Conceptos de nómina que todo estudiante en contaduría debe conocer

Cada elemento de la nómina tiene un significado y una aplicación específica en el mundo real. En este editorial, te guiaremos a través de los fundamentos de los conceptos de nómina, proporcionándote el conocimiento esencial que necesitas en tu camino para convertirte en un contador competente. ¡Empecemos por el principio! 👇

¿Qué es la nómina?

La nómina, en el ámbito de la contaduría, es mucho más que un simple registro de pagos. Representa el conjunto de transacciones financieras que un empleador, ya sea una persona natural o jurídica, realiza regularmente de manera mensual o quincenal para compensar a sus trabajadores. Estos trabajadores pueden estar vinculados a la empresa bajo diferentes modalidades de contrato, como indefinido, a término fijo, por obra o labor, o de manera ocasional.

De acuerdo con el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo —CST—, para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales:

• La actividad personal del trabajador; es decir, realizada por sí mismo.
• La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a este para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país.
• Un salario como retribución del servicio.
  

Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo, se entiende que existe contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones o modalidades que se le agreguen. 

Ten presente que la estructura de la nómina se divide en dos grandes categorías:

1. Devengos: son todas las sumas pagadas al trabajador, incluyendo tanto los componentes salariales como los no salariales. Representan el ingreso bruto del empleado antes de cualquier deducción.
2. Deducciones: estos son los valores que se descuentan del total devengado por el trabajador. Incluyen los aportes a la seguridad social y otros descuentos que pueden estar autorizados por ley o acordados con el empleado.
   

Basándonos en esta información, veamos cada concepto que conforma la nómina 🤓👇

Conceptos de nómina que sí o sí debes conocer

Salario 

El salario es un elemento clave en la nómina, reflejando la compensación que los empleados reciben por sus servicios. Además, el salario desempeña un papel crucial al determinar una variedad de obligaciones laborales que la ley impone al empleador. Estas obligaciones se materializan en una serie de pagos y contribuciones que van más allá del salario neto percibido por el empleado. Entre estas responsabilidades se encuentran los aportes a la seguridad social, que abarcan aspectos como la salud, la pensión y la cobertura de riesgos laborales. Asimismo, el salario influye en la provisión de prestaciones sociales, que incluyen elementos como las cesantías, primas y vacaciones pagadas.

Existen diversas modalidades de salario, adaptadas a diferentes tipos de trabajos y acuerdos laborales:

• Salario mínimo: es el monto mínimo que un empleador está legalmente obligado a pagar a sus empleados. Este salario se establece por ley y varía según el país, asegurando que los trabajadores puedan cubrir sus necesidades básicas. Para este año 2024, el salario mínimo tiene un valor de $1.300.000 pesos colombianos. 

• Salario integral: cuando un empleado recibe un salario mensual que supera los diez salarios mínimos legales mensuales vigentes (10 smmlv), es posible establecer un acuerdo para un salario integral. Este tipo de salario, según lo estipulado en el artículo 132 del CST, no solo retribuye el servicio prestado por el trabajador, sino que también compensa de manera anticipada el valor de diversas prestaciones, recargos y beneficios, con la excepción notable de las vacaciones.
  

La razón por la que se le llama “integral” es que este salario combina en un único concepto tanto la remuneración básica como las prestaciones y beneficios adicionales. De esta manera, se simplifica y agiliza el proceso de cálculo y pago de estas compensaciones adicionales. En términos de su composición, el salario integral se divide en dos componentes principales: un factor salarial, que debe ser como mínimo el equivalente a diez salarios mínimos legales mensuales vigentes, y un factor prestacional, que representa como mínimo el 30% del mencionado factor salarial. Esta estructura asegura que el empleado reciba una compensación justa y completa, que cubra tanto su labor como los beneficios adicionales a los que tiene derecho.

