El régimen de tributación simplificada (RTS), permite a ciertos negocios pagar sus impuestos de renta e IVA de manera unificada y trimestral, utilizando fórmulas simplificadas basadas en sus compras, en lugar de los métodos tradicionales basados en ingresos y utilidades. Pero, ¿representa esto una verdadera ventaja para los negocios? A continuación, los detalles sobre este régimen.
¿Qué es y cómo funciona el régimen simplificado?
El régimen simplificado es un esquema voluntario de tributación al que pueden acogerse solo ciertos tipos de pequeños negocios definidos por la ley.
Lo que pretende dicho régimen, es facilitar a esos contribuyentes la presentación de declaraciones y el pago de impuestos, reemplazando las obligaciones normales de llevar contabilidad completa y declaraciones mensuales por un proceso más sencillo.
En lugar de calcular el IVA sobre cada venta y el impuesto sobre la renta sobre las utilidades anuales, el negocio que tributa bajo este régimen realiza declaraciones trimestrales unificadas (formulario D-105) que cubren tanto IVA como renta simultáneamente.
¿Cuál es la base para el cálculo del monto a pagar en el régimen simplificado?
En este régimen, el monto a pagar en impuestos se calcula en función de la suma de las compras del trimestre (incluyendo materias primas, mercadería e insumos) en lugar del monto de las ventas.
A ese total de compras se le aplica un factor fijo establecido por Hacienda para estimar el IVA e impuesto de renta que corresponde pagar.
Por ejemplo, si un pequeño comerciante compró ₡10.000.000 en mercadería en el trimestre, aplicará el factor definido para su actividad a ese monto para determinar el impuesto trimestral a pagar, en vez de calcular IVA por cada venta y renta sobre ganancias.
Tip Alegra: Este método simplificado ahorra tener que determinar las utilidades exactas o el IVA de cada transacción, ya que se presume una proporción de impuestos a partir de las compras realizadas.
¿Cuál es la periodicidad en el régimen simplificado?
Tanto el IVA como el impuesto sobre la renta se reportan y pagan cada tres meses (trimestralmente), en los primeros 15 días de abril, julio, octubre y enero. Esto reduce la frecuencia de declaraciones comparado con el régimen tradicional (donde el IVA es mensual y la renta anual, con pagos parciales mensuales o trimestrales según el caso).
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Obligaciones simplificadas
Bajo el RTS, el negocio no necesita llevar una contabilidad formal detallada, únicamente un registro básico de todas sus compras o gastos vinculados a inventario.
Tip Alegra: No llevar contabilidad formal detallada representa una opción para simplificar la labor tibutaria, pero a nivel de negocio la contabilidad formal es mucho más que un fin en sí mismo para el pago de impuestos; la contabilidad orienta, dirige y materializa las decisiones empresariales.
Tampoco está obligado a emitir facturas o comprobantes electrónicos por cada venta (no debe facturar IVA a sus clientes), salvo que el cliente se lo solicite.
En la práctica, esto significa que las ventas del contribuyente en el régimen simplificado no llevan IVA explícito cargado al cliente, el contribuyente paga el IVA de forma indirecta en su declaración trimestral mediante el factor aplicado a sus compras.
Los comercios inscritos a este régimen pueden optar por la emisión de factura electrónica de forma voluntaria y actuarán como ente emisor y receptor no confirmante, es decir, podrán dar y recibir comprobantes electrónicos, pero no será necesario confirmarlos con hacienda.
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Requisitos y límites para acogerse al régimen
No todos los negocios pueden acogerse al régimen simplificado. Solo ciertas actividades económicas califican, generalmente aquellas orientadas al consumidor final en pequeña escala. Entre las actividades típicas que pueden optar por este régimen están comercios minoristas, bares, sodas o ventas de comidas, panaderías, floristerías, viveros, taxis, pequeños productores agrícolas (por ejemplo, que venden en ferias) y artesanías, entre otras.
Actividades profesionales o servicios especializados (ej. contadores, abogados, consultores) no están contempladas en este régimen, ya que el esquema de cálculo basado en compras no se adecúa a negocios de alta marginación o con pocos insumos materiales.
Además, incluso dentro de los giros permitidos, se exige cumplir con requisitos cuantitativos estrictos para entrar y permanecer en el RTS:
- Las compras anuales del negocio no deben exceder el equivalente a 186 salarios base.
Esto incluye materias primas, mercancías y otros insumos relacionados con la actividad. (En el caso especial de la pesca artesanal, el límite de compras de combustible es 8 salarios base).
- El número de empleados a cargo (sin contar al dueño) no puede ser mayor a 5 personas.
- Solo se permite operar un único establecimiento comercial abierto al público. Es decir, no puede tener varias sucursales bajo este régimen.
- El valor de los activos fijos usados en el negocio (maquinaria, equipo, etc.) no debe superar 350 salarios base.
Si un contribuyente no cumple con estos límites o los sobrepasa por crecimiento de su empresa, no puede continuar en el régimen simplificado. Hacienda lo trasladaría al régimen tradicional y podría aplicar sanciones por las obligaciones no cumplidas correctamente.
En conclusión, el régimen simplificado de tributación en Costa Rica ofrece una alternativa atractiva para pequeños contribuyentes, simplificando sus obligaciones fiscales y reduciendo la carga administrativa. Sin embargo, su conveniencia depende crucialmente de la situación específica de cada negocio.
Profundice sobre este tema en nuestro editorial Ventajas y desventajas del régimen simplificado: guía para contadores públicos y privados.
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