La implementación de la facturación electrónica 4.4 en Costa Rica marca un hito en la evolución del sistema tributario nacional, consolidando avances iniciados en 2018 cuando se hizo obligatoria la emisión digital de comprobantes. Este nuevo estándar, vigente desde septiembre de 2025, refleja la continuidad de una estrategia que ha transformado radicalmente la gestión fiscal, esperando reducir la evasión tributaria en un 20 % según datos del Ministerio de Hacienda, y posicionando al país como líder regional en adopción eficiente de tecnologías contables.
Para los contadores, la versión 4.4 introduce cambios técnicos y normativos críticos: nuevos métodos de pago como SINPE Móvil, mejoras en la seguridad mediante firmas electrónicas avanzadas, y regulaciones actualizadas para notas de crédito y declaración del IVA.
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Estas modificaciones no solo exigen adaptación técnica, sino también una comprensión profunda de cómo optimizar procesos administrativos, garantizar trazabilidad fiscal y aprovechar herramientas como el CABYS para clasificaciones económicas precisas.
Impacto de las novedades en grandes empresas
Las grandes empresas (incluyendo grandes contribuyentes nacionales y grandes empresas territoriales) suelen contar con sistemas ERP o de facturación propios integrados a su contabilidad. Para este segmento, la adaptación a la versión 4.4 implica un proyecto interno de actualización tecnológica y de procesos. Algunos puntos a considerar:
Adecuación de sistemas internos
Las empresas de gran tamaño generalmente han implementado la factura electrónica desde 2017, cuando la DGT realizó el plan piloto con grandes contribuyentes.
No dependen del facturador gratuito de Hacienda, sino de sistemas desarrollados internamente o provistos por terceros. Por ello, deben coordinar con sus departamentos de TI y proveedores de software las modificaciones necesarias (nuevos campos, estructuras XML, versiones de integración) conforme a la Resolución 0027-2024. Dada la complejidad, estas compañías podrían incurrir en mayores costos de tiempo y recursos para ajustar y probar sus sistemas empresariales y contables.
Es fundamental iniciar con antelación las pruebas en paralelo usando la versión 4.4, aprovechando el período en que coexiste con la versión 4.3.
Capacitación multidisciplinaria
Las áreas de créditos, ventas, contabilidad y sistemas en empresas grandes deben estar alineadas con los cambios. Por ejemplo, el personal de crédito y cobro debe entender el uso del Recibo Electrónico de Pago en ventas a crédito, el departamento de TI debe manejar los ajustes XML, y contabilidad/impuestos verificar el tratamiento correcto de exoneraciones y nuevas obligaciones.
Las empresas grandes suelen organizar talleres internos o con consultores para difundir las novedades a todo el personal involucrado en facturación.
Automatización y controles adicionales
La introducción de más datos (actividad económica del cliente, VIN, descuentos detallados, etc.) brinda una oportunidad para mejorar la calidad de la data interna. Muchas grandes compañías están automatizando procesos de validación y aceptación de comprobantes para manejar eficientemente el mayor volumen de información.
Invertir en integración entre la facturación electrónica y el ERP permite que, por ejemplo, la recepción y aceptación/rechazo de facturas de proveedores se automatice, reduciendo errores y cumpliendo con el plazo de 8 días hábiles para confirmar comprobantes recibidos.
Una adecuada integración también facilita que los nuevos campos alimenten directamente la contabilidad (por ejemplo, que el código de exoneración de una factura se refleje en la cuenta contable correspondiente).
Cumplimiento estricto para evitar sanciones
Las grandes empresas, por su exposición, deben extremar el cumplimiento para no arriesgar sanciones. La Administración Tributaria ha advertido que no emitir comprobantes electrónicos válidos con todos los requisitos puede conllevar multas de hasta 2 salarios base (₡924 mil) por cada incumplimiento, e incluso el cierre del negocio en casos graves de reiteración.
Por ello, es indispensable que las áreas legales y de cumplimiento fiscal de las corporaciones supervisen que la transición a 4.4 se haga dentro del plazo (ahora hasta septiembre 2025) y que desde esa fecha solo se utilice el esquema nuevo.
