Los avances tecnológicos en el mundo son inevitables y en materia contable no es la excepción; toda vez que la tecnología de hoy en día facilita la práctica de cientos de miles profesionistas que ejercen la materia. Ejemplo de ello son los múltiples beneficios de la nube en el sistema contable.
De tal forma que depende de los usuarios darle la connotación debida a esta evolución; ya que mientras unos se rezagan por miedo o desconocimientos tecnológicos, otros lo aprovechan obteniendo grandes beneficios.
Alcances de la contabilidad
La contabilidad representa una función esencial en toda empresa. Descuidar la preparación, seguimiento y control de las distintas partidas contables y libros obligatorios puede conllevar sanciones por parte del SAT y generar falta de claridad sobre la salud financiera del negocio.
De conformidad con las Normas de Información Financiera (NIF), la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuralmente información financiera.
Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Contabilidad en materia fiscal
De conformidad con el numeral 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), la contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
También es parte de la contabilidad, la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento del CFF se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.
Cabe mencionar que el mismo numeral establece que los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento del CFF y las disposiciones de carácter general que emita el SAT.
La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Otra obligación fiscal relacionada con el tema contable es que los contribuyentes deben ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT.
Plazo para guardar la contabilidad
Ahora bien, no solo se deben registrar las operaciones, sino que existe un periodo de conservación de esta, para tal efecto el artículo 30 del CFF dispone que las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
Importancia de la nube
De tal forma que el concepto de materialidad incluye diversos documentos y elementos necesarios para validar las operaciones del día a día de los contribuyentes, haciendo de vital importancia que el resguardo de esta sea una prioridad para los empresarios; eso sin mencionar el plazo de conservación que debe cumplir.
Llevar la contabilidad en la nube, no solo garantiza la seguridad de la información, sino que también la conservación a través de los años.
Beneficios de la nube
Los programas financieros basados en la nube han transformado el panorama del sector al ofrecer la capacidad de almacenar, acceder y administrar aplicaciones a través de internet, prescindiendo de la necesidad de utilizar un disco duro instalado en tu computadora o un servidor local. Esta innovadora tecnología está generando una revolución gracias a su increíble versatilidad y los numerosos beneficios que aporta.
A continuación, se presentan 10 beneficios de llevar la contabilidad en la nube en comparación con un sistema tradicional:
| Característica | Nube | Servidor local |
| Accesibilidad | Esta se incrementa. El contribuyente tendrá la capacidad de consultar toda la información financiera de su empresa desde cualquier lugar y dispositivo, sin las restricciones de un espacio físico o la necesidad de estar conectado de forma remota. | Es necesario contar con un servidor físico y acceder a un espacio delimitado. |
| Seguridad | Los progresos en los sistemas de seguridad en la nube han minimizado las disparidades significativas en comparación con el software instalado. Los gastos asociados corren por cuenta del proveedor, quien también se encargará de realizar copias de seguridad de manera regular. | Resulta menor en comparación con la nube, ya que un servidor local puede sufrir ataques cibernéticos o sufrir fallas en las instalaciones físicas derivado de siniestros naturales. |
| Actualizaciones de software | Los sistemas en la nube se actualizan de manera continua y simultánea para todas las soluciones | Un gran número de empresas con contabilidad en servidores locales, optan por no actualizar sus versiones de software debido a la complejidad que esto implica, sobre todo por las personalizaciones, configuraciones y preferencias internas |
| Implantación | Se reducen los tiempos de instalación y se disminuyen los costos, además existe material explicativo con el procedimiento de manejo | Requiere una instalación tardada, así como la adecuación de los ordenadores a las versiones del servidor local. |
| Gastos de instalación y mantenimiento | Los costos iniciales son considerablemente más bajos, ya que es el proveedor quien se encarga en gran medida de la instalación y mantenimiento del sistema. | Representan una inversión inicial significativa en infraestructura tecnológica, licencias de software, integraciones y la contratación de personal especializado para la instalación y mantenimiento. |
| Tiempo real en la información financiera | Con la nube, se tendrá la capacidad de personalizar y visualizar los principales indicadores de rendimiento en tiempo real, facilitando la toma de decisiones más ágil y eficiente. | Por lo regular se debe acceder a ciertos lugares físicos delimitados por los servidores locales para la generación de reportes financieros. |
| Adaptación y actualizaciones a los cambios normativos | Los softwares contables en la nube incorporan funcionalidades para adaptarse a los cambios normativos en materia fiscal, contable y laboral generando así de forma inmediata la información oportuna y actualizada. | Cada que existe una actualización de criterios, se deben correr actualizaciones de en los servidores locales, con la finalidad de ajustar los parámetros del sistema a la nueva normatividad. |
| Tiempo y reducción de errores | El contribuyente tendrá acceso automático a una variedad de informes. La implementación de flujos de trabajo y la automatización de acciones conlleva la introducción de controles y la reducción de errores humanos en el ámbito contable. | No existe tal beneficio, ya que requiere de la intervención mecánica, pudiendo generar de esa forma múltiples errores que distorsionen los reportes contables. |
| Espacio virtual | Algunas soluciones en la nube ofrecen un entorno que fomenta la interacción entre el cliente y el equipo asesor, permitiendo compartir procesos y flujos de trabajo. Esto facilita la resolución de problemas y el intercambio seguro de información. | No existe un espacio virtual; ya que, en caso de problemáticas es necesario que un técnico especializado en el soporte acuda al lugar físico de donde se encuentran los servidores. |
| Plataforma completa | En la nube puedes gestionar no solo el sistema contable, sino combinar otras herramientas para la optimización de los recursos igualmente en la nube. | Se adquieren paqueterías por separado las cuales deben instalarse en los servidores locales y buscar que la interface sea óptima y no arroje problemas en la generación de reportes. |
Conclusión
Las ventajas de la nube son sobresalientes en comparación con la contabilidad en servidores locales, los cuales palidecen en el ámbito de seguridad, eficacia, eficiencia e implementación. Los avances son tecnológicos pueden representar un rezago para muchos empresarios y profesionistas, pero los que saben adecuarse obtendrán beneficios a corto plazo.
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