La gestión de nóminas en República Dominicana se sustenta en varios marcos normativos que todo contador debe dominar:
Código de Trabajo (Ley 16-92): Establece las normas laborales básicas, como la definición de salario, pago de horas extras, vacaciones, licencias, prestaciones laborales (preaviso, cesantía) y la frecuencia de pago. Por ejemplo, el Código de Trabajo exige que ningún salario sea inferior al mínimo legal vigente según el tipo de empresa (clasificación por tamaño y sector). También regula el pago de la regalía pascual (el “13º salario” en Navidad) y otros derechos. Estas disposiciones inciden en la nómina al determinar qué conceptos deben incluirse en el cálculo salarial de cada empleado.
Ley 87-01 de Seguridad Social: Crea el Sistema Dominicano de Seguridad Social (SDSS) y establece las obligaciones tanto de empleados como de empleadores en materia de cotizaciones.
El Régimen Contributivo abarca a todos los trabajadores asalariados públicos y privados y a sus empleadores. La Ley 87-01 define los seguros obligatorios: Seguro Familiar de Salud (SFS), Seguro de Vejez, Discapacidad y Sobrevivencia (SVDS) – administrado a través de las AFP – y el Seguro de Riesgos Laborales (SRL): También establece la proporción de financiamiento: el empleador asume el 70 % del costo del SFS, mientras el trabajador aporta el 30 % restante; además, el empleador cubre el 100 % del SRL y un 0.4 % adicional del salario cotizable para el Fondo de Solidaridad Social del SDSS. Estas tasas se traducen en porcentajes específicos detallados más adelante.
Código Tributario (Ley 11-92) y normas de la DGII: Regulan la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) a los empleados. Los empleadores son agentes de retención y deben calcular y descontar el ISR aplicable en la nómina mensual, conforme a la escala progresiva vigente.
Para 2025, las rentas anuales hasta RD$416,220.00 están exentas; a partir de ese monto se aplican tasas de 15 %, 20 % y 25 % en tramos sucesivos. Esto significa que un salario mensual promedio por debajo de ~RD$34,685 está exento de ISR, mientras que salarios superiores generan retenciones según la tabla progresiva actualizada cada año por la DGII. Adicionalmente, la Ley 11-92 (artículo 307 y siguientes) exige presentar declaraciones informativas y pagos mensuales de estas retenciones (formulario IR-3, ver más adelante).
La Ley 13-20 fortaleció las facultades de la TSS para fiscalizar y sancionar incumplimientos, incluso coordinando con la DGII medidas como la inhabilitación de comprobantes fiscales (NCF) de empleadores morosos. Asimismo, organismos como la SISALRIL (Superintendencia de Salud y Riesgos Laborales) y la SIPEN (Superintendencia de Pensiones) dictan normas técnicas que afectan la gestión de afiliaciones, subsidios (por maternidad, lactancia, enfermedad común) y pensiones.
En síntesis, el cumplimiento integral en nómina requiere alinear las prácticas de la empresa con todas estas disposiciones legales. A continuación, detallaremos cómo llevar a la práctica estos lineamientos, empezando por el registro en la Seguridad Social.
Registro de la empresa y los trabajadores en la TSS
Todos los empleadores, sin importar su tamaño o naturaleza (sea empresa privada, institución pública, ONG, microempresa, etc.), que tengan trabajadores asalariados, deben registrarse en la Tesorería de la Seguridad Social (TSS). La TSS es el órgano encargado de recaudar y distribuir los fondos del sistema (SFS, SVDS, SRL, etc.), mediante el Sistema Único de Información y Recaudo (SUIR).
Proceso de registro del empleador
Para inscribirse en la TSS, la empresa debe contar con su Registro Nacional de Contribuyentes (RNC) activo. El registro se realiza en línea a través del portal del SUIR. Se crea un perfil de empleador aportando datos básicos de la empresa (RNC, razón social, actividad económica, dirección) y autorizando usuarios. Una vez registrado, el empleador obtiene acceso al SUIR para gestionar nóminas, generar reportes y hacer pagos.
Mejor práctica: completar este registro antes de la primera contratación o, en su defecto, inmediatamente al iniciar operaciones con personal, para evitar retrasos en la afiliación de los trabajadores.
Afiliación de trabajadores
Al ingresar un nuevo empleado, se debe verificar si posee un Número de Seguridad Social (NSS). El NSS es un código único asignado a cada afiliado del SDSS. Los empleados dominicanos utilizan su cédula como NSS; los extranjeros deben obtener un NSS a través de la TSS aportando sus datos migratorios (pasaporte, visa de trabajo o documento de regularización). El SUIR permite gestionar este trámite: el empleador genera una solicitud de NSS adjuntando los documentos requeridos, y la TSS emite el número y una certificación para que el empleado pueda elegir e inscribirse en una AFP y ARS.
