Desde retrasos en declaraciones hasta facturas mal emitidas, estos errores acechan silenciosamente tu práctica profesional. Te invitamos a descubrir cuáles son, por qué representan un riesgo (el error #3 suele tomar por sorpresa a más de uno) y cómo evitarlos a tiempo. Continúa leyendo y protege tu ejercicio contable de contratiempos legales.
5 errores comunes que pueden causar sanciones
A continuación te contamos 5 errores comunes que pueden generar sanciones y cómo evitarlos:
1. No llevar registros contables adecuados ni conservar la documentación
Llevar una contabilidad organizada no es solo una buena práctica, es un deber legal. La Dirección General de Impuestos Internos —DGII— considera que no llevar libros o registros contables conforme a la ley es un incumplimiento grave. Esto incluye no conservar las facturas, recibos y otros documentos respaldatorios de las operaciones del contribuyente.
En República Dominicana, se exige resguardar estos registros por un período de hasta 10 años. De acuerdo con el Código Tributario, ley 11-92, las multas por incumplir este deber formal pueden oscilar entre 5 y 30 salarios mínimos. Además, en casos graves podrían aplicarse sanciones accesorias, como suspensión de licencias o actividades comerciales e incluso clausura temporal del negocio.
¿Cómo evitarlo? Lleva tus libros diarios, mayores, inventarios y balances al día, ya sea de forma manual o mediante software contable confiable. Archiva copias de todas las facturas y comprobantes (físicos o digitales) y organiza expedientes por año fiscal. Establece un sistema de respaldo (backup) para proteger la información contable. Si la DGII solicita una revisión, tener documentación completa y ordenada facilitará el proceso y evitará sanciones.
2. Presentar declaraciones tributarias fuera de plazo (o no presentarlas)
Los atrasos en las declaraciones de impuestos están entre los errores más comunes y costosos. Cada obligación tributaria tiene un plazo específico: ITBIS mensual, retenciones, impuesto sobre la renta anual, entre otras. No presentar las declaraciones en la fecha límite, o peor aún, omitir su presentación, constituye una infracción a los deberes formales.
Las consecuencias financieras por declarar fuera de plazo se acumulan rápidamente. La ley dominicana establece que la sanción por mora incluye recargos del 10 % sobre el impuesto en el primer mes de retraso, y un 4 % adicional por cada mes subsiguiente o fracción. Esto significa que incluso unos días de retraso generan recargos significativos. Adicionalmente, corre un interés indemnizatorio de 1.10 % mensual sobre el monto debido mientras persista el atraso. Si la declaración no se presenta en absoluto, la DGII puede imponer, aparte de los recargos e intereses, la multa por incumplimiento formal.
¿Qué hacer? Calendariza tus vencimientos tributarios. Como contador, elabora un calendario fiscal anual destacando fechas clave: hasta el día 15 de cada mes para declaraciones mensuales, y las fechas anuales. Si por algún motivo no puedes presentar a tiempo, es preferible informar a las autoridades o buscar una prórroga, antes que dejar vencer el plazo sin ninguna acción.
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3. No remitir los formatos informativos (606, 607, 608, 609) a la DGII
Más allá de las declaraciones de impuestos, la DGII exige a los contribuyentes enviar ciertos formatos mensuales con información detallada de sus operaciones. Si un contador olvida o decide no remitir los formatos de envío de datos obligatorios, está incurriendo en una falta sancionable. Estos formularios incluyen, principalmente, los formatos 606, 607, 608 y 609, que recopilan las compras, ventas y otras informaciones de cada período. No presentar estos informes impide a la DGII cruzar datos y fiscalizar correctamente, por lo que se considera una infracción seria.
La normativa establece que todos estos formatos deben enviarse dentro de los primeros 15 días del mes siguiente al período reportado. Es decir, por ejemplo, la información de enero debe remitirse a más tardar el 15 de febrero. Saltarse este envío (o hacerlo fuera de fecha) conlleva la multa general de 5 a 30 salarios mínimos por deber formal incumplido. Peor aún, la ley prevé una multa adicional de 0.25 % de los ingresos del año anterior cuando no se suministra la información requerida a la Administración Tributaria.
