Errores en el reporte de información exógena 2023: estrategias para la depuración de información y el registro contable

Para asegurar la precisión del reporte de información exógena 2023 es necesario adoptar métodos efectivos para revisar y registrar adecuadamente la información contable. Por esto, en este contenido se comparten diversas estrategias para estar al día al momento de realizar este reporte.

Realizar una correcta relación de los terceros y prever los datos requeridos

Desde el registro contable es necesario realizar revisiones periódicas para validar la forma en la que se ingresa la información de las transacciones, si se tienen los campos requeridos por cada formato y si está o no actualizada la información de terceros.

Para prever la información requerida, se pueden tener como guía los anexos relacionados en la Resolución 1255 de 2022 donde se encuentran las especificaciones técnicas de cada formato, ya que según el formato a diligenciar, así mismo se solicita mayor o menor información.

Por ejemplo, para el caso del reporte de ingresos en el formato 1007 versión 9, para cada tercero sólo se necesitan los siguientes datos básicos: tipo de documento, número de identificación, apellidos y nombres o razón social y país de residencia o domicilio (básicamente los datos requeridos para emitir facturación electrónica). A diferencia del formato 1001 versión 10, que además de los anteriores datos solicita: dirección, departamento y municipio.

Teniendo en cuenta esto, se podrá validar la parametrización del software para contar con los campos requeridos, sin incurrir en pedir datos excesivos que no sean necesarios y que puedan generar sanciones por parte de los entes de control.

Además, se debe tener presente que habrá reportes que tendrán que realizarse con cédula, códigos o seudo-NIT de cada tercero dependiendo de las disposiciones expuestas en la Resolución 001255 de 2022 para cada formato. Por ejemplo:

• Para el caso de las personas naturales, el reporte se hará con el número de cédula y bajo el documento 13 y no con el 31 que corresponde a NIT. 
• Para entidades o sociedades del exterior se debe reportar el número de identificación, código o clave fiscal bajo el documento 42 y en caso de que en el país no se utilice esta codificación, se tendrá que reportar el tercero bajo el documento 43 utilizando los seudo-NIT 444444001 a 444449999, asignando cada seudo-NIT de forma ascendente por tercero y conservando el mismo seudo-NIT en los diferentes formatos en los que este se reporte.
• Para los diferentes formatos que incorporan el reporte por “cuantías menores” se utilizará la identificación 222222222.

Tip Alegra: si hay referencias de lo que has leído hasta aquí que no conoces, si no sabes qué información presentar, cuáles son las últimas actualizaciones, requisitos y las disposiciones de quiénes están obligados a cumplir con este reporte, te recomendamos realizar nuestro curso gratuito para quedar al día con toda la normativa.

Utilizar mecanismos de prueba y revisión antes, durante y luego de depurar los formatos

Debido a que cada formato incorpora diferentes registros, se sugiere realizar validaciones durante todo el proceso de depuración de información, por tanto, se recomienda por lo menos realizar las siguientes revisiones: 

• Consultar los anexos incluidos en la Resolución 001255 de 2022 para identificar qué campos de la información se requiere reportar en cada formato de acuerdo con la naturaleza de la transacción, esto ayudará a percibir si hay información ausente en los parámetros del software o de los registros.
• Es recomendable para los formatos que incorporan conceptos, depurar la información conservando la siguiente jerarquía: primero, alistar la información por formato requerido atendiendo la agrupación por criterios de cuentas, posteriormente por concepto y, por último, en cada concepto totalizar las transacciones por tercero.
• Cada vez que se organiza la información de un formato, antes de pasarla a los prevalidadores, se debe realizar una suma de todos los valores a reportar en cada concepto y cotejar con los registros obtenidos de balances de comprobación u otra fuente de información del software. Generalmente al manipular las cifras en Excel puede que haya un error de fórmula o una omisión de alguna columna o fila, por tanto, realizar revisión por subtotales y totales ayudará a generar un control de la información a reportar.
• Si la fuente de información para preparar el reporte son los balances de comprobación, generalmente esta información está en pesos colombianos, pero si se tienen los datos desde otros archivos o fuentes, es necesario validar que las cifras estén expresadas en pesos colombianos o de lo contrario, realizar las respectivas conversiones.
• Los hallazgos de control y auditoría al cierre contable pueden incluir alertas que ayudan a prever errores, se recomienda estudiar estos hallazgos antes de presentar la información exógena. Así como incorporar revisiones periódicas a las cifras de los grandes grupos de información contable (ingresos, gastos, pasivos, etc.).

¡Que cuadre el reporte no basta! Hay que cotejar la información de otros reportes

Cuando se realiza la depuración de la información de cada formato, no basta con identificar que todo cuadra en el reporte de información exógena por formato y concepto, es necesario cotejar otros reportes ante la Dian para corroborar que hay una congruencia en la información. 

Para esto, es necesario revisar de los formatos que se van a reportar qué información hace parte de otros reportes como la declaración de renta, IVA, entre otros. A continuación, se exponen 5 ejemplos que pueden ser una guía: 

Tip Alegra: conoce todas las novedades relevantes en los formatos de exógena por el año gravable 2023 en nuestro artículo: Información exógena 2023: aspectos clave para su presentación en 2024.

La tecnología como el mejor aliado para automatizar procesos

Una gestión eficiente del equipo contable siempre será una gran ayuda, no obstante, por más que el equipo contable quiera automatizar algunos procesos, la falta de un software adecuado puede limitar seriamente la implementación de mejoras.

Con el avance tecnológico, ya se puede simplificar la depuración de información contable que anteriormente requería migrar a diversos archivos y se gestionaba solamente desde Excel. 

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Con todas estas estrategias seguro mejorarás muchos de tus procesos de registro contable y depuración de información. Te invitamos a estar Siempre Al Día en las secciones de contabilidad e impuestos, donde ubicamos todas las novedades de este tipo, para tu ejercicio profesional.