La declaración informativa de sociedades inactivas, es obligatoria para las sociedades inactivas en Costa Rica – aquellas personas jurídicas legalmente constituidas que no desarrollan actividad lucrativa –. Estas deben presentar cada año dicha declaración ante el Ministerio de Hacienda.
Esta obligación se cumple mediante el Formulario D-195, conocido formalmente como la “Declaración Informativa de Personas Jurídicas Inactivas”. A continuación, explicamos qué es el formulario D-195, a quiénes corresponde, qué periodo fiscal abarca en 2025, y cómo cumplir con esta obligación de forma correcta, con ejemplos prácticos.
1. ¿Qué es el formulario D-195?
El Formulario D-195 es un documento electrónico informativo (no es un impuesto a pagar), donde las sociedades inactivas reportan anualmente su situación financiera básica al fisco. En esta declaración se consignan los activos, pasivos y capital social de la entidad al cierre del año fiscal correspondiente.
2. ¿Quiénes están obligados a presentar el formulario D-195?
La presentación del formulario D-195 es obligatoria para todas las sociedades mercantiles inactivas inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) de la Dirección General de Tributación (DGT). Esto incluye a las empresas inscritas de oficio bajo la actividad económica código 960113 “persona jurídica legalmente constituida” (u 960105 pre-operativas), que son precisamente las categorizadas como inactivas ante Hacienda.
Tip Alegra: Toda sociedad registrada que no esté presentando declaraciones de renta activas debe igualmente presentar el D-195. No importan su tamaño ni si no posee bienes – incluso empresas sin movimientos comerciales deben cumplir con este reporte anual.
3. ¿Se debe pagar algún impuesto al presentar el formulario D-195?
Es importante destacar que el formulario D-195 no implica ningún pago de tributo; su fin es meramente informativo, para actualizar los datos financieros de la persona jurídica inactiva ante la Administración Tributaria.
4. ¿Hasta cuándo se puede presentar la declaración D-195 en 2025?
La declaración informativa D-195 se presenta una vez al año, tras el cierre del período fiscal. El periodo fiscal de Costa Rica para estas sociedades inactivas corresponde al año calendario completo (1° de enero al 31 de diciembre).
Por tanto, en 2025 se debe presentar el formulario D-195 correspondiente al período fiscal 2024 (es decir, con la información financiera al 31 de diciembre de 2024). Según lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda, el plazo para presentar cada declaración anual inicia el 1° de enero siguiente al cierre fiscal y vence el 30 de abril de cada año.
Conozca el detalle de las obligaciones que se cumplen en abril en nuestro editorial: Vencimientos tributarios en abril 2025: Declaraciones y pagos ante la DGT.
En otras palabras, hasta el 30 de abril de 2025 hay tiempo para presentar la declaración D-195 que cubre todo el año 2024.
Ejemplo: si una sociedad no tuvo actividad en 2024, igualmente debe enviar antes de esa fecha el formulario con los datos de sus activos/pasivos al cierre 2024. No se declara en 2025 ningún dato de 2025 aún, solo lo relativo al año anterior (2024) conforme a la normativa. Este procedimiento es recurrente: por ejemplo, la declaración presentada en 2024 cubrió el año fiscal 2023, y así sucesivamente.
5. ¿Qué información incluye el formulario D-195 de sociedades inactivas?
La presentación es en línea mediante la plataforma Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda. El formulario D-195 está disponible en ATV bajo la sección de declaraciones informativas.
Conozca los cambios en Hacienda Digital a través de nuestro editorial: Cómo se espera que Hacienda Digital cambie la gestión de impuestos en Costa Rica.
Para completarlo, la empresa debe tener actualizado su RUT (formulario D-140) y contar con un certificado de firma digital o estar representada por un contador/abogado con firma digital para el envío.
En el formulario está compuesto por 6 sesiones organizadas de la letra A a la F así:
- Indique la razón o las razones por las cuales la persona jurídica no tiene actividades lucrativas.
- Indique si la persona jurídica inactiva posee: marcas, patentes, bienes muebles y/o bienes inmuebles inscritos.
- Indique si la persona jurídica inactiva posee bienes inmuebles no inscritos.
- Indique si la persona jurídica inactiva posee bienes no inscribibles.
- Información de deudas a corto y/o largo plazo.
- Identificación de las personas físicas y/o jurídicas que asumen los gastos y obligaciones de la persona jurídica inactiva.
Hacienda ha enfatizado que la información reportada en el formulario D-195 debe ser coherente con otros registros, especialmente con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) que también se presenta anualmente por esas fechas.