• Salario en especie: el concepto de salario en especie se refiere a una modalidad de compensación laboral donde el empleado recibe, además de una suma de dinero, una parte de su remuneración en forma de bienes o servicios. Según el artículo 129 del CST, esta forma de salario combina pagos monetarios con beneficios tangibles, aunque estos últimos nunca deben constituir la mayoría de la compensación total.
  Para establecer un salario en especie, es crucial seguir ciertas pautas que determinan el porcentaje máximo permitido de esta modalidad en relación con el salario total devengado. Estas pautas se establecen de la siguiente manera:

1. Si el salario total devengado es igual a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smmlv), el salario en especie no puede exceder el 30% de este monto.
2. Para salarios que superan el monto de un salario mínimo legal mensual vigente, el salario en especie puede llegar hasta un 50% del salario total. Es importante destacar que el acuerdo de salario en especie debe ser explícito y consensuado, asegurando que tanto el empleador como el empleado comprendan y acepten esta forma de compensación.
   

• Salario variable: El salario variable se caracteriza por su dependencia directa del rendimiento del empleado o del logro de objetivos específicos. Esta modalidad es particularmente prevalente en posiciones donde el desempeño individual tiene un impacto inmediato y cuantificable en los resultados financieros de la empresa, como por ejemplo en los roles de ventas, marketing o producción.

• Salario a destajo: el salario a destajo, contemplado en el artículo 132 del CST, es una modalidad que se basa en el principio de pagar al trabajador una cantidad fija por cada unidad de trabajo completada, independientemente del tiempo que le tome realizar dicha tarea. Esta forma de salario es especialmente común en sectores como la manufactura, la construcción o en trabajos artesanales, donde la producción y la eficiencia son fácilmente cuantificables.
  Bajo este sistema, el enfoque se centra en la cantidad y calidad del trabajo realizado, más que en las horas invertidas. Por ejemplo, si a un trabajador se le paga $12.000 pesos por cada pieza que ensamble, su remuneración total dependerá directamente del número de piezas que complete. Esto significa que cuanto más eficiente y productivo sea el trabajador, mayor será su salario.
  

Si deseas profundizar sobre el salario, te invitamos a consultar nuestro editorial: Salario mínimo en Colombia: una visión detallada y práctica

Recargos y horas extras

Los recargos y las horas extras son conceptos importantes que reflejan compensaciones adicionales a las que tienen derecho los trabajadores bajo ciertas circunstancias. Estos conceptos están regulados para garantizar que los empleados sean justamente remunerados por trabajar más allá de su horario habitual o en condiciones especiales.

• Recargos: los recargos son pagos adicionales que se aplican cuando un empleado trabaja en horarios considerados como no habituales o en días establecidos por ley como descansos obligatorios. Estos recargos se aplican, por ejemplo, a la labor realizada en horario nocturno (generalmente entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m.), o en domingos y en días festivos.

• Horas extras: las horas extras, por otro lado, se refieren a aquellas horas de trabajo que exceden la jornada laboral ordinaria pactada entre el empleado y el empleador.
  

Estas horas adicionales deben ser compensadas con un pago superior al de una hora normal de trabajo. Existen diferentes tipos de horas extras, como las diurnas, nocturnas y las horas extras en días festivos o domingos, cada una con un porcentaje de recargo específico sobre el salario hora normal de acuerdo con los artículos 168 y siguientes del CST:

Auxilio de transporte

El auxilio de transporte es una prestación establecida por la Ley 15 de 1959, destinada a los trabajadores que ganan hasta 2 salarios mínimos legales mensuales vigentes —smlmv—. Su propósito es compensar parte de los gastos de traslado desde la residencia del trabajador hasta su lugar de trabajo. Este beneficio no aplica si el empleador proporciona transporte.

Con la adaptación al teletrabajo, el Decreto 771 de 2020 establece que para aquellos trabajando desde casa, el auxilio de transporte se transforma en un auxilio de conectividad digital, manteniendo el mismo límite salarial para su otorgamiento.

Es importante destacar que este auxilio no se considera parte del salario para efectos de liquidación de aportes a seguridad social, vacaciones y parafiscales. Sin embargo, sí se incluye en la liquidación de prestaciones sociales como la prima de servicios, cesantías e intereses sobre las cesantías.

Ten presente que el auxilio de transporte quedo en $162.000 pesos colombianos para el año 2024.

