La implementación de la nueva plataforma TRIBU-CR marca un antes y un después para las Pymes en Costa Rica. En lugar de ver este cambio como una carga, puede interpretarse como una oportunidad para simplificar y transparentar la relación de su cliente con el fisco.
En este contexto, el rol del contador es fundamental. Usted, como asesor de confianza de la PyME, será el guía en esta transición. Comience por informarle a su cliente sobre lo que viene, si aún no lo sabe. Elabore un plan de acción: actualización de software de facturación, verificación de cédulas, registro en la nueva plataforma apenas esté disponible, etc. Asegúrese de mantener la calma de su cliente: transmita que aunque haya ajustes que hacer, a la larga todo será para mejor.
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A continuación, respondemos algunas dudas comunes que pueden surgirle a usted, como contador, respecto a la implementación de TRIBU-CR y sus implicaciones en las PyMEs:
¿Cuándo entra en vigencia TRIBU-CR y qué pasará con ATV/TRAVI?
De acuerdo con el último comunicado del Ministerio de Hacienda, la plataforma TRIBU-CR comenzará a operar desde inicio de agosto de 2025. A partir de esa fecha, reemplazará gradualmente a Administración Tributaria Virtual (ATV) y TRAVI, los cuales dejarán de funcionar ese mismo año. Hacienda ha anunciado un período de convivencia corto donde ambos sistemas estarán disponibles, pero la meta es migrar todo a TRIBU-CR en cuestión de meses.
¿Debo hacer algo antes de que TRIBU-CR comience a funcionar?
Sí. Como contador, asegúrese de que sus clientes Pymes estén al día con sus obligaciones hasta mayo 2025. Cualquier declaración o pago atrasado conviene regularizarlo antes de la migración de datos. Además, verifique que la información registral de cada cliente esté actualizada (dirección, representante, actividad económica). Si el representante legal o la persona física dueña tiene una cédula de identidad emitida antes de 2016, debe renovarla antes del 15 de mayo de 2025 para poder crear su usuario en TRIBU-CR sin problemas. También es un buen momento para capacitarse (y capacitar a su cliente) en el uso de la nueva plataforma; Hacienda podría ofrecer capacitaciones o material de apoyo en los meses previos al lanzamiento.
¿Cómo se accederá a TRIBU-CR?
El acceso será vía web en la Oficina Virtual de TRIBU-CR. Cada contribuyente deberá crear una cuenta nueva la primera vez que ingrese, estableciendo un usuario y contraseña. Durante ese registro inicial, el sistema validará la identidad mediante la cédula: en el caso de personas físicas, solicitará digitar el número de cédula y el código identificador único que aparece en el reverso de la cédula nueva (de ahí la importancia de tener cédulas recientes).
Para personas jurídicas, probablemente se requerirá el número de cédula jurídica y autenticar a la persona apoderada. Una vez creada la cuenta, los ingresos posteriores serán con usuario/contraseña (y es posible que implementen doble factor de autenticación por seguridad, aunque no se ha confirmado). Es de esperar que los datos migrados de ATV (como las obligaciones asociadas al N° de cédula jurídica o física) ya estén vinculados en TRIBU-CR, de modo que al registrarse podrá ver el historial tributario del contribuyente.
¿Cambiarán los formularios de declaraciones de impuestos en TRIBU-CR?
En general, los impuestos existentes se seguirán declarando, pero los formularios sí tendrán variaciones bajo TRIBU-CR. Algunos formularios serán nuevos o se actualizarán para permitir el prellenado y adaptarse al sistema. Por ejemplo, se habla de un nuevo formulario de IVA prellenado para 2025, y Hacienda tiene proyectos de reforma para los formularios del Régimen Simplificado (D-105), de rentas de capital y otros, de cara a la nueva plataforma.
También es previsible que el formulario de renta (D-101) se ajuste antes de 2026 para permitir prellenado. En esencia, TRIBU-CR traerá versiones revisadas de los formularios actuales, todos accesibles en línea. Como contador, deberá familiarizarse con el diseño de estos nuevos formularios; aunque muchos campos sean similares a los conocidos, la distribución o forma de ingreso podría cambiar. La DGT suele publicar manuales o guías cuando introduce formularios nuevos, por lo que conviene estar atento a esos comunicados.