Tip Alegra: Contratar a un extranjero sin documentación migratoria regular complica su afiliación; según la TSS, aunque se puede registrarlo para fines de INFOTEP e ISR, no cotizará al SDSS ni tendrá cobertura de salud/pensión hasta legalizar su estatus.
Plazo de afiliación
La normativa exige afiliar a cada nuevo empleado de inmediato o dentro del plazo legal (no explicitado en días en la ley, pero por práctica, debe ser antes de generar la próxima nómina y siempre dentro del mes de ingreso).
Incumplir con la inscripción oportuna de un trabajador constituye una infracción grave. Por ello, es una buena práctica incluir la afiliación a la TSS como parte del proceso de contratación: el mismo día que el empleado inicia labores, registrar sus datos en el SUIR (fecha de entrada, salario pactado, puesto, ARS seleccionada, etc.).
Actualización de datos y novedades
La TSS provee herramientas (vía SUIR) para manejar “novedades” en la nómina, como cambios salariales, suspensiones, ausencias prolongadas, licencias o salidas del trabajador. Estas novedades deben reportarse tan pronto ocurran cambios.
Por ejemplo, si un empleado es promovido con aumento de sueldo, se registra la novedad de cambio salarial antes de la carga del próximo aporte; si un empleado sale de la empresa, se registra la baja con la fecha de salida efectiva inmediatamente después de su último pago.
La TSS ofrece plantillas masivas en formato Excel para facilitar estos procesos: la “Plantilla de Novedades” sirve para ingresar o retirar varios trabajadores o modificar salarios de forma masiva, mientras que la “Plantilla de Autodeterminación Mensual” se utiliza para cargar la nómina regular del período.
También existen plantillas para casos específicos, como la autodeterminación retroactiva (cuando se están declarando períodos ya vencidos), o la plantilla de bonificación (para reportar el pago anual de bonificaciones y calcular el aporte INFOTEP correspondiente). Usar las plantillas actualizadas y seguir al pie de la letra sus instructivos garantiza una carga de datos sin errores en el SUIR.
Reporte mensual de nómina y pago de aportes a la TSS
La gestión de nómina ante la TSS se realiza mensualmente. Al cierre de cada mes, el empleador debe compilar la información de todos los pagos realizados a sus empleados en ese período: sueldos ordinarios, comisiones, pago de horas extra, incentivos, vacaciones pagadas, etc.
Estos montos se clasifican en el SUIR en distintos campos, por ejemplo: “Salario cotizable a la Seguridad Social” (que incluye salario base, comisiones y vacaciones pagadas), “Otras remuneraciones” (como bonificaciones, pagos por horas extras, viáticos, incentivos que no forman parte del salario base), “Ingresos exentos del ISR” (prestaciones laborales como regalía pascual, preaviso, cesantía, las cuales no llevan retención de ISR), entre otros.
Es importante distribuir correctamente cada concepto en su campo correspondiente para que el sistema calcule bien las cotizaciones y también para cumplir con los reportes tributarios.
Generación del formulario de pago (SUIR)
Dentro de los primeros días del mes siguiente, el empleador debe ingresar al SUIR y cargar la nómina del mes concluido. Esto puede hacerse de manera manual (ingresando los montos en la interfaz) o subiendo la plantilla de autodeterminación mensual con todos los datos.
El SUIR procesará la información y generará la factura del SDSS, que detalla: cantidad de empleados cotizantes, salarios declarados, montos a pagar por cada concepto (ARS, AFP, SRL, etc. tanto de la parte empleador como empleado) e incluso el aporte INFOTEP. En esta etapa es crucial revisar y validar: mejores prácticas incluyen verificar que la nómina cargada coincide con los registros contables internos, que no falte ningún empleado por incluir o dar de baja, y que los salarios estén correctos (evitando sorpresas de últimas horas).
Fecha límite de pago
Según la ley, los aportes al SDSS (TSS) deben pagarse a más tardar dentro de los primeros 3 días hábiles de cada mes. En la práctica, la TSS publica un calendario anual con las fechas exactas de pago sin recargo para cada mes; típicamente oscilan entre el día 3 y el 5 del mes, dependiendo de fines de semana y feriados.
