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Retención en la fuente por ingresos laborales: ¡domina los procedimientos 1 y 2!

La aplicación de los procedimientos 1 y 2 en relación con la retención en la fuente por ingresos laborales, es uno de los temas que más suele generar dudas. ¡Entiende y aplica fácilmente estos procedimientos con los detalles que te compartimos en este editorial!

Equipo Siempre al día

Actualizado el: 19 Feb 2024

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13 min de lectura

Procedimientos de retención en la fuente por ingresos laborales

Para comprender la aplicación de la retención en la fuente por ingresos laborales o salarios, es crucial entender las características de los procedimientos 1 y 2, ya que mediante estos se determina el valor a retener a cada sujeto pasivo. Este valor representa para el trabajador un pago anticipado del impuesto de renta y complementario; si está obligado a declarar, podrá deducirlo del monto total a pagar por dicho impuesto.

Tip Alegra: La normativa tributaria, específicamente el artículo 383 del Estatuto Tributario —ET—, establece que la retención en la fuente por salarios también puede aplicarse a ingresos provenientes de relaciones no laborales, como honorarios y comisiones. Sin embargo, en estos casos, únicamente es aplicable el procedimiento 1.

En nuestra Guía Tributaria 2024 podrás encontrar el detalle sobre las 6 novedades que se deben tener en cuenta en relación con la aplicación de la retención en la fuente por rentas de trabajo laborales y no laborales.

La retención en la fuente no es un impuesto: te explicamos la razón

Es un error común pensar que la retención en la fuente constituye un impuesto adicional. En realidad, este mecanismo representa una forma de recaudo anticipado implementada por el Estado para asegurar el cobro de varios impuestos en el mismo período en que se generan los ingresos.

Por ejemplo, en el caso del impuesto sobre la renta, las retenciones efectuadas y abonadas mensualmente a la Dian durante 2024 en el formulario 350 se considerarán como pagos anticipados de dicho impuesto que tanto personas naturales como jurídicas obligadas a declarar deberán liquidar en su declaración de renta correspondiente al año gravable 2024, la cual se presenta en 2025. Esto tiene como resultado una disminución en el monto total a pagar.

Tip Alegra: Si al momento de presentar la declaración de renta las retenciones realizadas superan el monto a pagar por concepto del impuesto, se generará un saldo a favor. Este saldo puede ser solicitado en devolución por la persona natural o jurídica, o bien, solicitarse su compensación con otras deudas tributarias.

Si eres agente de retención, es crucial recordar las fechas límite para la presentación y pago mensual de las declaraciones de retención en la fuente. Puedes consultar estas fechas en nuestro “Calendario tributario 2024”.

Retención en la fuente por ingresos laborales: características de los procedimientos 1 y 2

Al aplicar la retención en la fuente por ingresos laborales, se pueden emplear los siguientes procedimientos, cada uno con sus propias características:

NormativaProcedimiento 1Procedimiento 2
Artículo 385 del ETArtículo 386 del ET
Periodicidad con la que se aplicaCada mes se determina el porcentaje de retención que corresponda según el monto de los pagos recibidos en dicho mes.

Nota: Es importante destacar que ni las cesantías ni los intereses sobre estas están sujetos a retención en la fuente. Sin embargo, sí representan ingreso fiscal para el trabajador en el año en que son depositadas en el fondo o pagadas directamente en las situaciones permitidas por la ley.
Se determina un porcentaje fijo semestralmente en junio y diciembre de cada año. El porcentaje definido en junio, aplicará sobre los pagos de julio a diciembre; el definido en diciembre aplicará sobre los pagos de enero a junio.
ProcesoEl valor de la retención se calcula mensualmente siguiendo las normativas del artículo 383 del ET, basándose en los ingresos laborales recibidos y ajustando la base gravable conforme a lo establecido en el artículo 388 del mismo estatuto. Esto implica considerar las deducciones, los ingresos no gravados y las rentas exentas permitidas por la legislación tributaria.El porcentaje fijo se establece en junio y diciembre, calculándose a partir del promedio de salarios de los últimos 12 meses. Este promedio se utiliza para ajustar la base gravable sujeta a retención, de acuerdo con el artículo 388 del ET, incluyendo las deducciones, ingresos no gravados y rentas exentas permitidas por la normativa. Luego, la base gravable ajustada se divide por 13. Este resultado se localiza en la tabla del artículo 383 del ET, usando la UVT del año en que se está calculando el porcentaje fijo. Dicho valor se convierte de nuevo a UVT y se divide por el promedio del salario gravable en UVT (depurado), obteniendo así el porcentaje fijo que regirá durante los seis meses siguientes a junio o diciembre.