¿Qué pasa con la facturación electrónica de mis clientes, deben cambiar algo?
Sí, todos los contribuyentes deben adoptar la versión 4.4 de comprobantes electrónicos en 2025. Si sus clientes ya emiten facturas electrónicas, asegúrese de que su software o el servicio que usan haya migrado al estándar 4.4. Esta versión incluye campos y mejoras necesarios para que TRIBU-CR funcione correctamente con declaraciones prellenadas. Hacienda extendió el plazo hasta 1 de septiembre de 2025 para implementar los cambios, así que durante 2025 todavía se podrá usar la versión 4.3, pero lo ideal es actualizar cuanto antes. Para Pymes que utilizan el facturador gratuito del ATV, Hacienda lanzará en junio 2025 la nueva plataforma TicoFactura versión 4.4.
Asegúrese de migrar a sus clientes a TicoFactura apenas esté disponible para que continúen facturando sin interrupción. Recuerde también instruirlos en las novedades de la versión 4.4 (por ejemplo, si ahora pueden registrar pagos vía Sinpe, o emitir facturas a clientes no inscritos, etc., que antes quizá no manejaban). Una facturación bien llevada será la piedra angular de la correcta declaración en TRIBU-CR.
¿Tribu-CR aplicará también a pequeñas empresas en Régimen Simplificado?
Sí, TRIBU-CR abarcará a todos los obligados tributarios en Costa Rica, incluyendo los inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada. Estas micro y pequeñas empresas, que declaran IVA e impuesto a las utilidades de forma simplificada trimestralmente (formulario D-105), también deberán usar la nueva plataforma para sus declaraciones y pagos. Es posible que inicialmente sus formularios no estén prellenados al 100 %, pero eventualmente Hacienda podría implementar prellenado para este régimen dado que igualmente emiten facturas electrónicas. De hecho, hay una propuesta de reforma a la resolución DGT-R-73-2019 para adecuar la declaración del régimen simplificado a TRIBU-CR.
Por ahora, la Pyme en simplificado debe prepararse como cualquier otra: registrarse en TRIBU-CR, emitir facturas 4.4, etc. La buena noticia es que TRIBU-CR podría simplificarles aún más los trámites, dado que sus obligaciones son menos complejas. Como contador, verifique si sus clientes en este régimen necesitan apoyo extra, pues suelen ser negocios pequeños con menos recursos tecnológicos.
¿Habrá capacitación o soporte de Hacienda para usar TRIBU-CR?
El Ministerio de Hacienda ha indicado que realizará un plan de información y capacitación dirigido a los contribuyentes para guiarlos en el uso de TRIBU-CR.
Es probable que ofrezcan seminarios virtuales, tutoriales, manuales y atención a consultas frecuentes a través de sus canales oficiales. Adicionalmente, los colegios profesionales (ej. Colegio de Contadores Públicos o Privados) ya están organizando charlas y materiales para sus agremiados sobre TRIBU-CR, reconociendo la importancia del tema. Usted puede aprovechar esos recursos para aclarar dudas. Dentro de la plataforma, se espera que el módulo de Servicio al Ciudadano incluya chatbots y un centro de ayuda interactivo.
Para soporte más especializado, Hacienda mantendrá sus líneas de contacto de InfoTributación. En resumen, no estará solo en la transición: infórmese de las fechas de capacitación y aliente a sus colegas y clientes a participar.
¿Cómo impactará TRIBU-CR en la carga de trabajo del contador?
En el mediano plazo, TRIBU-CR debería agilizar muchas tareas rutinarias. Con datos prellenados, usted invertirá menos tiempo en digitar información y podrá enfocarse más en la revisión y consultoría. Las notificaciones electrónicas le avisarán oportunamente de cualquier situación, y con la cuenta integrada podrá verificar en segundos el estado tributario de un cliente (por ejemplo, si tiene omisos o saldos pendientes) sin tener que solicitar informes especiales.
