Cada cierre contable es un reto, pero también una oportunidad para realizar cada vez mejor la gestión contable. Con esto en mente, a continuación se exponen estrategias clave, apuntando hacia una gestión contable más eficaz y proactiva.
Información financiera útil y oportuna
El párrafo 2.12 del Estándar para Pymes hace mención al principio de oportunidad, el cual implica proporcionar información financiera en un tiempo oportuno para influir en las decisiones económicas de la empresa y de los usuarios de la información.
No obstante, lo que comúnmente se evidencia es que la información financiera del cierre del período viene a ser evaluada y tenida en cuenta solo hasta 3 meses después del cierre de año cuando la gerencia ya ha realizado toma de decisiones sobre presupuestos y estrategia.
Así que el primer punto clave que nos deja el cierre contable de 2023 es incorporar revisiones periódicas de información para hacer cortes financieros, de manera que se realice una evaluación de indicadores al menos de 2 a 4 veces por año como mínimo, esto permite anticipar riesgos de liquidez, endeudamiento, insolvencia, ineficiencia o pérdida.
Tip Alegra: con las herramientas Indicadores de riesgo de insolvencia y deterioro patrimonial en la evaluación de la hipótesis de negocio en marcha e Informe financiero del comportamiento de ventas de una Pyme con base en su facturación y nuestro artículo Análisis financiero: recomendaciones para iniciar un proceso exitoso tendrás recursos valiosos para implementar un análisis financiero oportuno para la toma de decisiones.
Novedades tributarias con aplicación al período de cierre contable
Cuando se emite una nueva regulación en materia fiscal, generalmente al inicio del período se atienden los criterios que tienen que ver con la aplicación inmediata, como es el caso de la retención en la fuente o el impuesto a las ventas.
Esto debido a la prioridad que tienen estos temas en términos del calendario tributario y otros como la depuración de información para la declaración de renta, se dejan para estudiarlos después o para el momento en el que se realice el cierre del año.
La situación con esto, es que las transacciones que dan como resultado el cierre contable (que es la base para la declaración de renta), se van registrando durante todo el año y luego resulta difícil retroceder y realizar ajustes.
Siendo así, las normas a aplicar en el período contable deben ser atendidas antes de iniciar dicho año, por ejemplo, los cambios introducidos por la Reforma Tributaria 2277 de 2022 debieron empezar a analizarse desde 2022 para su aplicación en 2023, por lo que podría generar mayor riesgo empezar a analizarlos solo a finales de 2023.
Para mejorar la transición a nuevas regulaciones fiscales, se sugiere consultar los proyectos de normativa para tener trazabilidad desde su creación, realizar sesiones de estudio de las normas con otros colegas y estar al tanto de las novedades en materia fiscal desde Siempre Al Día.
Trazabilidad de las diferencias para justificar el cálculo del impuesto diferido
Además de lo mencionado, de acuerdo con la sección 29 de las NIIF para Pymes y los artículos 21-1 y 772-1 del Estatuto Tributario, en el cierre contable se debe compilar un detalle de las diferencias entre los marcos técnicos contables y las bases fiscales de las partidas que componen los estados financieros y con esta información elaborar el formato de conciliación fiscal.
Cuando llega el cierre de año, si bien hay que esperar las novedades en el formato de conciliación fiscal emitido por la Dian a través de un prevalidador, ya se conoce la estructura general de base utilizada para cada año y que podrá tenerse en cuenta con antelación para ir revisando las dudas que se presenten, se recomienda empezar con estas revisiones a más tardar el último trimestre del año.
El formato de conciliación fiscal detalla 5 grandes grupos de información relacionada con:
- Patrimonio (estado de situación financiera).
- Renta líquida (estado de resultados o estado de resultado integral).
- Impuesto diferido (diferencias temporarias entre las bases contables y fiscales)
- Ingresos y facturación (conciliación entre lo devengado y lo facturado).
- Activos fijos (conciliación de activos fijos)
Por tanto, conviene tener trazabilidad del registro contable y de las bases fiscales utilizadas para fines tributarios para no entrar en reprocesos a final del período y poder realizar la conciliación de forma eficiente.
Tip Alegra: Identifica todo lo que debes atender del cierre contable y el impuesto diferido en nuestros artículos: ABC del cierre contable y fiscal: definiciones, pasos y tips para un proceso exitoso y Impuesto diferido: todo lo que necesitas saber para su cálculo al cierre del período 2023.
Las cuentas claras y el contrato detallado
El alcance, las actividades y la labor a realizar frente al cierre contable debe estar enmarcada en un contrato entre la empresa y el profesional contable, ya sea que se esté ejecutando bajo la figura de contrato laboral o porque se haya realizado como prestación de servicio u honorarios.
Cuando no se tienen unas reglas claras bajo contrato, la intervención del contador en diferentes procesos de la entidad se puede tornar incontrolable, por esto, para prepararse ante un próximo cierre es recomendable dejar los siguientes puntos claros:
Equipos contables con un enfoque de desarrollo de proyectos
El cierre contable y los reprocesos que se presentan en su ejecución tienen más que ver con la organización de la gestión contable que con situaciones externas, por tanto, se requieren equipos flexibles, con objetivos y procesos claros que permitan crear metodologías de trabajo bajo una mejora continua.
Tip Alegra: Para lograr esto, los equipos contables pueden aplicar diferentes premisas de las metodologías de gestión de proyectos así logran depurar actividades, sistematizar tareas operativas, incluir tareas de control interno y mejorar la documentación a lo largo del proceso.
Los primeros pasos que se recomiendan seguir en la gestión del equipo son:
- Definición de actividades y equipo requerido de acuerdo al sector que pertenece la empresa, el software que maneja, el número de operaciones que realiza y la complejidad de las tareas.
- Abordar procesos operativos con cargos junior, procesos tácticos con personal senior y procesos de estrategia en los roles de liderazgo.
- Listar las tareas a realizar y depurarlas teniendo en cuenta su recurrencia y categorizarlas como: las imprescindibles, las que se pueden automatizar, las que se pueden delegar a roles auxiliares, las que no deberían ser delegadas y las que se pueden suprimir porque generan un reproceso.
Luego de tener esto claro es necesario realizar acciones constantes de evaluación y mejora como las siguientes:
- Evaluar en equipo las funciones del software, los dolores y aprendizajes de su manejo y transferir necesidades al área de soporte.
- Realizar una revisión periódica de los resultados de cada colaborador, redistribuir funciones de ser necesario y validar que no existan cargos rambo (bajo la metodología scrum son este tipo de cargos que concentran las actividades más robustas y que son difíciles de reemplazar ante alguna eventualidad).
- Impulsar una cultura sostenible de trabajo, fomentar la retroalimentación asertiva, las pausas activas y espacios de interacción para el equipo.
- Realizar capacitaciones sobre habilidades blandas y temas técnicos.
- Establecer fechas de compromiso para la entrega de información y realizar seguimiento y compensación según el resultado.
Con la implementación de estas estrategias seguramente los procesos para el cierre contable 2024 tendrán grandes mejoras. ¿Qué te parece este contenido? ¿Tienes alguna otra estrategia que recomendar? Cuéntanos en los comentarios.