Por ejemplo, las contribuciones de diciembre de 2024 podían pagarse sin recargo hasta el 7 de enero de 2025, las de enero 2025 hasta el 5 de febrero de 2025, las de febrero hasta el 5 de marzo de 2025, las de marzo hasta el 3 de abril y así sucesivamente.
Sanciones por retraso
Si el empleador no paga en el plazo indicado, se aplicará automáticamente un recargo por mora. Tras la reforma de la Ley 87-01 por la Ley 13-20, el recargo mensual equivale a la rentabilidad promedio del fondo de pensiones del mes anterior más un 0.3 % de penalidad. Esto reemplazó al antiguo 5 % fijo mensual. En términos simples, el interés por mora puede rondar aproximadamente un 1 % a 1.5 % mensual (varía según la rentabilidad de las AFP), acumulativo sobre el monto adeudado.
Además de los recargos financieros, la morosidad en la TSS conlleva consecuencias severas:
Suspensión de cobertura de salud
Los empleados del empleador moroso podrían perder la cobertura de su ARS. Las ARS tienen facultad de suspender servicios si la TSS no recibe el pago, dejando al trabajador sin seguro médico activo.
Pérdida de beneficios de la Seguridad Social
El incumplimiento impide que se registren las cotizaciones en las cuentas de los trabajadores, afectando su continuidad para subsidios por enfermedad común, maternidad y lactancia, así como el crecimiento de su fondo de pensión (CCI). En otras palabras, los empleados podrían no calificar para subsidios temporales (ej. pago por licencia médica) si la empresa tiene atrasos.
Acciones legales y multas
La TSS puede iniciar acciones civiles e incluso penales contra el empleador por apropiación indebida de fondos (recordar que el empleador retiene dinero del trabajador para la TSS; no remitirlo equivale a retención indebida).
Adicionalmente, la ley prevé multas administrativas que van de 1 a 6 salarios mínimos por cada trabajador afectado, incrementándose 50 % en caso de reincidencia.
Inhabilitación de comprobantes fiscales (NCF)
Una medida reciente y de alto impacto es que, si la deuda supera los 60 días, la TSS puede solicitar a la DGII la suspensión de los NCF del empleador hasta que regularice la situación. Esto significa que la empresa no podría emitir facturas con valor fiscal, prácticamente paralizando sus operaciones comerciales formales.
Pago y recaudo
El pago de la factura TSS se realiza a través de la red de recaudadores autorizados (bancos y entidades de pago afiliadas). Actualmente se puede pagar en línea mediante transferencia bancaria o en sucursales, utilizando el número de factura generado en el SUIR.
Es esencial pagar el monto exacto antes de la fecha límite. Si se paga incompleto, la TSS considerará pendiente la diferencia (y aplicará recargo sobre ésta). Una vez pagado, el SUIR refleja la nómina como cerrada y distribuye los fondos: los montos de ARS se envían a cada aseguradora de salud según la afiliación de los empleados; los montos de AFP a cada administradora de pensiones; el SRL al fondo administrado por el IDOPPRIL (Instituto Dominicano de Prevención y Protección de Riesgos Laborales, antes administrado por la ARL); y el INFOTEP a las arcas del Instituto de Formación Técnico Profesional.
Aportes patronales y retenciones laborales obligatorias
En la nómina dominicana se aplican descuentos al empleado y cargos al empleador según la Ley de Seguridad Social 87-01 y leyes complementarias. A continuación, se presenta un cuadro resumen de los principales componentes de aportación a la TSS y otras instituciones:
| Concepto | A cargo del Empleador | A cargo del Trabajador | Base de cálculo / Tope |
| Seguro Familiar de Salud (SFS) – Cobertura médica ARS | 7.09 % del salario cotizable | 3.04 % del salario cotizable | Salario cotizable hasta 10 salarios mínimos mensuales. Por encima de ese tope, no se cotiza SFS sobre el excedente. |
| Seguro Vejez, Discapacidad y Sobrevivencia (SVDS) – Fondo de Pensiones (AFP) | 7.10 % del salario cotizable | 2.87 % del salario cotizable | Salario cotizable hasta 20 salarios mínimos mensuales. Sobre el excedente no se cotiza AFP. |
| Seguro de Riesgos Laborales (SRL) – accidentes de trabajo (IDOPPRIL) | 1 % fijo + entre 0.1 % y 0.6 % variable, según clasificación de riesgo de la empresa. (Total típico: 1.10 % hasta 1.60 %). | No aplica (0 % a cargo del trabajador) | Salario cotizable hasta 4 salarios mínimos mensuales. El porcentaje variable lo asigna la TSS de acuerdo con la actividad económica y siniestralidad; empresas de alto riesgo pagan cerca del máximo). |
