Este editorial está diseñado para guiarte a través de este proceso esencial, especialmente si eres estudiante de contaduría y buscas profundizar en este tema. Lo que compartiremos en este contenido te posicionará un paso adelante en tu carrera. ¡Empecemos! 👇
¿Cómo contabilizar la nómina?
La contabilización de la nómina es un proceso detallado que inicia una vez que la nómina ha sido liquidada, asegurándose de que cada uno de los conceptos liquidados sea debidamente registrado en la contabilidad de la empresa. Este proceso es fundamental para mantener un registro preciso de los pagos a cada empleado.
La contabilización se realiza asignando los valores correspondientes a cada concepto liquidado, como salarios por pagar, aportes a EPS, ARL, aportes parafiscales, fondos de pensión, cesantías, intereses sobre las cesantías, vacaciones, prima de servicios, sueldos, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, entre otros. Cada uno de estos conceptos se registra con un débito o crédito según corresponda, asegurando que las sumas de débitos y créditos sean iguales, manteniendo así el equilibrio en la contabilidad.
Ejemplo contabilización de nómina
Los grupos de cuentas involucrados en este proceso incluyen:
- 1105 (Bancos). Esta cuenta se utilizará una vez se realice el pago de los pasivos derivados de la liquidación de la nómina.
- 23 (Cuentas por pagar).
- 25 (Cuentas por pagar por obligaciones laborales).
- 51 (Gastos de personal de administración).
- 52 (Gastos de personal operacionales de venta).
🚀 Tip Alegra: Estas cuentas son sugeridas y depende de la parametrización que cada entidad tenga en su sistema contable.
Veamos el siguiente ejemplo:
Suponga el caso de un empleado que devenga el salario mínimo en el 2024 y que no tiene ningún recargo extra. El empleador se encuentra exonerado del pago de los aportes parafiscales (Sena e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar —ICBF—) y al sistema de seguridad en salud, de acuerdo a lo establecido en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario —ET—:
“Estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.”
En este orden de ideas, la contabilización mensual de la nómina se realizaría así:
| Nombre de la cuenta | Débito | Crédito |
| Gasto sueldos | $1.300.000 | |
| Gasto auxilio de transporte | $162.000 | |
| Gasto cesantías (8.33%) | $121.833 | |
| Gasto intereses a las cesantías | $14.620 | |
| Gasto prima de servicios (8.33%) | $121.833 | |
| Gasto vacaciones (4.17%) | $54.167 | |
| Gasto A.R.L. (Riesgo 1: 0.522%) | $6.786 | |
| Gasto aportes E.P.S. (8.5%) | $0 (ver enunciado del ejemplo) | |
| Gasto aportes fondo pensiones (12%) | $156.000 | |
| Gasto aportes cajas de compensación (4%) | $52.000 | |
| Pasivo – Salarios por pagar | $1.358.000 | |
| Pasivo – Aportes E.P.S. (empleado) | $52.000 | |
| Pasivo – Aporte A.R.L. (empleador) | $6.786 | |
| Pasivo – Aporte fondo de pensión (empleado) | $52.000 | |
| Pasivo – Aporte fondo de pensión (empleador) | $156.000 | |
| Pasivo – Aporte cajas de compensación (4%) | $52.000 | |
| Pasivo – Cesantías | $121.833 | |
| Pasivo – Intereses sobre las cesantías | $14.620 | |
| Pasivo – Vacaciones | $54.167 | |
| Pasivo – Prima de servicios | $121.833 | |
| Sumas iguales | $1.989.239 | $1.989.239 |
Es importante tener en cuenta varios aspectos relevantes durante la contabilización de la nómina:
- Retención en la fuente por salarios: si se practica retención por salarios a un empleado, el valor retenido se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta correspondiente.
- Libranzas y embargos judiciales: los descuentos por concepto de embargos judiciales, libranzas, y otros, se deducen del total devengado y se contabilizan en las subcuentas correspondientes de la cuenta 2370, representando un pasivo para el empleador.
- Otros conceptos de nómina: solo se pueden retener o deducir del sueldo del empleado aquellos valores autorizados por el empleado o por una autoridad judicial. La parte correspondiente al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina y se contabiliza junto con la parte que corresponde al empleador.
Herramientas y software para la contabilización de la nómina
La tecnología es tu aliada en la contabilización de la nómina. Existen software diseñados para simplificar y automatizar este proceso, como Alegra. Estas herramientas no solo ahorran tiempo, sino que también minimizan los errores humanos, asegurando una contabilización precisa y eficiente.
Ahora ya sabes cómo se debe hacer la correcta contabilización de la nómina. Pero el aprendizaje no termina aquí. Te invitamos a seguir explorando y profundizando en este y otros temas relacionados en nuestro portal Siempre al Día. ¡Tu viaje hacia la excelencia contable continúa!