Aportes al sistema de seguridad social

Los aportes al sistema de seguridad social son contribuciones fundamentales que tanto empleadores como trabajadores deben realizar para garantizar la cobertura en salud, pensiones y riesgos laborales. Estos aportes son esenciales para el bienestar a largo plazo de los empleados y cumplen con una función social y económica importante.

Ten presente que estas obligaciones se calculan a partir del Ingreso Base de Cotización —IBC—. 

🤓 Escribe el Tip: El IBC representa la base sobre la cual se determina el monto de los aportes a realizar al sistema de seguridad social. Se compone del salario básico del trabajador, sumado a todos los demás pagos que este reciba y que se consideren como salario, de acuerdo con lo establecido en el artículo 127 del CST. 

• Salud: los aportes a salud son cruciales para asegurar que los trabajadores tengan acceso a servicios médicos y atención sanitaria. Tanto el empleador como el empleado contribuyen a este fondo. Generalmente, el empleador aporta un porcentaje mayor comparado con el empleado.  
  El aporte total al sistema de salud equivale al 12,5% del Ingreso Base de Cotización —IBC—. De este porcentaje, el empleador es responsable de contribuir con un 8,5%, mientras que el trabajador debe aportar el 4% restante.
  
  
• Pensión: los aportes a pensiones está diseñado para ofrecer un ingreso estable a los trabajadores durante su vejez, asegurando su bienestar económico después de finalizar su vida laboral activa. Al igual que en el caso de la salud, estos aportes son compartidos entre el empleador y el empleado. 
  El aporte destinado al sistema de pensiones representa el 16% del Ingreso Base de Cotización —IBC—. De esta cantidad, el empleador contribuye con un 12%, mientras que el 4% restante es aportado por el trabajador.
  
  
• Riesgos laborales: los aportes a riesgos laborales cubren al trabajador en caso de accidentes o enfermedades relacionadas con su actividad laboral. A diferencia de los aportes a salud y pensión, los aportes a riesgos laborales generalmente son responsabilidad exclusiva del empleador. 
  El aporte destinado al sistema de riesgos laborales se deberá determinar mediante la siguiente información:

Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son beneficios adicionales a los que tienen derecho los trabajadores, más allá de su salario ordinario. Estos beneficios están diseñados para mejorar el bienestar general de los empleados y su seguridad económica.

• Prima de servicios: es un pago adicional que se realiza a los empleados dos veces al año. La prima de servicios equivale a un salario mensual dividido en dos pagos y tiene como objetivo compartir con los empleados los beneficios o ganancias de la empresa.
  Dichos pagos se realizan generalmente en junio y diciembre. Siendo el 30 de junio y el 20 de diciembre las fechas límites para dicho pago. 
  
  
• Cesantías: Las cesantías funcionan como un fondo de ahorro para el empleado, destinado a proporcionar un respaldo financiero en situaciones de desempleo. Además, este fondo puede utilizarse para fines específicos como la compra de una vivienda o la financiación de estudios superiores. Este beneficio se acumula a lo largo del año y se realiza su pago al término del contrato laboral del empleado, o bien se deposita anualmente en un fondo de cesantías (ver artículo 249 del CST)
  La liquidación de las cesantías se debe efectuar cada año, basándose en el IBC y considerando el periodo que va desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. Una vez realizada la liquidación, el monto correspondiente a las cesantías debe ser depositado en el fondo elegido por el trabajador, a más tardar, el 14 de febrero del año siguiente.
  
  
• Intereses a las cesantías: adicionalmente a las cesantías, los empleadores están obligados a abonar un interés anual del 12% sobre el total acumulado en el fondo de cesantías. Este interés se entrega directamente al empleado. El pago de estos intereses debe realizarse a más tardar el 31 de enero del año siguiente o en la fecha en que el trabajador se retire de la empresa.
  
