Para los contadores, comprender este procedimiento es clave, ya que su rol será fundamental en la transición de las empresas hacia este sistema digital. La certificación no solo permite operar de manera legal bajo el nuevo esquema tributario, sino que también ofrece beneficios importantes, como mayor eficiencia en la facturación, reducción de costos operativos y un mejor control fiscal.
En este editorial, te explicamos paso a paso el proceso para obtener la certificación como emisor electrónico, los requisitos exigidos por la DGII y los diferentes métodos disponibles para emitir comprobantes electrónicos.
Proceso y requisitos para la certificación como emisor electrónico
Obtener la certificación de emisor electrónico ante la DGII requiere cumplir ciertos requisitos previos y seguir un proceso formal establecido por las autoridades tributarias.
Para poder solicitar la certificación, se debe cumplir con las siguientes condiciones básicas:
- Inscripción en el RNC: estar inscrito en el Registro Nacional de Contribuyentes —RNC—de la DGII.
- Contribuyente activo: estar registrado como contribuyente con obligaciones tributarias a su cargo (es decir, tener asignados los impuestos que le corresponden).
- Cumplimiento tributario: estar al día en el cumplimiento de los deberes formales tributarios (declaraciones presentadas, pagos realizados, sin atrasos ni sanciones pendientes). En otras palabras, la empresa debe tener buena conducta fiscal.
- Clave de Oficina Virtual: poseer una clave de acceso activa a la Oficina Virtual —OFV— de la DGII. Esto es necesario para gestionar la solicitud en línea.
- Autorización de NCF: tener autorización vigente para emitir comprobantes fiscales en papel —NCF tradicionales—. Este es un indicio de que la empresa ya cumple con los requisitos para facturar en general.
- Certificado digital: contar con un certificado digital válido para procesos tributarios, emitido por una entidad certificadora autorizada (por ejemplo, un certificado de firma digital). Este certificado se usará para firmar electrónicamente los e-CF, garantizando su autenticidad e integridad.
- Adecuación tecnológica: contar con un sistema o solución tecnológica capaz de generar comprobantes electrónicos en el formato establecido por la DGII (XML estándar) y de comunicarse con los servicios web de la DGII.
- Cumplimiento de la Norma 06-2018: estar en regla con las disposiciones de la Norma General 06-2018 sobre comprobantes fiscales electrónicos. Esta norma define los tipos de e-CF, los datos que deben contener y las obligaciones del emisor electrónico, por lo que es fundamental conocerla y aplicarla correctamente.
La DGII exige formalmente estos requisitos antes de iniciar la solicitud. Si alguno no se cumple (por ejemplo, la empresa tiene obligaciones tributarias atrasadas o no posee certificado digital), se deberán subsanar primero.
Pasos para obtener la certificación de emisor electrónico
Cumplidos los requisitos previos, se sigue un proceso de solicitud y validación ante la DGII para lograr la certificación. Los pasos generales son los siguientes:
1. Llenar el formulario de solicitud (FI-GDF-016): este es el formulario oficial para solicitar la autorización como emisor electrónico. Se debe completar con los datos del contribuyente y firmarlo (en caso de personas jurídicas, con el sello de la empresa y firma del representante legal). Actualmente, la DGII permite enviar esta solicitud a través de la Oficina Virtual o de forma presencial
Tip Alegra: Asegúrate de adjuntar o tener disponible la documentación requerida (por ejemplo, copia del certificado digital, detalles de la solución tecnológica, etc., según indique la DGII).
2. Envío de la Solicitud: una vez lleno, envía el formulario vía Oficina Virtual de la DGII. En la plataforma, encontrarás la opción para “Solicitud de Autorización para ser Emisor Electrónico” donde adjuntar el formulario FI-GDF-016 y cualquier documento de soporte. Al enviar, la solicitud pasará a revisión por el departamento correspondiente de la DGII. (En caso de hacerlo presencial, entregar el formulario en las oficinas de la DGII correspondientes.)
3. Revisión por la DGII: la DGII evaluará que se cumplan los requisitos. Verificará que el RNC esté activo, sin pendientes, y validará el certificado digital presentado y la información técnica. Este proceso puede tomar un tiempo variable y no tiene un plazo de respuesta fijo determinado por la DGII. Es importante estar pendiente del estado de la solicitud.
4. Ambiente de pruebas (certificación técnica): si la solicitud es pre-aprobada, la DGII le habilitará al contribuyente un acceso a su ambiente de pruebas para facturación electrónica. En esta fase, el contribuyente (o su proveedor tecnológico) deberá emitir comprobantes electrónicos de prueba y enviarlos a la DGII para validar que el sistema funciona correctamente con el formato e-CF.
