Los contribuyentes que realizan operaciones exentas deben observar una serie de obligaciones formales sobre los créditos fiscales para asegurar el correcto tratamiento fiscal y evitar contingencias:
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Inscripción y declaración periódica
Incluso si una empresa solo realiza ventas exentas (con derecho a crédito), debe inscribirse como contribuyente de IVA y presentar sus declaraciones mensuales. Estar exento en las ventas no la exime del deber de declarar.
En la práctica, declarará sus ventas en las casillas de “exentas con derecho” o “no sujetas” según el caso, reportará sus créditos fiscales y generalmente reflejará saldos a favor o cero impuesto. No presentar declaraciones por el hecho de no tener impuesto por pagar es una infracción; la empresa puede ser sancionada aunque todas sus ventas sean exentas. Por ello, el contador debe cumplir con la declaración D-104 puntualmente cada mes, consignando la información requerida de ventas y compras.
Factura electrónica y notas de crédito
Al emitir comprobantes electrónicos por ventas exentas con derecho, se debe indicar la condición de exento y la referencia legal que ampara la exención. El sistema de facturación electrónica costarricense contempla códigos para distintos tipos de exoneración/exención.
Por ejemplo:
- Para una exportación se suele indicar “Exento – Artículo 8 Ley IVA, exportación”.
- Para una venta a zona franca se usa “Exonerado – Art. 8 Ley IVA, régimen de zona franca (registro XXX)”.
- Para una venta a la CCSS “No sujeta – Artículo 9 Ley IVA, CCSS, oficio de exoneración #…”.
Además, si se emiten notas de crédito relacionadas a esas ventas (por devoluciones, descuentos posteriores, etc.), hay que reflejar la reversa del monto exento adecuadamente, ya que eso podría implicar reestablecer parte del débito fiscal si originalmente se había aplicado algún crédito indebido. En general, en ventas exentas con crédito no hay débito que ajustar, pero sí puede afectar cálculos de prorrata.
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Registro del crédito fiscal
La empresa debe llevar un control en su contabilidad del IVA crédito fiscal conforme a las categorías establecidas: comúnmente, se utiliza una cuenta de IVA por acreditar donde se registran los IVA soportados de compras, y una de IVA por pagar para los débitos.
En cada período, tras la compensación, el saldo puede quedar en IVA acreditable pendiente (saldo a favor) o en IVA por pagar al fisco. Cuando hay muchas operaciones exentas con derecho, es normal que la cuenta de IVA por pagar quede en cero o saldo negativo (a favor).
Ese saldo a favor puede trasladarse al siguiente mes (manteniéndose en la cuenta de IVA acreditable) o contabilizarse por separado si se va a gestionar devolución (como un crédito por cobrar al fisco). Los contadores deben conciliar estos saldos con lo declarado en los formularios para asegurar que cuadran.
Solicitudes de devolución de IVA
Si la empresa opta por pedir la devolución del crédito acumulado (por ejemplo, exportadores regularmente lo hacen para recuperar liquidez), debe preparar el expediente según la normativa: formulario de solicitud en ATV, certificación de estados financieros e IVA a favor por CPA, detalle de facturas de compras exportación, copias de DUA, etc., y presentar todo a la DGT.
La Resolución DGT-R-48-2022 unificó y actualizó estos requisitos para 2023 en adelante, facilitando en parte el proceso. Hay que recordar que Hacienda puede auditar antes de autorizar la devolución, por lo que tener la documentación bien organizada agiliza el reembolso.
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Revisión de contratos y precios
Cuando se venden bienes o servicios exentos con derecho, es recomendable verificar que los contratos comerciales reflejen claramente que el precio no incluye IVA por tratarse de una operación exenta. Así se evitan malentendidos con clientes. Asimismo, conviene recalcar en la comunicación con el cliente que este no deberá pagar IVA y, de ser necesario, indicar la base legal de la exención.
En algunos casos (como ventas a entes exonerados vía carta), el proveedor debe esperar la aprobación formal para facturar sin IVA, lo cual implica coordinar a tiempo dichos trámites para no retrasar la operación.
En resumen, las empresas con operaciones exentas con derecho a crédito fiscal deben ser igual o más diligentes que las demás en sus obligaciones tributarias: declarar en forma, documentar cada exención, gestionar sus créditos acumulados inteligentemente y vigilar la evolución normativa. De este modo, evitarán contingencias (como potenciales rechazos de créditos indebidos) y aprovecharán al máximo los beneficios que el sistema les otorga (como recuperar IVA de insumos en actividades estratégicas).