  

• Contribuciones parafiscales: incluyen aportes a entidades como cajas de compensación familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar —ICBF— y el Servicio Nacional de Aprendizaje —Sena—. Estas contribuciones apoyan programas sociales y de formación para trabajadores y sus familias. Estos pagos deben realizar de acuerdo a la siguiente tabla:
  
  

• Vacaciones: los trabajadores tienen derecho a un período de descanso remunerado cada año, generalmente equivalente a 15 días hábiles después de un año de servicio. Según el artículo 192 del CST, las vacaciones de un empleado deben ser remuneradas con base en el salario ordinario que este perciba al inicio del período de descanso.
  Para calcular el valor de las vacaciones, se utiliza la siguiente fórmula: salario del trabajador x número de días trabajados / 720.
  
  
• Dotación: algunos empleadores deben proporcionar a sus trabajadores, que ganen hasta dos salarios mínimos, una dotación de vestuario y calzado de labor tres veces al año. (Ver artículo 230 del CST)
  
  Estas fechas son: 
• 30 de abril.
• 31 de agosto.
• 20 de diciembre.

Licencias laborales

Las licencias laborales representan una serie de permisos que los empleadores conceden a sus trabajadores para que puedan ausentarse temporalmente de sus funciones sin que esto implique una razón para finalizar el contrato de trabajo. Estas licencias se clasifican en dos categorías principales:

1. Licencias reglamentarias: estas son licencias establecidas y reguladas por la ley, y no están sujetas a negociación. El empleador está obligado a concederlas cuando son solicitadas por el trabajador. Entre las licencias reglamentarias se incluyen:

• Licencia de maternidad: con una duración de 18 semanas calendario.
• Licencia de paternidad: otorgada por un período de 2 semanas calendario.
• Licencia sindical: se concede por el tiempo que sea necesario.
• Licencia por luto: generalmente de 5 días hábiles.
• Licencia para asistir a sepulturas de compañeros de trabajo: se otorga por el tiempo necesario para asistir al entierro.
• Licencia por grave calamidad doméstica: se concede por el tiempo requerido para atender la situación.
• Licencia para actividades electorales: incluye media jornada laboral para ejercer el voto y un día completo para quienes actúen como jurados de votación.
• Licencia para citas médicas: se otorga por el tiempo necesario para asistir a las citas.
  
  

2. Licencias no reglamentarias: estas licencias dependen de la decisión y disposición del empleador y se conceden a solicitud del trabajador. Durante estas licencias, el contrato de trabajo se encuentra suspendido. Estas pueden incluir permisos por motivos personales o situaciones no contempladas en las licencias reglamentarias.
   Además, existen licencias no remuneradas, que se otorgan por un tiempo acordado entre el empleador y el trabajador, durante el cual el contrato de trabajo se mantiene activo pero suspendido.

Incapacidades

Las incapacidades laborales se refieren a los periodos en los que un empleado no puede trabajar debido a una enfermedad o accidente. Durante estas incapacidades, el trabajador tiene derecho a recibir una compensación económica, cuyo monto y duración dependen de si la incapacidad es de origen común o laboral.

Las incapacidades de origen común son aquellas que no están relacionadas con el trabajo y esta debe ser asumida, según su tiempo de duración, por diferentes actores del sistema de seguridad social y en distintos porcentajes (ver artículo 277 del CST). Por otro lado, las incapacidades de origen laboral, relacionadas con accidentes o enfermedades causadas por la actividad laboral, son responsabilidad de la Administradora de Riesgos Laborales —ARL—.

Pila

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —Pila— es una herramienta clave en la administración de los aportes a la seguridad social y parafiscales en Colombia. A través de la PILA, los empleadores reportan y pagan de manera consolidada los aportes correspondientes a salud, pensión, riesgos laborales y contribuciones parafiscales como las destinadas a las cajas de compensación familiar, el ICBF y el Sena. Este sistema facilita el cumplimiento de las obligaciones legales de los empleadores y asegura que los trabajadores estén debidamente cubiertos por los diferentes sistemas de protección social.

Dominar los conceptos de nómina es esencial para cualquier estudiante de contaduría y futuro profesional contable. No solo se trata de números, sino de entender el impacto de estas cifras en la vida de los trabajadores y en la operación de las empresas. 

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