Personas naturales obligadas a llevar contabilidad: ¿cuándo y cómo se genera esta obligación?

Al momento de emprender es muy importante conocer qué obligaciones se generan, una de las más relevantes es identificar si se tiene o no la obligación de llevar contabilidad. 

Con esto en mente, en este caso de estudio se exponen cuáles son las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, cuándo se genera esta obligación y qué recomendaciones tener en cuenta en esos primeros pasos del emprendimiento para tener información de valor sobre el negocio desde el primer momento. 

¿Cuándo se genera la obligación de llevar contabilidad por parte de una persona natural?

De acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio todos los comerciantes sin importar si son personas naturales o jurídicas deben llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

Al respecto, existe la duda de si dependiendo de la condición como contribuyente, alguien debe o no llevar contabilidad. Para esto el CTCP se ha pronunciado en diferentes ocasiones mencionando que la obligación de llevar contabilidad por parte de una persona natural depende de las actividades que realice como comerciante y no como tal de su categoría como contribuyente.

¿Quiénes se consideran comerciantes?

Para saber quién se considera comerciante, es necesario revisar los artículos 20, 13 y 23 del Código de Comercio, que en términos generales mencionan que, cuando se ejerce una actividad comercial de forma profesional, se está en la obligación de llevar contabilidad.

No obstante, hay algunas actividades que aunque parezcan mercantiles, no son consideradas como tal en Colombia, por tanto, quienes las realicen no estarían obligados a llevar contabilidad. Estos son:

• Quienes adquieren bienes con destino al consumo doméstico o al uso propio y realicen la enajenación de los mismos o de los sobrantes.
• Quienes adquieren bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas como autores.
• Funcionarios o empleados que adquieran bienes para fines de servicio público.
• Los agricultores o ganaderos que vendan frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco se consideran mercantiles las actividades de transformación de estos frutos por parte de estos agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa.
• Quienes presten servicios inherentes a las profesiones liberales.

¿Qué deben tener en cuenta quienes tengan la obligación de llevar contabilidad?

Quienes tengan la obligación de llevar contabilidad deben tener en cuenta principalmente, los siguientes puntos:

• Para llevar contabilidad es necesario contratar un contador público que esté en la facultad de certificar estados financieros y prestar servicios basados en la técnica contable bajo las normas de calidad, ética y conocimiento técnico que rige su profesión.
• Si bien es necesario dejar en manos de expertos el tema contable, eso no exime que la persona natural para gestionar mejor la operación conozca por lo menos principios básicos de legislación tributaria, finanzas, ciberseguridad, estrategia corporativa, legislación laboral y sostenibilidad.
• El marco técnico normativo al que se debe acoger una persona natural depende del grupo de información financiera en el que se encuentre, por lo general la mayoría de personas naturales están en el grupo 3 y otras en menor cantidad en el grupo 2.
• Los lineamientos que se deben seguir para llevar contabilidad están alojados en la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2420 de 2015 (contemplando todas las modificaciones que se han realizado a este decreto).
• Es necesario que la persona natural conserve todos los soportes de sus transacciones con el fin de que realizar el reconocimiento contable de las transacciones sea más fácil.
• Desde el inicio se recomienda llevar una buena gestión documental y aplicar principios de ciberseguridad.
• Contar con una buena herramienta es tener el aliado perfecto, lo mejor será desde un inicio tener un software contable eficiente que permita que la persona natural pueda acceder a la información desde cualquier lugar. 

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¿Conocías quiénes tienen la obligación de llevar contabilidad y qué debería como mínimo atender un empresario al inicio de su emprendimiento en lo relacionado con temas contables? Cuéntanos en los comentarios tu experiencia.

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