| INFOTEP – Instituto de Formación Técnico Profesional | 1 % de la nómina total (incluye salario y comisiones) | No aplica en salario. Nota: El empleado aporta 0.5 % de sus bonificaciones anuales (este descuento se realiza al pagar la bonificación de utilidades). | Base INFOTEP = total de sueldos y comisiones mensuales, sin tope. En bonificaciones, el empleador retiene 0.5 % al empleado y lo reporta en la plantilla anual de bonificación. |
| Fondo Solidaridad Social (FSS) – SDSS (solidaridad) | 0.4% del salario cotizable | No aplica | Este aporte lo cubre enteramente el empleador para sostener mecanismos solidarios del sistema (no es una retención al trabajador). Se calcula sobre el mismo salario cotizable de la seguridad social, usualmente integrado en el componente SFS/SVDS de la factura. |
| Impuesto Sobre la Renta (ISR) – Retención DGII | No aplica (el empleador no paga ISR de su bolsillo, solo lo retiene al trabajador y lo remite) | Escala progresiva según salario bruto menos SS. Por ejemplo, ~5 % efectivo para salarios medianos y hasta 25 % para salarios muy altos. | Se calcula sobre el salario imponible luego de deducir los aportes a la seguridad social. La TSS/SUIR ayuda a calcular el salario neto imponible automáticamente restando SFS/AFP. El empleador reporta y paga estas retenciones a la DGII mensualmente (IR-3). |
Notas sobre los cálculos: “Salario cotizable” se refiere al salario bruto más ciertos pagos recurrentes (comisiones, incentivos fijos, etc.) que están sujetos a cotización, excluyendo montos no habitualizados o no salariales.
La TSS fija anualmente los topes de cotización en función del salario mínimo nacional y su ajuste. Los porcentajes indicados arriba (7.09 %, 3.04 %, etc.) han permanecido estables en los últimos años; cualquier cambio sería dispuesto por el CNSS (Consejo Nacional de Seguridad Social) mediante resolución especial.
A 2025, los porcentajes son los mostrados y resultan en una aportación total aproximada del 15.3 % – 15.9 % del salario por parte del empleador y 5.91 % por parte del empleado, antes de ISR.
Conviene resaltar que el empleador es quien actúa como agente de retención: debe descontar del salario del trabajador los porcentajes de SFS (3.04 %) y AFP (2.87 %) y el ISR correspondiente, para luego remitirlos mediante la TSS (en el caso de SFS/AFP) y la DGII (en el caso de ISR).
Cualquier monto no retenido al empleado igualmente sigue siendo exigible; por ejemplo, si por error la empresa no descuenta AFP a un empleado, igual debe pagar el total a la TSS (asumiendo ese faltante) y luego gestionar el reintegro con el empleado.
Relación con la DGII
La DGII se relaciona con la nómina principalmente a través de las retenciones del ISR y su fiscalización. Cada mes, el empleador debe presentar ante la DGII la Declaración de Retenciones de Asalariados (formulario IR-3), informando el total de sueldos pagados y el ISR retenido a cada empleado, y pagar el monto retenido. El plazo es hasta el día 10 de cada mes para declarar y pagar el IR-3 correspondiente al mes anterior.
Este reporte debe cuadrar con la nómina: la base imponible de ISR que se reporta a DGII proviene de los salarios menos SS tal como se declaró en la TSS. De hecho, el SUIR de la TSS ayuda al empleador a calcular el salario neto imponible de ISR automáticamente restando las cotizaciones de SS, y genera un archivo de IR-3 que puede ser importado en la Oficina Virtual de la DGII, simplificando el cumplimiento tributario.
La DGII cruza datos con la TSS para detectar inconsistencias: por ejemplo, si una empresa declara planillas altas en TSS, pero no reporta ISR, o viceversa, podría ser fiscalizada.
Además, como ya mencionamos, la DGII colabora con la TSS pudiendo suspender los NCF de empleadores que no cumplen con la seguridad social. En resumen, la empresa debe mantener coherencia entre lo reportado a TSS y DGII (salarios, empleados activos, montos), y cumplir con ambos entes en tiempo y forma.
Ejemplos prácticos de cálculo de nómina
Para ilustrar la aplicación de estas normas, veamos algunos escenarios prácticos que un contador dominicano podría enfrentar en la gestión mensual:
Ejemplo 1: Cálculo básico de nómina mensual.
Imaginemos un empleado con un salario bruto mensual de RD$100,000. ¿Cómo se distribuyen sus deducciones y aportes?
