Estructuración del equipo contable: qué recomendaciones tener en cuenta para alcanzar los objetivos
¿Lideras un equipo contable o eres contador independiente? Descubre cómo la optimización de procesos en los equipos contables impulsa la eficiencia. Implementa tecnología, gestión de proyectos y control de calidad para transformar la manera en la que se desarrollan las actividades y los resultados.
Equipo Siempre Al Díа
Actualizado el: 14 May 2025
Compartir:
6 min de lectura
Cada equipo contable en Colombia enfrenta una labor dinámica, con cambios normativos y diferentes obligaciones ante entidades de control como la UGPP, la Dian, entre otras.
La estructuración de equipos contables es un factor clave para el éxito de cualquier empresa o firma contable.
Un equipo bien organizado, con roles definidos y procesos claros, puede aumentar significativamente la eficiencia y calidad del trabajo. En este artículo, exploramos cómo estructurar equipos contables eficientes y cómo aplicar principios de gestión de proyectos y normas de calidad para optimizar su rendimiento.
¿Por qué es necesario tener una buena estructuración del equipo contable?
Una adecuada estructuración permite que cada miembro del equipo conozca su rol y las responsabilidades que tiene dentro del proceso contable. Además, facilita la asignación de tareas, el monitoreo del desempeño y la optimización de tiempos.
Al tener una estructura clara, se pueden reducir los errores, mejorar la calidad de los servicios y cumplir con los plazos establecidos.
¿Qué principios de la gestión de proyectos se deben tener en cuenta para la estructuración?
La gestión de proyectos es fundamental para optimizar la operación de un equipo contable. Algunos principios clave incluyen:
| Criterio | Descripción |
| Definición clara de roles y responsabilidades | Cada miembro debe tener bien definido su puesto dentro del equipo, con responsabilidades específicas para evitar perder el foco, generar confusiones o que se dupliquen esfuerzos. • Es importante definir además de todos los cargos, 3 roles en específico: Roles técnicos de guía quienes aportan el conocimiento técnico y experiencia. • Roles de dirección y estrategia, quienes se encargan de no perder el foco de los objetivos. • Roles de gestión de personas, que velen por mantener la estabilidad y el buen ambiente laboral. |
| Planificación detallada de tareas | Establecer metas a corto, mediano y largo plazo ayuda a enfocar los esfuerzos del equipo. Llevar el seguimiento en hojas de cálculo o herramientas de gestión de proyectos puede facilitar el seguimiento y control de las tareas asignadas. |
| Uso de metodologías ágiles | Implementar principios de metodologías ágiles como Scrum puede ser útil para mejorar la productividad y adaptabilidad del equipo ante cambios imprevistos. Esto es especialmente útil en equipos contables que gestionan múltiples clientes o proyectos. Para esto la recomendación es definir un conjunto de tareas prioritarias (del product backlog, como la preparación del cierre mensual) para un ciclo corto de trabajo o sprint. Diariamente, en reuniones breves (daily scrums), los miembros actualizan el progreso de sus asignaciones (por ejemplo: la generación de informes) y coordinan para resolver los inconvenientes que surjan o las limitantes que encuentren. Al final del sprint, el equipo presenta el trabajo realizado y realiza una retrospectiva para mejorar la eficiencia del siguiente ciclo. |
| Comunicación fluida | Mantener una comunicación constante y efectiva dentro del equipo. El uso de herramientas de comunicación o trabajo colaborativo puede facilitar la interacción en tiempo real, mejorando la coordinación y reduciendo el riesgo de errores. |
¿Hay normas que ayuden con la optimización del equipo contable?
Sí, principalmente las normas de calidad. En el contexto de los contadores puede ser muy útil la implementación de la Norma Internacional de Gestión de Calidad 1 (NIGC 1, conocida antes como la NICC 1) que hace parte de las Normas de Aseguramiento de la Información (NAI), ofrece principios relevantes para la mejora de la gestión y los equipos contables.
Adapta elementos como:
- Liderazgo: para promover una cultura de calidad.
- Ética: busca fomentar los principios éticos como la integridad, objetividad, entre otros.
- Recursos humanos: se enfoca en aplicar principios y técnicas para seleccionar el personal más competente, mantener su actualización y fomentar su bienestar.
- Desempeño y monitoreo: busca la estandarización de tareas y ejecutar acciones frente al monitoreo y control del resultado y los procesos.
Tip Alegra: explora más información sobre la NIGC 1 en nuestro contenido: 4 puntos clave que debes conocer sobre la Norma Internacional de Gestión de Calidad 1 (NIGC 1).
¿Cómo usar la tecnología como aliado para mejorar los procesos del equipo contable?
La tecnología es clave para optimizar equipos contables, especialmente el software contable, que automatiza tareas como conciliaciones, reportes financieros y facturación electrónica.
Esto ahorra tiempo, reduce errores y proporciona acceso a datos en tiempo real para decisiones ágiles. Para esto puedes elegir un software que esté alineado a la normativa en Colombia y que te permita realizar pruebas de uso gratuitas para validar su rendimiento, como por ejemplo, Alegra.
Por otra parte, la incorporación de la inteligencia artificial (IA) lleva la optimización un paso más allá, mejorando los flujos de trabajo, la creación de tareas y reportes, además de ser un asistente muy bueno en la redacción de correos y comunicados.
Por último, no olvides incorporar herramientas de gestión de proyectos o de trabajo colaborativo como Trello, Asana, Google chat, Slack o Microsoft Teams, entre otras que pueden ser muy útiles.
¿Cuáles son los pasos que se pueden seguir para mejorar los resultados del equipo contable?
Con un enfoque estructurado y pasos concretos, puedes comenzar a transformar la eficiencia de tu equipo contable desde hoy mismo. A continuación, te presentamos una guía práctica para dar esos primeros pasos:
- Valida si las funciones y roles del equipo están alineadas a las necesidades de la empresa que asesoran.
- Identifica los procesos, responsables, cuellos de botella y qué tareas se están duplicando, se pueden suprimir o automatizar.
- Define con claridad los objetivos del equipo. ¿Qué quieren y deben lograr?
- Involucra al equipo: fomenta la participación, el crecimiento continuo y ten en cuenta sus ideas.
- Explora herramientas: investiga qué herramientas de gestión de proyectos, software o aplicativos de IA te pueden ayudar a ser más eficiente.
- Empieza a priorizar, busca realizar un proceso crítico y elige las batallas del equipo considerando que no todo tiene el mismo nivel de prioridad. Una herramienta para este proceso es separar las tareas en una matriz como la de Eisenhower.
- Capacita al equipo de forma constante y asegura el buen uso de las nuevas herramientas.
- Implementa, mide y ajusta. Ese es el principio de la mejora continua.
- Optimiza tus productos y servicios de manera que permitan agregar valor a los usuarios y generar una remuneración adecuada para tu equipo.
Cuéntanos en los comentarios si ya estás al día en algunos de estos principios de la gestión de equipos contables y qué otras recomendaciones puedes compartir con tus colegas.
En Siempre Al Día seguiremos comprometidos con entregarte información de actualidad sobre derecho laboral, contabilidad, finanzas e impuestos para tu constante actualización. ¡Gracias por estar al tanto de nuestras publicaciones!
Equipo Siempre Al Díа
Equipo Siempre Al Díа
Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋
Compartir
