La prorrata del IVA en Costa Rica o proporcionalidad del impuesto a las ventas (IVA) es un concepto fiscal clave para los negocios que realizan tanto ventas gravadas a diferentes tarifas de IVA como ventas exentas.
- ¿Qué se determina con la prórrata del IVA? Determina qué parte del IVA pagado en las compras puede recuperar o acreditar un contribuyente cuando no todas sus ventas generan IVA.
- ¿Cómo se calcula la prórrata del IVA? Se debe usar una prorrata provisional cada mes y hacer un ajuste final al cierre del año que puede resultar en créditos fiscales adicionales o en pagos adicionales según los datos reales.
Esta situación es común desde la entrada en vigor de la Ley 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (2019), la cual introdujo múltiples tarifas de IVA además de la general del 13%.
Por ejemplo, hoy existen bienes y servicios con tarifa reducida del 4%, 2% e incluso 1%, así como operaciones exentas (0%). Esto obliga a los contribuyentes a calcular anualmente una proporcionalidad o prorrata de IVA cuando combinan ventas gravadas a distintas tarifas y exentas. A continuación, explicamos en qué consiste esta regla, cómo se calcula paso a paso y brindamos ejemplos prácticos aplicables a la realidad contable costarricense.
¿Qué es la prorrata del IVA en Costa Rica y por qué es necesaria?
La prorrata del IVA es la regla fiscal que determina el porcentaje de IVA acreditable en las compras de una empresa que tiene ingresos mixtos: parte de sus ventas están gravadas con IVA (ya sea al 13% o tarifas reducidas) y otra parte están exentas de IVA. En Costa Rica, las operaciones gravadas dan derecho a crédito fiscal –es decir, la empresa puede deducir el IVA pagado en sus insumos–, mientras que las operaciones exentas no dan derecho a ese crédito.
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¿Cómo se aplica la prorrata del IVA cuando hay tarifas distintas?
En Costa Rica, la obligación de aplicar la prorrata del IVA surgió con la Ley Nº 9635 (Reforma Fiscal 2018/2019). Dicha ley estableció tarifas diferenciadas de IVA: 13% (general), varias tarifas reducidas (como 4%, 2%, 1% e incluso 8% en ciertos casos transitorios) y operaciones exentas al 0%. Al introducir estas distintas categorías, la ley impuso que cualquier contribuyente que combine ventas gravadas a distintos tipos de IVA o exentas debe calcular anualmente su porcentaje de proporcionalidad de crédito fiscal.
La Ley de IVA y su reglamento detallan el procedimiento: durante el año, el contribuyente puede aplicar un porcentaje provisional de prorrata (generalmente usando el porcentaje definitivo del año anterior). Al final de cada año calendario, en la declaración de IVA de diciembre (que se presenta en enero), se debe calcular la prorrata definitiva anual con base en las ventas totales gravadas y exentas de ese año. Esa proporción definitiva se aplica al total del IVA soportado durante el año para determinar cuánto IVA era realmente acreditable, y se realiza un ajuste en la declaración de diciembre por la diferencia respecto a lo que se vino aplicando mes a mes.
Este ajuste de fin de año es obligatorio: si la empresa no lo hace, podría terminar declarando menos IVA del que corresponde o aprovechando crédito de más, con el riesgo de incurrir en multas por parte de Hacienda Por ello, los contadores deben prestar especial atención al cálculo correcto de la prorrata y su liquidación anual.
Tip Alegra: Es importante destacar que la proporcionalidad anual se determina con base en los ingresos del contribuyente. No se calcula en función de las tarifas del IVA per se, sino del volumen de ventas gravadas versus exentas. Las ventas gravadas incluyen tanto las de tarifa general (13%) como las de tarifas reducidas (1%, 2%, 4%, 8%), ya que todas ellas generan IVA y por tanto derecho a crédito. Las ventas exentas, en cambio, no generan crédito. Así, el porcentaje de prorrata será menor al 100% únicamente cuando exista una porción de ventas exentas significativa en la mezcla de ingresos.