Al empleado se le descontará 3.04 % SFS = RD$3,040, y 2.87 % AFP = RD$2,870. En total RD$5,910 de retenciones de seguridad social. Su salario antes de ISR sería RD$94,090. Si este monto neto supera el mínimo exento, se calcula el ISR correspondiente (aproximadamente RD$X dependiendo del tramo, por simplicidad omitamos el monto exacto de ISR en este ejemplo).
Supongamos que le corresponde un ISR de RD$3,000; entonces la paga neta al empleado sería RD$91,090.
El empleador por su parte aporta 7.09 % SFS = RD$7,090; 7.10 % AFP = RD$7,100; y digamos que la empresa está clasificada de riesgo mínimo, paga 1.1% SRL = RD$1,100. Además, aporta 1 % INFOTEP = RD$1,000. En conjunto, la empresa paga RD$16,290 en cargas sociales por este empleado, aparte del salario bruto.
Así, el costo total empresa = RD$116,290 (salario + aportes), y el empleado recibe RD$91,090 neto. La TSS facturará RD$21,110 correspondiente a SFS+AFP+SRL (suma de aportes empleador y trabajador), y RD$1,000 para INFOTEP se paga por separado o en la misma factura si está integrado. La DGII recibirá RD$3,000 por ISR retenido vía el IR-3.
Ejemplo 2: Ajuste retroactivo por aumento salarial mínimo
El gobierno anuncia un aumento de 15 % al salario mínimo para cierto sector, efectivo a partir de enero 2025, pero la resolución sale tarde en marzo. La empresa ya había pagado enero y febrero con el sueldo antiguo. En abril, debe pagar retroactivo de las diferencias de enero-febrero. ¿Cómo reportarlo a la TSS?
Solución: utilizar la Autodeterminación Retroactiva. Se recalculan las nóminas de enero y febrero con los nuevos salarios mínimos, determinando cuánto adicional de SFS/AFP tanto empleado como empleador debían haberse aportado. Luego, en el SUIR, se carga una plantilla AR (Autodet. Retroactiva) para cada mes afectado con los montos diferenciales.
El sistema generará facturas complementarias de esos períodos. Es importante hacerlo así en vez de simplemente sumar el retroactivo al mes de abril, porque si no, esos dos meses anteriores quedarían con cotizaciones incompletas en los historiales de los empleados. Con la rectificación, el historial se corrige.
Por supuesto, también habrá que pagar las diferencias de ISR si aplican (posiblemente vía una declaración rectificativa IR-3) y cumplir con cualquier otro reporte (ej. ajustar el 0.5% INFOTEP en bonificaciones si aquel aumento afectó el cálculo de bonificación, etc.). Este caso enfatiza la importancia de estar atento a cambios regulatorios de sueldos y aplicarlos correctamente.
Ejemplo 3: Manejo de una licencia médica prolongada.
Un empleado con salario RD$40,000 cae enfermo y no labora durante todo junio y julio. Según las reglas de subsidio por enfermedad común (Sisalril), los primeros 3 días no hay pago, desde el día 4 hasta el día 20 el empleador paga 100 %, y desde el día 21 en adelante paga 60 % hasta un máximo de 26 semanas, con derecho a reembolso parcial.
En la práctica: la empresa pagó junio completo (porque los primeros 20 días le pagó salario lleno y los últimos 10 días al 60 %, pero quizá por simplicidad le mantuvo el salario mensual y luego ajustará con SISALRIL), y en julio pagó 60 %.
¿Cómo se declara? Podría declararse en TSS ambos meses con el salario reducido proporcionalmente a lo que se pagó realmente. Alternativamente, la empresa puede acordar con la TSS la forma de reporte para no afectar al empleado.
Generalmente, en la TSS se seguiría reportando el salario cotizable completo en ambos meses para no interrumpir cotizaciones (ya que la ley indica que durante enfermedad común las cotizaciones continúan como si recibiera salario completo).
Luego la empresa solicita el reembolso del 60 % de esos salarios a SISALRIL. Este es un caso complejo donde se debe coordinar con la ARL/IDOPPRIL y SISALRIL, pero un contador informado sabrá que no se debe dar de baja al empleado, ni suspender la cotización, sino manejarlo como una licencia con pago parcial. Siempre revisar la normativa vigente de subsidios (Resoluciones del CNSS) cuando se presenten estas situaciones.
Estos casos prácticos demuestran la aplicación real de las normas en diferentes circunstancias. Cada empresa puede tener particularidades, pero los principios de cálculo (porcentajes, bases, topes) son los mismos. La clave es aplicar consistentemente las fórmulas y procedimientos ya explicados.
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