Para contadores y empresas, el tránsito hacia la facturación electrónica exige una preparación adecuada y un cambio de enfoque en los procesos administrativos. A continuación, te contamos los aspectos clave para una transición sin contratiempos y aprovechando al máximo las ventajas de la factura electrónica.
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5 puntos clave para una transición exitosa
Para garantizar una implementación eficiente y sin inconvenientes, te recomendamos considerar los siguientes aspectos:
1. Asegurar la infraestructura tecnológica
Verifica que se cuenta con un sistema de facturación electrónica confiable, ya sea propio o provisto por terceros autorizados, y que este cumple con todos los requerimientos de la DGII. Es importante realizar pruebas piloto, capacitar al personal contable en el uso del sistema y establecer procedimientos de respaldo de la información.
2. Obtener y gestionar el certificado digital
Sin un certificado digital vigente, un emisor no podrá firmar válidamente sus e-CF. Por ello, es esencial tramitar el certificado a nombre del contribuyente (o del responsable autorizado) y mantenerlo actualizado, renovándolo antes de su vencimiento. Asimismo, se deben proteger las claves asociadas y restringir su uso solo a personas autorizadas, dado que la firma digital tiene implicaciones legales equivalentes a la firma manuscrita del representante.
3. Implementar controles internos para la recepción de e-CF
Los departamentos de cuentas por pagar y contabilidad deben adecuar sus procesos para recepcionar las facturas electrónicas de los proveedores. Esto puede implicar el uso de buzones electrónicos, portales web o integraciones de software que permitan descargar e-CF y cargarlos automáticamente al sistema contable.
Cada e-CF recibido debe ser verificado (que provenga de un emisor autorizado y tenga una firma válida) y almacenado junto con sus datos de aprobación de la DGII. Llevar un registro organizado de los comprobantes recibidos facilitará la deducción de gastos y créditos fiscales, y asegurará la trazabilidad en caso de auditoría.
4. Mantener la documentación organizada y accesible
Dado el deber de conservar por 10 años los documentos, es recomendable establecer políticas de archivo electrónico con copias de seguridad en distintos medios o en la nube, y sistemas de búsqueda que permitan localizar rápidamente una factura cuando sea necesaria.
La documentación soporte también debe guardarse. Una buena práctica es realizar auditorías internas periódicas para verificar que todos los e-CF (emitidos y recibidos) están siendo resguardados correctamente y que la información coincide con los libros contables y las declaraciones impositivas.
5. Mantenerse informado y en cumplimiento continuo
La normativa de facturación electrónica puede actualizarse mediante nuevos reglamentos, normas generales de la DGII o cambios en los sistemas. Los contadores deben permanecer atentos a las comunicaciones oficiales, participar en capacitaciones o charlas técnicas que ofrezca la DGII y ajustar las prácticas de la empresa conforme evolucione el marco regulatorio.
Asimismo, se debe verificar de manera continua que se están cumpliendo todos los deberes (por ejemplo, que no se emiten e-CF fuera del sistema oficial, que se atienden oportunamente requerimientos de la DGII, etc.) para evitar incurrir en infracciones.
La figura del emisor electrónico conlleva una serie de responsabilidades ineludibles que, bien gestionadas, no solo evitan sanciones, sino que aportan beneficios operativos. La factura electrónica mejora la eficiencia, reduce costos de papel y almacenamiento físico, y brinda mayor seguridad en las transacciones.
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