Por ejemplo, se pueden requerir pruebas de emitir diferentes tipos de e-CF (factura con valor fiscal, nota de crédito, comprobante para consumidor final, etc.) simulando casos reales. La DGII comprobará que los archivos XML cumplen el estándar, que la firma digital es válida y que el sistema del contribuyente puede comunicarse exitosamente con la plataforma de recepción de la DGII.
Tip Alegra: ¡Conoce lo fácil que es habilitarte como emisor electrónico con Alegra!
5. Aprobación de la certificación: si todas las pruebas de simulación resultan satisfactorias (es decir, los comprobantes electrónicos de prueba son aceptados y cumplen la norma), la DGII emitirá la autorización final. En ese momento, el contribuyente queda certificado como emisor electrónico autorizado. La DGII le otorgará el “alta” en el sistema de e-CF y a partir de entonces podrá emitir comprobantes fiscales electrónicos de manera oficial. Se asignarán los rangos de NCF electrónicos correspondientes (denominados e-NCF).
Beneficios de la certificación como emisor electrónico
Adoptar la facturación electrónica y obtener la certificación de emisor electrónico conlleva numerosos beneficios, tanto para los contadores (en su labor profesional) como para las empresas a las que asesoran. A continuación, enumeramos las ventajas más destacadas:
- Facilidad y seguridad en el cumplimiento tributario: la facturación electrónica simplifica las obligaciones tributarias. Los datos de las ventas y compras quedan registrados automáticamente, facilitando la preparación de formularios como el ITBIS o los reportes de ingresos. Esto reduce errores manuales en la contabilidad y declaraciones, evitando inconsistencias que puedan resultar en sanciones. Para el contador, conciliar y verificar las operaciones es más sencillo al contar con información en línea y estructurada.
- Ahorro de costos operativos: al eliminar o reducir drásticamente el uso de papel, impresión y mensajería de facturas, las empresas logran un ahorro significativo. Estudios locales indican que las empresas pueden ahorrar hasta un 80% en la gestión de documentos fiscales al adoptar la facturación electrónica en sus procesos.
- Procesos más ágiles y eficientes: emitir una factura electrónica es mucho más rápido que emitir una física. En segundos, el documento llega al cliente vía email o a su sistema, reduciendo los ciclos de cobro.
- Reducción de errores y omisiones: Los sistemas de e-CF suelen incluir validaciones automáticas (por ejemplo, que el RNC del cliente sea válido, cálculos correctos de impuestos, formatos de fecha correctos, etc.), lo que reduce errores humanos. Al estar los comprobantes electrónicos previamente validados por la DGII al emitirse, se minimizan las probabilidades de rechazo futuro o tener que reemitir facturas por datos erróneos.
- Incentivos fiscales por adopción temprana: el gobierno dominicano ha reconocido la inversión que supone implementar la factura electrónica, especialmente para empresas grandes. Por ello, dispuso incentivos fiscales para quienes adoptaran temprano el sistema. En particular, se otorgó un crédito fiscal de hasta RD$2,000,000 para compensar costos relacionados con la implementación de facturación electrónica.
- Accesibilidad y respaldo digital: los comprobantes electrónicos quedan almacenados de forma segura en sistemas digitales (servidores locales, del proveedor o en la nube). Así, tanto el contador como su cliente pueden acceder al historial de facturas de meses o años anteriores con unos clics, sin buscar en archivadores. Además, ante contingencias (incendios, pérdidas), la información tributaria está a salvo en formato digital y generalmente respaldada.
Explora nuestro editorial: Incentivo fiscal para grandes contribuyentes nacionales por adopción voluntaria de la facturación electrónica
Métodos disponibles para emitir comprobantes fiscales electrónicos (e-CF)
Una vez certificada una empresa como emisora electrónica, existen varias formas de emitir los comprobantes fiscales electrónicos cumpliendo con la normativa. La DGII y el ecosistema de facturación electrónica en República Dominicana ofrecen alternativas para adaptarse al tamaño y capacidad de cada contribuyente. Principalmente, podemos distinguir tres métodos:
- Uso del facturador gratuito de la DGII
- Implementación de un sistema propio vía Web Service/API
- Contratación de un proveedor de servicios de facturación electrónica (PSFE)
¡Aprende cómo habilitarte como emisor electrónico con nuestro curso gratuito!
La transformación hacia la facturación electrónica en República Dominicana es un hecho: la normativa vigente exige la migración paulatina de todos los contribuyentes a este esquema digital, y obtener la certificación como emisor electrónico se vuelve indispensable.
¡Sigue leyendo Siempre Al Día y prepárate para la transformación digital en facturación!