Sin embargo, en el corto plazo, habrá una curva de aprendizaje y un esfuerzo de migración: dar de alta a todos los clientes en el nuevo sistema, verificar que las primeras declaraciones prellenadas coincidan con los registros contables, corregir posibles diferencias y acostumbrarse a la nueva interfaz.
Es recomendable planificar tiempo adicional en el 2025 para estas tareas de adaptación. Una vez superada la transición, su carga operativa debería estabilizarse o incluso disminuir en ciertas tareas repetitivas. Además, con la fiscalización digital, el rol del contador como asesor preventivo cobrará más valor: habrá que monitorear los datos que maneja TRIBU-CR casi en tiempo real y asesorar a la Pyme para ajustarse si algo luce incorrecto antes de que se convierta en un problema mayor.
¿Qué medidas de seguridad trae TRIBU-CR para proteger la información?
El proyecto Hacienda Digital surge también por la necesidad de mejorar la seguridad, especialmente tras el incidente de hackeo sufrido en 2022. TRIBU-CR operará con estándares modernos de seguridad informática, conteniendo un expediente electrónico seguro para cada contribuyente y un gestor documental interno que estandariza documentos y minimiza manipulaciones.
Se espera autenticación robusta de usuarios (posiblemente integración con el sistema de identidad digital nacional). Hacienda ha identificado la ciberseguridad como uno de los ejes a reforzar con esta modernización.
Asimismo, con la unificación de sistemas, habrá menos puntos de entrada dispersos (a diferencia de antes donde ATV, Exonet, etc., eran sistemas separados). Por supuesto, ningún sistema es infalible, pero el Banco Mundial financió con $156 millones este proyecto con la expectativa de cumplir altos estándares tecnológicos.
Para su tranquilidad y la de sus clientes, recomiende usar contraseñas fuertes, actualizar navegadores y estar atento a comunicados oficiales sobre medidas de seguridad (ej. Hacienda nunca pedirá la contraseña por correo, etc.). Hasta ahora, no se han publicado todos los detalles técnicos al respecto, pero la transparencia y control mejorado van de la mano con proteger los datos sensibles de las empresas.
¿Cuáles otras áreas abarca el proyecto Hacienda Digital además de TRIBU-CR?
Hacienda Digital tiene tres pilares principales: TRIBU-CR es el componente tributario, ATENA será el nuevo sistema de gestión aduanera (para importaciones, exportaciones y control de mercancías), y CR-Teza (juego de palabras con “certeza”) se enfocará en las finanzas públicas y gestión del talento humano del Estado.
Los tres sistemas comparten la filosofía de modernizar plataformas obsoletas, integrar datos y mejorar servicios. Por ejemplo, Atena reemplazará sistemas aduaneros como TICA, y permitirá gestionar trámites de comercio exterior en línea de forma más eficiente. Para los contadores de Pymes, Atena podría ser relevante si sus clientes importan insumos o exportan productos, pues facilitará consultar el estado de sus gestiones aduaneras.
Sin embargo, TRIBU-CR es el módulo con impacto directo en la tributación interna de todas las empresas. Es bueno saber que forma parte de una estrategia más amplia; esto garantiza que el gobierno tiene una visión integral de mejora. La transformación digital fiscal no ocurre aislada, sino que viene acompañada de mejoras en aduanas y otros procesos, lo cual en teoría beneficia el clima de negocios en general.
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Finalmente, recuerde que la meta de TRIBU-CR es facilitar el cumplimiento voluntario. Una Pyme que cumple debidamente no tiene por qué temer al cambio; por el contrario, podrá casi despreocuparse de ciertos detalles operativos y concentrarse en crecer. Consulte con su cliente si está preparado para este cambio y ofrézcale su apoyo técnico y estratégico. Juntos podrán aprovechar las ventajas de TRIBU-CR, manteniendo la tranquilidad fiscal y sacando el máximo provecho a la modernización tributaria de Costa Rica.
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