Nota: Si el trabajador ha estado en la empresa menos de 12 meses, el porcentaje fijo de retención se determinará según la tabla de retención aplicable al rango del ingreso mensual promedio del empleado. Este promedio se obtiene sumando todos los ingresos gravables y dividiéndolos por el total de meses de vinculación laboral.
Excepciones en su aplicaciónAplica tanto a personas naturales residentes que perciban rentas de trabajo laborales y no laborales (honorarios, comisiones, servicios, emolumentos y demás compensaciones de servicios personales).Solo aplica a personas naturales residentes que perciban rentas de trabajo laborales.

Depuración de la base gravable sujeta a retención en la fuente por ingresos laborales

La depuración de la base gravable sujeta a retención debe realizarse de acuerdo con el artículo 388 del ET. Este artículo indica que para obtener la base gravable sujeta a retención en la fuente de los ingresos por rentas de trabajo, en este caso de los laborales, se podrán detraer: los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, las deducciones del artículo 387 del ET y las rentas exentas señaladas en los artículos 126-1, 126-4, 206 y 206-1 del ET.  

En relación con las novedades que se han originado en materia de retención en la fuente; es importante mencionar que respecto a la depuración de la base gravable sujeta a retención; en sí el artículo 388 del ET, no sufrió cambios con la expedición de la Ley 2277 de 2022. Sin embargo, algunos límites de los factores utilizados en el proceso de depuración sí cambiaron con esta ley

Características de la retención en la fuente por ingresos laborales

Tip Alegra: La reglamentación de los cambios introducidos por la Ley 2277 de 2022 en materia de retención en la fuente se materializó con la expedición del Decreto 2231 de 2023.

A continuación una explicación más detallada sobre los factores que se utilizan para esta depuración:

ConceptoDetalleComentarioAspecto a tener en cuenta en el procedimiento 2
Ingresos no gravadosArtículo 46 del ET. Apoyos económicos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.Aplica sobre los apoyos económicos no reembolsables o condonados para programas educativos que reciba el empleado por parte del Estado o financiado con recursos públicos.Corresponde a los ingresos no gravados de esos 12 meses anteriores a junio o diciembre.
Artículo 55 del ET. Aportes obligatorios al sistema general de pensiones.Se calcula sobre los ingresos del mes. Al empleado le corresponde el 4 %.
Artículo 55 del ET. Aportes voluntarios al fondo de pensiones obligatorios del régimen de ahorro individualNo pueden exceder del 25 % de los ingresos brutos del mes, ni tampoco las 2.500 UVT ($117.663.000 para 2024).
Artículo 56 del ET. Aportes obligatorios al sistema general de salud.Se calcula sobre los ingresos del mes. Al empleado le corresponde el 4 %.
Artículo 57-2 del ET. Recursos asignados a proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico o de innovaciónAplica si es un empleado que se dedica a las actividades científicas, tecnológicas o de innovación de un empleador al cual se le ha asignado este tipo de proyectos.
Deducciones (Artículo 387 del ET)Intereses en préstamos para la adquisición de vivienda del trabajador pagados en el año anteriorEste valor debe dividirse entre el número de meses a los cuales corresponden los intereses para determinar el valor de la deducción mensual. No podrá exceder mensualmente de 100 UVT ($4.707.000 para 2024).Corresponden a los valores pagados de enero a diciembre del año anterior a aquel en el que se realiza el cálculo.
Pagos por medicina prepagada realizados en el año anteriorEste valor debe dividirse entre el número de meses a los cuales corresponden los pagos para determinar el valor de la deducción mensual. No podrá exceder mensualmente de 16 UVT ($753.000 para 2024).
Dependientes de los que trata el artículo 387 del ETEquivale al 10 % de los ingresos brutos; sin exceder mensualmente las 32 UVT ($1.506.000). La nueva deducción por dependientes establecida en el numeral 3 del artículo 336 del ET no se puede utilizar en la depuración de la base gravable sujeta a retención en la fuente, pues esta deducción no se encuentra incluida en la redacción del artículo 387 del ET.
Rentas exentasArtículo 126-1 del ET. Aportes voluntarios a seguros privados de pensiones, fondos de pensiones voluntarios y obligatoriosEl valor que podrá llevarse como renta exenta corresponde a la suma que adicionada a los aportes a las cuentas de ahorro para el fomento de la construcción —AFC— de que trata el artículo 126-4 del ET no exceda del 30 % del ingreso laboral y hasta un monto de 3.800 UVT anuales ($178.847.000 para 2024).Corresponden a los ingresos no gravados de esos 12 meses anteriores a junio o diciembre.
Artículo 126-4 del ET. Aportes a cuentas de ahorro para el fomento de la construcciónEl valor que podrá llevarse como renta exenta corresponde a la suma que adicionada a los aportes del artículo 126-1 del ET no exceda del 30 % del ingreso laboral y hasta un monto de 3.800 UVT anuales ($178.847.000 para 2024).
Numeral 1 del artículo 206 del ET. Indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.Estas rentas exentas se encuentran sometidas al límite del 40 % de los ingresos brutos menos los ingresos no gravados y las 1.340 UVT anuales ($63.067.000 para 2024).
Numeral 2 del artículo 206 del ET. Indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad.
Numeral 3 del artículo 206 del ET. Gastos por entierro del trabajador.
Numeral 6 del artículo 206 del ET. Seguro por muerte, compensaciones por muerte y las prestaciones sociales en actividad y en retiro de los miembros de las fuerzas militares y de la policía nacional.Esta renta exenta no se encuentra sometida al límite del 40 % de los ingresos brutos menos los ingresos no gravados y las 1.340 UVT anuales ($63.067.000 para 2024).
Numeral 7 del artículo 206 del ET. Gastos de representación de los magistrados de los tribunales, sus fiscales y procuradores judiciales.Hasta el 50 % del salario. Para los jueces de la república el valor exento será del 25 % del salario. Esta renta exenta no se encuentra sometida al límite del 40 % de los ingresos brutos menos los ingresos no gravados; ni las 1.340 UVT anuales ($63.067.000 para 2024).
Numeral 8 del artículo 206 del ET. Exceso de salario básico percibido por los oficiales, suboficiales y soldados profesionales de las fuerzas militares y oficiales, suboficiales, nivel ejecutivo, patrulleros y agentes de la policía nacional.Esta renta exenta no se encuentra sometida al límite del 40 % de los ingresos brutos menos los ingresos no gravados; ni las 1.340 UVT anuales ($63.067.000 para 2024).
Numeral 9 del artículo 206 del ET. Gastos de representación de los rectores, profesores de universidades públicas.Hasta el 50 % del salario. Esta renta exenta no se encuentra sometida al límite del 40 % de los ingresos brutos menos los ingresos no gravados; ni las 1.340 UVT anuales ($63.067.000 para 2024).
Artículo 206-1 del ET. Prima especial y prima de costo de vida establecida en el Decreto 3357 de 2009, recibida por servidores públicos diplomáticos.Esta renta exenta no se encuentra sometida al límite del 40 % de los ingresos brutos, menos los ingresos no gravados; ni las 1.340 UVT anuales (63.067.000 para 2024).
Numeral 10 del artículo 206 del ET. Renta exenta laboralEste cálculo toma como base el resultado de detraer a los ingresos las anteriores deducciones, ingresos no gravados y rentas exentas diferentes a la del numeral 10 del artículo 206 del ET.

