¿Cómo liquidar cesantías?

En este editorial, nos adentraremos en el universo de liquidar cesantías, desglosando su estructura y ofreciendo ejemplos concretos para su cálculo en diversas circunstancias laborales. Prepárate para una inmersión profunda en un tema que enriquecerá tu perspectiva profesional. ¡Vamos allá! 👇

¿Qué son las cesantías?

De acuerdo con el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo —CST—, todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año, si el tiempo de servicio es menor.

Así, las cesantías resultan siendo un ahorro obligatorio que todo empleador debe realizar a favor de sus empleados. Este beneficio tiene como finalidad ofrecer una protección económica al trabajador en situaciones como desempleo, educación o para la adquisición o remodelación de vivienda.

Beneficiarios de las cesantías

En Colombia, tienen derecho a recibir cesantías todos aquellos empleados formalmente vinculados a través de un contrato laboral. No obstante, es importante señalar algunas excepciones a esta regla general. 

No califican para recibir cesantías los trabajadores que se desempeñan bajo modalidades como contratación por honorarios, miembros de cooperativas de trabajo asociado, personas ya pensionadas, y aquellos empleados cuyos ingresos excedan los 10 salarios mínimos mensuales y que estén acogidos a un régimen especial de cesantías. 

👉 Estas distinciones son cruciales para entender el alcance y la aplicación de este derecho laboral en el contexto colombiano.

Proceso de liquidación de las cesantías

La liquidación de las cesantías depende del tipo de salario del trabajador: fijo o variable.

Salario fijo: se calcula dividiendo el salario mensual por 360 y multiplicándolo por los días trabajados.

Cesantías = (Salario mensual x Días trabajados) / 360

Salario variable: se toma el promedio de todos los ingresos del último año, dividiéndolos entre 12, y luego se aplica la misma fórmula que para el salario fijo.

Cesantías = (Salario promedio mensual x Días trabajados) / 360

📝 Escribe este tip: para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los 3 últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año (ver el artículo 235 del CST).

Ejemplos prácticos

Ejemplo #1 

Trabajador con salario fijo: si un empleado con un salario fijo de $2.000.000 trabajó todo el año, sus cesantías serían de $2.000.000.

Verifiquémoslo con la fórmula: $2.000.000 x360 / 360 = $2.000.000

Ejemplo #2 

Trabajador con salario variable: para un empleado con ingresos variables que suman $26.700.000 en el año, el salario promedio mensual sería de $2.225.000, resultando en cesantías de $2.225.000.

Verifiquémoslo con la fórmula: $2.225.000 * 360 / 360 = $2.225.0000

Plazos y formas de pago

Las cesantías deben liquidarse anualmente al 31 de diciembre y consignarse en un fondo de cesantías antes del 15 de febrero del año siguiente. Este plazo es imperativo y su incumplimiento puede acarrear sanciones para el empleador, así como el pago de intereses moratorios.

El trabajador tiene el derecho de elegir el fondo de cesantías donde desea que se consignen sus aportes y debe comunicar esta decisión por escrito a su empleador antes del 31 de diciembre. Ten presente que si el trabajador no elige un fondo, el empleador puede seleccionar uno por él.

Además, es importante destacar que durante la vigencia del contrato de trabajo, el empleador debe realizar la provisión contable de las cesantías. Esto se hace mensual o quincenalmente, según el período de pago de la empresa, y corresponde al 8.33 % de los conceptos laborales liquidados en cada periodo de pago. Esta provisión se ajustará cuando se liquiden definitivamente las cesantías, ya sea al final del año o cuando el trabajador sea desvinculado de la empresa.

En casos de que el contrato de trabajo termine, las cesantías liquidadas deben pagarse directamente al trabajador en el momento de la liquidación del contrato, sin ningún plazo adicional. 

Sanciones por incumplimiento

Si el empleador no consigna las cesantías en el plazo establecido, debe pagar una sanción equivalente a un día de salario por cada día de retraso. Además, puede enfrentar sanciones por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales —UGPP— con multas de hasta el 200 % del valor no pagado.

La correcta liquidación de cesantías no solo representa una habilidad técnica esencial para los contadores, sino que también es un reflejo de su compromiso con la ética profesional y la justicia laboral. Dominar este proceso es crucial para garantizar que tanto empleadores como empleados cumplan con sus responsabilidades y derechos dentro del marco legal colombiano.

Pérdida del derecho de las cesantías

De acuerdo con el artículo 250 del CST, el trabajador perderá el derecho de auxilio de cesantías cuando el contrato de trabajo termina por alguna de las siguientes causas:  

• Todo acto delictuoso cometido contra el empleador o sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad y primero en afinidad, o el personal directivo de la empresa;
• Todo daño material grave causado intencionalmente a los edificios, obras, maquinaria y materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo.
• Que el trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer asuntos de carácter reservado, con perjuicio grave para la empresa.

En estos casos el empleador podrá abstenerse de efectuar el pago correspondiente hasta que la justicia decida.

Para ti, futuro contador, manejar eficientemente la liquidación de cesantías es un paso clave en tu carrera. Por ello, te animamos a seguir explorando nuestro portal Siempre Al Día. Tu camino hacia la excelencia contable comienza aquí.