¿Cuándo se genera una prorrata especial?
En Costa Rica, cuando una empresa vende productos gravados con IVA a diferentes tarifas (por ejemplo, algunos al 13% y otros al 1% o 2%), la relación de ventas gravadas con derecho a crédito fiscal puede ser del 100%, ya que todas sus ventas están sujetas a IVA. Sin embargo, no podrá aplicar una prorrata del 100% para el crédito fiscal del IVA pagado en sus compras, porque no todas las ventas tienen la tarifa máxima del 13%.
Esto se debe a que la prorrata del IVA se calcula para determinar qué porcentaje del IVA soportado en compras puede ser acreditado, tomando en cuenta la proporción de ventas gravadas con derecho a crédito pleno frente a ventas con tarifas reducidas o exentas. En este caso, aunque todas las ventas tienen IVA, al tener tarifas reducidas, el crédito fiscal que se puede tomar sobre las compras gravadas al 13% debe ajustarse proporcionalmente, ya que no todas las ventas generan derecho a crédito fiscal pleno al 13%. Esto se conoce como prorrata especial.
¿Cuáles son los pasos para calcular la prorrata del IVA cuando hay tarifas distintas?
Calcular la prorrata del IVA implica seguir tres pasos básicos:
Paso 1. Determinar las ventas gravadas vs. exentas
Al cierre del período (usualmente el año calendario), sume el monto total de las ventas gravadas con IVA (incluyendo las de cualquier tarifa positiva: 13%, 4%, 2%, etc.) y el monto total de las ventas exentas. Por ejemplo, imagine que en el año 2024 la empresa Servicios XYZ tuvo ₡100.000.000 en ventas gravadas y ₡25.000.000 en ventas exentas.
Paso 2. Calcular el porcentaje de prorrata
Aplique la fórmula:
Porcentaje prorrata = Ventas gravadas / Ventas totales (gravadas + exentas) × 100%
Con los datos del ejemplo tenemos:
- Ventas totales = ₡100.000.000 + ₡25.000.000 = ₡125.000.000.
- Ventas gravadas = ₡100.000.000
- Entonces, prorrata = (₡100.000.000/₡125.000.000.) × 100% = 80%. Este 80% sería la proporción de IVA acreditable para ese año.
Paso 3. Determinar el IVA acreditable y el IVA no deducible
Ahora se aplica el porcentaje obtenido al IVA soportado en las compras del período. Siguiendo el ejemplo, supongamos que Servicios XYZ pagó en 2025 un total de ₡15.000.000 de IVA en todas sus compras y gastos (por ejemplo, IVA pagado en alquileres, servicios básicos, insumos, etc.). De ese IVA soportado, podrá acreditar el 80% (₡15.000.000 × 80% = ₡12.000.000) como crédito fiscal en su declaración, y el 20% restante (₡3.000.000) se considera un gasto para la empresa (no es recuperable vía crédito).
Tip Alegra: Ese gasto no recuperable vía crédito, se llevará como costo o gasto deducible para efectos del impuesto sobre la renta anual.
Estos cálculos primero se hacen de forma provisional mes a mes. En Costa Rica, cada enero se arrastra la prorrata definitiva del año anterior como porcentaje provisional para aplicar durante el nuevo. Luego, en diciembre se hace el recálculo con cifras reales del año en curso y se ajusta.
Si la prorrata definitiva anual subió respecto a la provisional, la empresa podría tener un crédito adicional a favor (por haber dejado de aprovechar algo de IVA durante el año); si bajó, tendría que pagar la diferencia (porque estuvo acreditando de más mes a mes). Por ejemplo, si el porcentaje definitivo resulta ser 78% en lugar del 80% provisional que se usó, en la declaración de diciembre se debe restar ese 2% extra de IVA que indebidamente se acreditó durante el año, pagándolo a Hacienda. Al contrario, si la prorrata definitiva sube, el contribuyente recupera ese exceso en la última declaración del año.