Sobre ese subtotal se calcula el 25 % sin que exceda de 790 UVT anuales ($37.181.000 para 2024). Esta renta exenta también se encuentra sometida al 40 % de los ingresos brutos menos los ingresos no gravados y a las 1.340 UVT ($63.067.000 para 2024).

¿Qué UVT se utiliza al aplicar los procedimientos 1 y 2?

Como se mencionó, el procedimiento 1 se aplica de forma mensual y el procedimiento 2 que corresponde a la determinación del porcentaje fijo de retención, se calcula de forma semestral en los meses de junio y diciembre de cada año. 

En este orden de ideas surge la duda de qué UVT se utiliza en el proceso de determinación de la retención en la fuente a título de renta por ingresos laborales; por lo que es importante identificar los siguientes escenarios contextualizados con los cálculos para el año 2024:

Proceso en el cual se utiliza la UVTProcedimiento 1Procedimiento 2
UVT para evaluación de los límites de los conceptos que se detraen de la base gravableUVT 2024. Esta misma UVT se utiliza para la conversión de la base gravable sujeta a retención en la tabla del artículo 383 del ET.Porcentaje fijo calculado en diciembre de 2023 (que aplica de enero a junio de 2024): UVT 2024.
Porcentaje fijo calculado en junio de 2024 (que aplica de julio a diciembre de 2024): UVT 2024.
Porcentaje fijo calculado en diciembre de 2024 (que aplica de enero a junio de 2025): UVT 2025.
Nota: Lo anterior, teniendo en cuenta que el parágrafo 1 del artículo 387 del ET, establece que en lo que respecta al procedimiento 2, el valor que sea procedente disminuir de forma mensual, se tendrá en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo de retención semestral, como para determinar la base gravable sujeta a retención.
UVT con la que se convierte el salario mensual promedio para buscarlo en la tabla del artículo 383 del ETNo aplica.Porcentaje fijo calculado en diciembre de 2023 (que aplica de enero a junio de 2024): UVT 2023.
Porcentaje fijo calculado en junio de 2024 (que aplica de julio a diciembre de 2024): UVT 2024.
Porcentaje fijo calculado en diciembre de 2024 (que aplica de enero a junio de 2025): UVT 2024
Nota: Lo anterior, teniendo en cuenta que el parágrafo del artículo 1.2.4.1.4 del Decreto 1625 de 2016, el cual establece que para este procedimiento se tomará el resultado obtenido y se dividirá por la UVT del correspondiente año del cálculo para luego buscarlo en la tabla del artículo 383 del ET.

En nuestro editorial “Retención en la fuente ¿qué UVT se debe utilizar para el cálculo del porcentaje fijo? ”, podrás encontrar más detalles sobre este tema.

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