En resumen, para las grandes empresas la clave está en la planificación temprana y la coordinación interna. Muchas iniciaron proyectos desde 2024 para estar listas, pero gracias a la ampliación del plazo al 1 septiembre 2025, cuentan con algunos meses adicionales para afinar detalles. Se recomienda aprovechar este tiempo para hacer pruebas integrales y certificar que no habrá interrupciones en la operación al migrar definitivamente a 4.4.
Impacto de las novedades en PyMES y Microempresas
Las PyMES, incluyendo microempresas, enfrentan retos particulares ante estos cambios, pero también cuentan con apoyos y plazos pensados para facilitar su adaptación. A continuación, se abordan las consideraciones para este grupo de contribuyentes:
Período de transición y capacitación
Las PyMES disponen de un periodo de convivencia entre la versión 4.3 y 4.4 del sistema. Inicialmente, la DGT anunció que la versión 4.4 estaría opcional desde abril 2025 y sería obligatoria a partir de junio 2025, pero con la prórroga otorgada, la obligatoriedad rige desde el 1 de septiembre de 2025.
Esto significa que hasta esa fecha las empresas pueden seguir utilizando el formato antiguo 4.3 mientras se adaptan. El Ministerio de Hacienda, el Colegio de Contadores Públicos y el Colegio de Contadores Privados de Costa Rica han facilitado apoyo en esta transición: por ejemplo, se habilitaron quioscos tributarios en el Colegio de Contadores durante febrero y marzo de 2025 para brindar capacitación gratuita sobre los cambios de la versión 4.4.
Se recomienda a las PyMES aprovechar estos espacios de formación y las guías oficiales para entender las nuevas exigencias (como llenado de campos de exoneración, emisión de recibos de pago si corresponde, etc.). Adicionalmente, muchas cámaras y proveedores tecnológicos han realizado charlas y materiales explicativos orientados a este sector.
Adaptación con apoyo de proveedores
Para una Pyme, la forma más práctica de cumplir con los cambios suele ser actualizar el software de facturación proporcionado por un tercero. Los proveedores locales han indicado que ellos incorporarán los ajustes requeridos en sus sistemas, de modo que el usuario solo deba ingresar la información adicional cuando aplique.
Por ejemplo, si una pequeña empresa usa un servicio en la nube para facturar, ese servicio se encargará de agregar en el formulario campos como “método de pago SINPE Móvil” o “código de actividad del cliente”; la Pyme únicamente tendrá que completarlos cuando facture. En general, no deberían generarse costos adicionales significativos por parte de los proveedores a sus clientes PyMES por esta actualización, ya que está dentro del servicio de mantenimiento habitual.
No obstante, las PyMESdeben comunicarse con su proveedor para asegurarse de que estén listos para la versión 4.4 y quizá planificar alguna sesión de entrenamiento al personal en el uso de las nuevas funciones.
Oportunidad de mejora y formalización
Aunque la obligación impone cambios, también representa una oportunidad para que las PyMES modernicen su gestión. La entrada en vigencia de estas disposiciones ha motivado a muchas empresas a profesionalizar sus procesos de facturación.
Migrar a un buen sistema privado de facturación, por ejemplo, puede ayudar a integrar las operaciones de ventas con la contabilidad y con Hacienda en tiempo real. Según expertos, la nueva estructura 4.4 permite una mayor automatización que, si se aprovecha, reduce errores y mejora la gestión tributaria del negocio.
En términos prácticos, esto libera tiempo administrativo para enfocarse en actividades productivas. Se aconseja a las PyMES evaluar sus necesidades presentes y futuras al escoger una solución de facturación, buscando aquella que les permita escalar y mantenerse al día con cambios regulatorios sin contratiempos
En conclusión, las pequeñas y medianas empresas deben informarse bien sobre las nuevas obligaciones (muchas de las cuales también las abarcan a ellas) pero pueden apoyarse en recursos disponibles: el plazo extendido hasta septiembre 2025, las capacitaciones ofrecidas y las herramientas tecnológicas adecuadas. Con planificación, incluso negocios pequeños pueden cumplir a tiempo y beneficiarse de procesos más eficientes.
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