Ejemplo práctico de declaración en el formulario D-195
Para ilustrar el llenado, supongamos una sociedad “Inactiva S.A.” constituida en 2023, que no realizó actividad comercial en 2024. En el formulario D-195 para el período 2024 (que presentará antes del 30 de abril de 2025), “Inactiva S.A.” registrará la siguiente información:
| A. Indique la razón o las razones por las cuales la persona jurídica no tiene actividades lucrativas | |
| Titular (tenedora) de bienes inscribibles (Registro Nacional) | Sí |
| Titular (tenedora) de bienes no inscribibles | No |
| Negocios y otros propósitos futuros | No |
| Persona jurídica con operaciones y/o bienes, únicamente en el extranjero (no realiza actividades sujetas en Costa Rica) | No |
| Pendiente de disolución o liquidación | No |
| Otros | No |
| B. Indique si la persona jurídica inactiva posee: marcas, patentes, bienes muebles y/o bienes inmuebles inscritos | |
| ¿Posee marcas, patentes, bienes muebles y/o bienes inmuebles inscritos? | Sí |
| Marcas – Patentes | No |
| Bienes muebles | No |
| Bienes inmuebles | Sí |
| C. Indique si la persona jurídica inactiva posee bienes inmuebles no inscritos | |
| ¿Posee bienes inmuebles no inscritos? | No |
| Derecho de posesión sobre bienes inmuebles | No |
| Concesiones | No |
| D. Indique si la persona jurídica inactiva posee bienes no inscribibles | |
| ¿Posee bienes no inscribibles? | No |
| D.1. ¿Posee saldos en efectivo – bancos y/o documentos – cuentas por cobrar? | No |
| Saldo efectivo y bancos, cantidad de cuentas | |
| Saldo efectivo y bancos, monto o saldo | ¢0 |
| Documentos y cuentas por cobrar, cantidad de cuentas | |
| Documentos y cuentas por cobrar, monto o saldo | ¢0 |
| D.2. ¿Posee bienes o derechos en el exterior? | No |
| D.3. ¿Posee membresías a clubes o similares? | No |
| D.4. ¿Posee bienes intangibles? | No |
| Marca comercial, industria | ¢0 |
| Licencias | ¢0 |
| Derechos de autor | ¢0 |
| Invenciones | ¢0 |
| Otro tipo de bienes intangibles | ¢0 |
| D.5. ¿Posee bienes de otro tipo? | No |
| Antigüedades | ¢0 |
| Bienes coleccionables | ¢0 |
| Joyas | ¢0 |
| Obras de arte | ¢0 |
| Semovientes | ¢0 |
| Otros | ¢0 |
| E. Información de deudas a corto y/o largo plazo | |
| ¿Posee deudas a corto y/o largo plazo | No |
| E.1. ¿La persona jurídica inactiva posee deudas con entidades supervisadas por la SUGEF u otra superintendencia? | No |
| E.2. ¿Posee deudas con otro tipo de acreedores? | No |
| F. Identificación de las personas físicas y/o jurídicas que asumen los gastos y obligaciones de la persona jurídica inactiva | |||||
| Línea | Tipo de identificación | Número de identificación | Nombre o razón social | Monto anual | País |
| 1 | Físico Nacional | XXXXXXXXXX | CARLOS RODRÍGUEZ ROJAS | ¢1.000.000 | COSTA RICA |
El formulario permite detallar estas partidas de manera que Hacienda reciba un resumen claro del balance de la empresa inactiva.
Tip Alegra: Una sociedad sin activos ni pasivos (por ejemplo, recién constituida y sin operaciones) igualmente debe presentar D-195 declarando en “cero” los rubros correspondientes.
6. ¿Cuáles son las consecuencias de no presentar el D-195? ¡Cuidado con las sanciones!
Es fundamental que los contadores y representantes de sociedades inactivas cumplan puntualmente con esta obligación. No presentar el formulario D-195 dentro del plazo establecido puede acarrear sanciones significativas.
De acuerdo con el artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT) (artículo 83), la omisión de una declaración informativa conlleva una multa equivalente al 2 % de los ingresos brutos del período anterior, con un mínimo de tres salarios base y hasta un máximo de 100 salarios base.
En el caso de las inactivas, que típicamente no tienen ingresos operativos, la sanción práctica mínima sería de 3 salarios base (que rondaba ₡1.300.000 en 2023). Incluso se ha indicado que si no hay ingresos declarados, Hacienda podría aplicar hasta 10 salarios base como multa mínima en estos casos particulares. Además de la multa monetaria, la empresa quedaría incumplida: esto puede impedir trámites como obtener certificaciones de personería jurídica o incluso bloquear el cobro automático del Impuesto a las Personas Jurídicas hasta regularizar la situación.
Tip Alegra: Se corrige el olvido antes de un requerimiento oficial, la ley permite reducciones de hasta el 80% de la sanción por presentación voluntaria tardía. En todo caso, lo mejor es evitar multas presentando la D-195 a tiempo cada año.
Hacienda normalmente habilita el formulario a inicios de año (en 2023 se liberó el 24 de abril debido a ser la primera vez, pero en años siguientes está disponible más temprano) y no suele otorgar prórrogas, por lo que se recomienda no esperar al último día para enviarlo.
Conclusión
En conclusión, el formulario D-195 se ha convertido en una obligación anual ineludible para todas las sociedades inactivas en Costa Rica. En 2025, dicha declaración informativa debe presentarse a más tardar el 30 de abril e incluye la información del período fiscal 2024 completo.
Los contadores públicos y privados, así como representantes legales deben asegurarse de preparar con anticipación los datos solicitados respecto de cada sociedad inactiva, verificar su consistencia con otros registros (como el RTBF) y realizar la presentación vía ATV dentro del plazo establecido.
Siguiendo esta guía, los profesionales contables podrán orientar a sus clientes y compañías en cómo presentar el formulario D-195 en 2025 de forma correcta y oportuna, cumpliendo así con la normativa vigente y evitando cualquier contratiempo.
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