La gestión de nóminas en la República Dominicana es un proceso crítico que requiere precisión para cumplir con las normativas laborales, fiscales y de seguridad social establecidas por el Código de Trabajo, la Tesorería de la Seguridad Social (TSS) y la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).
Sin embargo, las PYMEs y contadores frecuentemente enfrentan errores que pueden derivar en sanciones, costos adicionales o conflictos laborales. Estos errores, que abarcan desde cálculos incorrectos hasta incumplimientos en reportes, son especialmente relevantes en un entorno donde la digitalización y la alineación con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son cada vez más exigentes.
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Estos son algunos de los fallos más comunes y recomendaciones para prevenirlos:
No registrar o afiliar empleados a tiempo
Un error grave es retrasar la inscripción de un nuevo empleado en la TSS, ya sea por olvido o esperando a “ver si dura el período de prueba”. Esto constituye una infracción legal (el empleador debe afiliar desde el inicio) y deja al trabajador sin cobertura.
Solución: implementar un procedimiento interno donde ningún empleado reciba su primer pago sin antes estar registrado en TSS; coordinar con RR.HH. para que el proceso de contratación incluya la afiliación inmediata.
Errores en la clasificación de la remuneración
Declarar mal los ingresos en el puede generar cotizaciones incorrectas. Por ejemplo, confundir un pago que debía estar como ingreso exento (ejemplo: regalía pascual) y reportarlo como salario cotizable, causaría cobro indebido de Seguridad Social (SS) y retención de ISR.
Solución: capacitarse en el uso correcto de los campos del SUIR, revisar la base legal de cada concepto (qué se considera salario para SS vs. para ISR) y utilizar las guías de usuario de la TSS. Un tip es apoyarse en el contador de nómina o software especializado que tenga mapeados estos conceptos para la carga automática.
Calcular mal las retenciones de ISR
A veces, por desconocer la actualización de la escala salarial exenta o por no considerar las deducciones de ley, se puede retener de más o de menos ISR a los empleados. Retener de menos implica una contingencia para la empresa (ya que la DGII cobrará esa diferencia con recargos).
Solución: actualizar anualmente la tabla de ISR en el sistema de nómina (la DGII publica la escala indexada cada año, RD$416,220 exentos en 2025), y verificar que el cálculo de salario imponible reste correctamente AFP y SFS. Preferiblemente, utilizar la función del SUIR que calcula el ISR neto a pagar en el IR-3 de forma automática, o hacer pruebas con la calculadora de la DGII.
No reportar ausencias o licencias sin disfrute de sueldo
Si un empleado tuvo días no laborados sin derecho a salario (ejemplo: ausencias injustificadas, licencia sin goce), y la empresa igualmente reporta su salario completo como si nada, estará pagando aportes TSS de más.
Solución: cuando haya ausencias prolongadas en el mes que implican descuentos salariales, reflejar el salario realmente devengado en la nómina TSS. Se puede registrar una novedad de “suspensión” si la ausencia cubre un mes completo, o simplemente reducir el salario reportado proporcional a los días trabajados. Por ejemplo, si un empleado con sueldo RD$30,000 mensuales estuvo 5 días sin goce (aproximadamente 1/6 del mes), reportar salario cotizable ~RD$25,000 en ese mes, conforme lo pagado.
No gestionar subsidios (maternidad, enfermedad común) correctamente
Cuando una empleada sale de licencia por maternidad o un trabajador goza del subsidio por enfermedad común (pagado por la Seguridad Social a través de la SISALRIL/empleador), se suelen cometer errores ya sea pagando de más o de menos. En RD, el empleador paga el salario durante la licencia y luego solicita reembolso del subsidio a la SISALRIL. Si la empresa continúa reportando el salario completo a la TSS, podría duplicarse aportes.
Solución: en caso de licencias cubiertas por el seguro (maternidad: 14 semanas al 100 % salario; enfermedad común: luego del día 4 al 60 % del salario hasta 26 semanas), coordinar con la ARL/SISALRIL para recibir instrucciones. Usualmente, se reporta en TSS la porción a cargo de la empresa y el resto como subsidio.
Es recomendable buscar la guía específica de TSS para el manejo de novedades de subsidio. Un error común es no enviar a tiempo los formularios de solicitud de reembolso a SISALRIL, lo cual puede provocar pérdidas para la empresa; evitarlo calendarizando estos trámites dentro del departamento de nómina.
Olvidar incluir el 0.5 % de INFOTEP en las bonificaciones
Muchas empresas en diciembre pagan bonificación (participación en beneficios o regalía extra). Por ley, deben retener el 0.5 % al empleado e incluir su 0.5 % como empleador para INFOTEP. Un error es no hacerlo, lo que luego INFOTEP puede reclamar.
Solución: cada vez que se paguen bonificaciones extraordinarias, utilizar la plantilla de INFOTEP/bonificación de TSS para hacer el cálculo correcto y pagar ese aporte en el siguiente ciclo.
No dar de baja a empleados salientes a tiempo
Si un empleado renuncia o es despedido y no se notifica a la TSS en el mes correspondiente, la empresa seguirá figurando con ese empleado en nómina y generando cargos. Esto produce pagos de más y también complicaciones (por ejemplo, el empleado podría conseguir otro trabajo y aparecer doble).
Solución: tan pronto un trabajador termine su vínculo, registrar en el SUIR la fecha de salida. La mejor práctica es hacerlo antes de cargar la nómina del mes. Si por alguna razón no se realizó a tiempo, se puede usar la Autodeterminación Retroactiva para ajustar la salida en el mes correcto.
Descuidar los topes y pagos en exceso
Si un empleado tiene un salario muy elevado o trabaja en dos empleos, puede alcanzar los topes de cotización (SFS y AFP). Un error del empleador puede ser no detener la cotización al llegar al tope, causando aportes de más que luego requieren reembolso. La TSS en general aplica automáticamente los topes por empleado (sobre la sumatoria de salarios si el empleado tiene múltiples empleadores, mediante la figura del Agente de Retención Único cuando corresponde).
Solución: verificar en la factura TSS si algún empleado alcanzó el tope y entender que a partir de cierto monto la tasa efectiva disminuye. Si se identifica un pago en exceso, tramitar ante la TSS la devolución de aportes (existe un procedimiento para eso en el portal).
Errores en cálculos de vacaciones y prestaciones
El pago de vacaciones disfrutadas debe incluirse como parte del salario cotizable; algunos cometen el error de no reportarlo correctamente (por ejemplo, pagando vacaciones adelantadas y no registrándolas en TSS). Igualmente, al liquidar un empleado, los montos de preaviso y cesantía se reportan aparte como “ingresos exentos de ISR”.
Solución: seguir las guías del SUIR para reportar vacaciones (si son disfrutadas y pagadas, van en salario cotizable; si son indemnizadas al salir, van como otras remuneraciones exentas) y prestaciones laborales por separado. Esto asegura que no haya ni sobre deducciones ni problemas al trabajador para recibir sus beneficios de ley.
En resumen, la prevención de errores en nómina se basa en la organización y el conocimiento: mantener un calendario de fechas límite (TSS, DGII, INFOTEP), entrenar al personal de nómina, usar listas de verificación para altas/bajas, y apoyarse en la tecnología (sistemas de nómina integrados con TSS, cálculos automáticos, etc.). Cuando se tiene duda, siempre consultar las fuentes oficiales o expertos en la materia antes de cerrar la nómina de un mes, pues es más fácil corregir antes del pago que rectificar después (aunque la TSS permita rectificativas, es un proceso más engorroso).
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