por tener un contrato de trabajo. Hacen parte de estas la prima de servicios, las cesantías, intereses a las cesantías, la dotación, entre otros. Las más comunes y de aplicación general son: 

Cabe anotar que, comúnmente se tienen en cuenta las vacaciones como parte de las prestaciones sociales, no obstante, estas no lo son y corresponden a un descanso remunerado (artículo 186 del CST).

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¿Qué normas se aplican a la auditoría de prestaciones sociales en Colombia?

La auditoría de prestaciones sociales se rige por el Código Sustantivo de Trabajo, la sección 28 de las NIIF para Pymes sobre el reconocimiento, medición y revelación de beneficios a empleados y las Normas Internacionales de Auditoría —NIA—. 

De forma específica en cuanto a las NIA, para la auditoría del cálculo, gestión y pago de prestaciones sociales se pueden atender las siguientes normas:

• NIA 265 Comunicación de deficiencias de control interno: si durante la auditoría se detectan fallas en los controles asociados al registro y pago de prestaciones (por ejemplo, falta de segregación de funciones en nómina, cálculos manuales propensos a error, ausencia de revisión independiente), el auditor debe comunicar estas deficiencias a la gerencia​.
• NIA 315 Identificación y valoración de riesgos de incorrección material: el auditor debe entender a fondo el proceso de nómina de la entidad para identificar riesgos de error significativo​. Esto implica conocer cómo se calculan internamente las prestaciones, qué controles existen (por ejemplo, doble revisión de nómina, autorizaciones de pago, conciliaciones mensuales) y evaluar la posibilidad de errores o fraude.
• NIA 330 Respuesta del auditor a los riesgos valorados: el auditor, basándose en los riesgos detectados mencionados en los anteriores puntos, debe diseñar procedimientos específicos para mitigarlos y aplicar pruebas sustantivas, como ampliar la muestra revisada, recalcular prestaciones, confirmar saldos con terceros y analizar la coherencia entre gastos de personal y el número de empleados asociados a la nómina.
• NIA 500 Evidencia de auditoría: esta norma orienta sobre cómo obtener evidencia suficiente y apropiada para sustentar la opinión del auditor. En el contexto de prestaciones sociales, la evidencia incluye documentos y registros como planillas de nómina, comprobantes de pago, certificados de fondos de cesantía, cálculos de liquidación final, emisión de nómina electrónica a la Dian, etc.

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¿Qué debe revisarse en cuanto al reconocimiento, medición y revelación bajo NIIF?

La sección 28 de las NIIF para PYMES exige que las empresas del grupo 2 reconozcan correctamente las prestaciones sociales de corto plazo que deben registrarse como pasivos desde que surgen como obligación y como gasto en el periodo en que el empleado presta el servicio. 

Las prestaciones sociales de corto plazo no se consideran provisiones, ya que su monto y exigibilidad están definidos por la ley. Deben reconocerse directamente como pasivos, garantizando que los estados financieros reflejen correctamente la obligación con los empleados. 

Esto implica que, al cierre de cada periodo, las empresas deben reflejar el monto total causado sin aplicar descuentos ni estimaciones adicionales y que al momento del pago se registre la disminución del pasivo y la salida del efectivo.

El auditor debe verificar que la empresa registra y liquida estas obligaciones de esta forma, asegurando que los pagos realizados (como consignaciones a fondos de cesantía, cesantías o prima pagadas) se reflejen correctamente en la contabilidad.

Para validar aspectos financieros de las prestaciones sociales, te recomendamos leer este artículo: Nómina en el presupuesto financiero: impacto de una inadecuada inclusión de seguridad social y prestaciones sociales.

¿Cuáles podrían ser los procedimientos clave para auditar las prestaciones sociales? 

A continuación, se detallan los procedimientos esenciales que los contadores públicos pueden seguir para una auditoría efectiva:

• Revisión de políticas laborales: analizar que los contratos y normativas internas estén alineadas con las disposiciones del CST y el Decreto 1072 de 2015 para identificar las prestaciones sociales aplicables y su correcta liquidación.
• Verificación de cálculos: calcular de forma independiente las prestaciones sociales y comparar con los registros contables para detectar errores.
• Registro contable: validar las políticas contables frente a beneficios a empleados y la correcta contabilización y liquidación.
• Inspección de documentos y confirmaciones externas: solicitar validaciones a los fondos de cesantía, revisar el reporte de nómina electrónica y auditar el cumplimiento de los pagos a los empleados.
• Control de fechas de pago: evaluar que las prestaciones se hayan pagado en los plazos legales y documentar cualquier retraso o posible sanción.
• Detección de pasivos no registrados: verificar pagos posteriores al cierre para identificar obligaciones omitidas en los estados financieros.
• Evaluación de controles internos: identificar fallas en los procesos de liquidación y pago de prestaciones, proponiendo mejoras para minimizar riesgos.

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¿Tenías en cuenta esta información para auditar las prestaciones sociales? Cuéntanos en los comentarios cuál de los puntos mencionados te pareció el más interesante.

Recuerda que en la sección de contabilidad de Siempre Al Día podrás conocer información clave sobre procedimientos de auditoría para el cierre contable.