Tips para evitar sanciones por este error:
- Automatiza la generación de estos reportes con tu software contable para no depender de última hora.
- Verifica dos veces antes de enviar que la información concuerde con tus libros. Recuerda que incluso si no tuviste operaciones en un mes, en muchos casos debes enviar los formatos en “cero”, para cumplir formalmente.
- Mantén siempre activa tu clave de la Oficina Virtual de la DGII, ya que es el medio por el cual se remiten estos archivos.
Tip Alegra: Con Alegra puedes generar de manera fácil y rápida los formatos de envío 606, 607 y 608. Si aún no conoces las soluciones que tenemos para ti, ¡Prueba Alegra gratis por 15 días!
4. No emitir comprobantes fiscales —NCF— o emitirlos incorrectamente
La facturación es la columna vertebral de la formalidad tributaria. Cada vez que tu empresa realiza una venta de un bien o servicio, debes emitir una factura con su NCF autorizado por la DGII. No emitir facturas con NCF válido, o no entregar copia al cliente y conservar la tuya, constituye un incumplimiento serio. Este error equivale a “volar bajo el radar” del fisco: las operaciones sin factura no solo son ilegales, sino que suelen interpretarse como intento de evasión.
Ten en cuenta que con la introducción de la facturación electrónica obligatoria, Ley 32-23, se han definido 16 infracciones específicas relacionadas con el manejo de los comprobantes digitales. Esto refuerza la importancia de emitir correctamente los NCF.
Buenas prácticas de facturación:
- Asegúrate de solicitar nuevos rangos de NCF a tiempo antes de agotar los actuales.
- Verifica que cada factura impresa o electrónica cumpla con los datos exigidos (RNC, fecha, descripción, valor, impuestos, etc.).
- Lleva un control secuencial para no saltar ni repetir números de comprobante.
- Entrega siempre la factura al cliente y guarda copia (física o digital).
5. Incluir información inexacta o falsa en las declaraciones
Un error gravísimo es presentar declaraciones con datos incorrectos. Esto abarca desde omisiones involuntarias, por ejemplo, olvidar declarar un ingreso ocasional, hasta alteraciones deliberadas de cifras.
En cualquiera de los casos, declarar información inexacta constituye una violación a la normativa. El Código Tributario señala que la presentación de una declaración falsa o inexacta es un tipo de falta tributaria de evasión.
Las sanciones por inexactitud pueden variar según la magnitud y la intencionalidad. Si se determina que hubo defraudación, la multa puede alcanzar hasta el doble del monto del tributo omitido, además del cobro del impuesto faltante, sus recargos e intereses. Incluso si la omisión es pequeña o no se puede cuantificar con exactitud, la ley prevé multas de 10 a 50 salarios mínimos en esos casos.
¿Cómo evitar las inexactitudes?
La mejor defensa es la prevención y revisión exhaustiva. Recomendaciones puntuales:
- Conciliaciones mensuales: coteja tus balances contables con las declaraciones antes de presentarlas. Cualquier discrepancia (por pequeña que sea) debe ser aclarada.
- Documentación de respaldo: asegura que cada dato declarado tenga un soporte. Por ejemplo, si declaras un gasto deducible, ten la factura con NCF válido; si aplicas una retención, que esté respaldada por los recibos correspondientes.
- Actualización constante: mantente al día con los cambios en las leyes fiscales y procedimientos de la DGII. Un cambio en la normativa podría hacer que una declaración previamente correcta ahora resulte incompleta. Por ello, capacítate periódicamente o consulta fuentes oficiales antes de cerrar las declaraciones anuales.
- Revisión por pares: si es posible, haz que otro colega contador revise tus declaraciones más importantes. Un par de ojos extra puede detectar un error que hayas pasado por alto.
¡Evita estos errores y lleva tu profesión contable al siguiente nivel! Estar consciente de los “errores comunes que pueden causar sanciones” y cómo prevenirlos te permitirá ejercer con tranquilidad y credibilidad en República Dominicana.
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