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Ejemplo concreto de aplicación de la prorrata del IVA con tarifas de IVA diferentes
A continuación, veamos un escenario práctico para ilustrar la prorrata del IVA en la práctica contable costarricense respecto a un profesional con servicios a tarifa general y a tarifa reducida:
Un consultor independiente también ofrece servicios de salud gravados con IVA del 4%. En 2025 obtiene ₡50.000.000 de ingresos por consultorías (13% IVA) y ₡10 millones por servicios médicos privados (4% IVA). Todas sus ventas tienen IVA (ninguna es exenta), por lo que su prorrata teórica será 100% (porque el 100% de sus operaciones generan derecho a crédito). Sin embargo, debe tener en cuenta lo siguiente:
- Aunque todas sus ventas tienen IVA (prorrata teórica 100%), debe calcular el peso relativo de las ventas al 4% para ajustar el crédito fiscal del IVA en sus compras y gastos.
- Las compras directamente vinculadas a servicios médicos (4% IVA) tienen derecho a crédito fiscal del 100%.
- Las compras vinculadas exclusivamente a consultorías (13% IVA) también tienen derecho a crédito fiscal del 100%.
- Las compras y gastos que se usan indistintamente en ambas actividades deben prorratearse aplicando la prorrata especial.
Cálculo de la prorrata especial
Se calcula la proporción que representan las ventas al 13% respecto al total de ventas con IVA:
Prorrata especial = ₡50.000.000 / ₡50.000.000 + ₡10.000.000 = ₡50.000.000 /₡60.000.000 = 0,83 × 100 = 83,33%
Esto significa que para los gastos comunes, solo podrá deducir el 83,33% del IVA soportado, ya que esa es la proporción de ventas gravadas al 13%, mientras que el resto corresponde a ventas al 4 %, para las cuales el IVA se acredita íntegramente en los gastos exclusivos:
| Tipo de gasto/compras | Crédito fiscal aplicable |
| Exclusivos para servicios al 4% (salud) | 100% del IVA soportado |
| Exclusivos para servicios al 13% (consultoría) | 100% del IVA soportado |
| Usados en ambas actividades (gastos comunes) | IVA soportado × 83,33% (prorrata especial) |
Tip Alegra: Este método garantiza que el crédito fiscal refleje el uso real de las compras y gastos en cada actividad con diferente tarifa de IVA, evitando sobrededucciones y cumpliendo con la normativa tributaria vigente.
Recomendaciones finales para contadores
A continuación presentamos algunas recomendaciones para que el proceso de determinación de la prorrata del IVA sea realizado de forma exitosa.
- Mantenga registros claros: documente el cálculo de la prorrata cada año. Guarde las cifras de ventas gravadas vs exentas y el detalle del IVA soportado en compras. Esto será útil ante cualquier revisión de la Administración Tributaria o auditoría del Colegio de Contadores. Un cálculo transparente evita problemas: recuerde que un error podría hacerle pagar de más o incurrir en multas por crédito improcedente.
- Revise la clasificación de las ventas de sus clientes: asegúrese de identificar qué bienes o servicios de la empresa que asesora están gravados y a qué tarifa, y cuáles están exentos. Con Alegra contabilidad genere reporte contables, administrativos y fiscales detallados para cumplir correctamente con las obligaciones tributarias de sus clientes:
- Calcule la prorrata provisional y ajústela a tiempo: desde enero aplique la prorrata del año anterior como referencia para sus créditos mensuales. Al llegar diciembre, prepare con antelación el cálculo definitivo con los datos de todo el año. Si el resultado difiere del provisional, esté listo para ajustar en la declaración de diciembre (que normalmente se presenta el 15 de enero siguiente). Este ajuste puede implicar pagar un poco más de IVA o aprovechar un saldo a favor, según el caso. No olvide incluir este ajuste, pues es obligatorio.
Con una comprensión clara de la normativa y una metodología sencilla de cálculo, incluso negocios con múltiples tarifas de IVA pueden cumplir con esta obligación de forma precisa y eficiente, tal como se ilustró con los ejemplos prácticos. Un cálculo cuidadoso de la prorrata es sinónimo de buena práctica contable y cumplimiento tributario.
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